6. Cấu trúc luận văn
2.2.2. Công tác quản lý thu BHXH và quy trình quản lý thu BHXH tạ
2.2.1. Phân cấp quản lý thu BHXH tại BHXH thị xã An Khê
BHXH thị xã An Khê tổ chức, hƣớng dẫn thực hiện thu BHXH, cấp sổ BHXH đối với ngƣời SDLĐ và NLĐ theo phân cấp quản lý của BHXH tỉnh Gia Lai, cụ thể:
- Thu tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN của những đơn vị đóng trụ sở trên địa bàn theo phân cấp của BHXH tỉnh;
- Giải quyết các trƣờng hợp truy thu, hồn trả tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN; tạm dừng đóng vào quỹ hƣu trí và tử tuất đối với đơn vị, ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN do BHXH thị xã trực tiếp thu;
- Thu tiền hỗ trợ mức đóng BHYT, hỗ trợ mức đóng BHXH tự nguyện của ngân sách Nhà nƣớc theo phân cấp quản lý ngân sách Nhà nƣớc;
- Thu tiền đóng BHXH tự nguyện; thu tiền đóng BHYT của ngƣời tham gia BHYT cƣ trú trên địa bàn thị xã;
- Thu tiền đóng BHYT của đối tƣợng do ngân sách Nhà nƣớc đóng; ghi thu tiền đóng BHYT của đối tƣợng do quỹ BHXH, quỹ BHTN đảm bảo, ngân sách trung ƣơng hỗ trợ học sinh, sinh viên đang theo học tại cơ sở giáo dục do Bộ, cơ quan Trung ƣơng quản lý theo phân cấp của BHXH tỉnh.
2.2.2. Cơng tác quản lý thu BHXH và quy trình quản lý thu BHXH tại BHXH thị xã An Khê BHXH thị xã An Khê
2.2.2.1. Quản lý đối tượng tham gia BHXH trên địa bàn
BHXH thị xã An Khê rất chú trọng đến công tác quản lý và phát triển đối tƣợng tham gia BHXH. Việc quản lý đối tƣợng tham gia BHXH đƣợc thực hiện trên cơ sở rà soát, nắm chắc số lƣợng, quy mơ và tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng kế hoạch, xác định mục tiêu, đối tƣợng tham gia BHXH, phối hợp chặt chẽ với các ngành và tổ chức
53
cơng đồn tun truyền sâu rộng chính sách BHXH, triển khai Luật BHXH và các văn bản chỉ đạo của BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh Gia Lai. Trên cơ sở đó BHXH thị xã tiến hành lập danh sách các đơn vị SDLĐ thuộc diện tham gia BHXH trên địa bàn; thông báo, hƣớng dẫn các đơn vị kịp thời đăng ký tham gia, đóng đủ BHXH cho NLĐ theo quy định của pháp luật.
2.2.2.2. Quản lý đơn vị nợ tiền đóng BHXH
Đơn vị tham gia BHXH nợ đến 02 tháng tiền đóng đối với đơn vị đóng hằng tháng, 4 tháng đối với đơn vị đóng 03 tháng một lần, 07 tháng đối với đơn vị đóng 6 tháng một lần thì cán bộ chuyên quản thu liên hệ và trực tiếp đơn vị để đôn đốc, đối chiếu thu nộp và lập biên bản làm việc. Sau đó tiếp tục gửi văn bản đôn đốc đơn vị, 15 ngày gửi văn bản đôn đốc một lần; Sau 2 lần gửi văn bản mà đơn vị không nộp tiền, chuyển hồ sơ đơn vị đến bộ phận khai thác và thu nợ tiếp tục xử lý, đồng thời, gửi cho Phòng Khai thác và thu nợ, Phòng Thanh tra – Kiểm tra của BHXH tỉnh; BHXH thị xã phối hợp với BHXH tỉnh và các đơn vị có liên quan thực hiện cho đến khi thu nợ xong.
Từ năm 2017 đến nay, BHXH thị xã đã phối hợp với các cơ quan có liên quan và UBND các xã, phƣờng thực hiện rà soát và khoanh nợ 09 đơn vị khơng cịn tồn tại với số tiền nợ trên 150 triệu đồng.
Trƣờng hợp các đơn vị có dấu hiệu phạm tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN cho NLĐ, phối hợp chuyển hồ sơ sang các cơ quan có thẩm quyền đề nghị điều tra, xử lý theo quy định của pháp luật hình sự.
2.2.2.3. Quản lý mức đóng BHXH
BHXH thị xã An Khê căn cứ hồ sơ của đơn vị và ngƣời tham gia để xác định đối tƣợng, tiền lƣơng, mức đóng, số tiền phải đóng BHXH đối với ngƣời tham gia và đơn vị theo phƣơng thức đóng của đơn vị, ngƣời tham gia.
NLĐ tăng mới hoặc ngừng việc, nghỉ việc trong tháng, có ít nhất 01 ngày làm việc và hƣởng tiền lƣơng trong tháng, thì tính đóng BHXH đối với
54 đơn vị và ngƣời lao động nhƣ sau:
- Trƣờng hợp số ngày không làm việc và không hƣởng tiền lƣơng, từ 14 ngày trở lên trong tháng thì khơng tính đóng tháng đó.
+ NLĐ tăng mới thì tính đóng BHXH từ ngày đầu của tháng tiếp theo tháng chuyển đến làm việc hoặc tháng có hiệu lực của HĐLĐ, quyết định tuyển dụng.
+ NLĐ ngừng việc, nghỉ việc thì tính đóng BHXH đến ngày cuối cùng của tháng trƣớc liền kề tháng ngừng việc, nghỉ việc.
Trong cả hai trường hợp trên, nếu đơn vị SDLĐ và NLĐ đề nghị đóng BHXH cho cả tháng mà NLĐ có ít nhất 01 ngày làm việc và hưởng tiền lương, tiền cơng thì thực hiện theo đề nghị của đơn vị.
- Trƣờng hợp số ngày không làm việc và không hƣởng tiền lƣơng, dƣới 14 ngày trong tháng thì tính đóng BHXH đối với đơn vị và NLĐ cả tháng đó.
+ NLĐ tăng mới thì tính đóng BHXH từ ngày đầu của tháng chuyển đến làm việc hoặc tháng có hiệu lực của HĐLĐ, quyết định tuyển dụng.
+ NLĐ ngừng việc, nghỉ việc thì tính đóng BHXH đến ngày cuối cùng của tháng ngừng việc, nghỉ việc.
- NLĐ làm việc theo HĐLĐ trong Công ty Nhà nƣớc chuyển thành Công ty cổ phần, Công ty TNHH Nhà nƣớc một thành viên, Công ty TNHH Nhà nƣớc từ hai thành viên trở lên đóng BHXH theo quy định tại Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc. Trong đó, thời hạn đăng ký thang lƣơng, bảng lƣơng do Nhà nƣớc quy định với cơ quan quản lý Nhà nƣớc về lao động phải theo đúng quy định tại thông tƣ số 17/2015/TT-BLĐTBXH ngày 22/04/2015 của Bộ Lao động - Thƣơng binh và xã hội.
2.2.2.4. Kiểm tra đối chiếu đối tượng thu và mức thu
55
liệu đóng BHXH bắt buộc trƣớc ngày 15 của tháng. Trƣờng hợp có chênh lệch số liệu, hai bên cùng xác định số liệu đúng và lập biên bản, nêu rõ nguyên nhân.
Do số lao động tham gia BHXH ngày càng lớn, nhân lực của cơ quan BHXH có hạn nên việc đi kiểm tra số lao động tham gia đóng BHXH tại đơn vị chƣa nhiều nên chƣa thể xác định đƣợc đầy đủ toàn bộ số lao động tham gia BHXH theo đúng quy trình đặt ra.
2.2.2.5. Quản lý nguồn thu BHXH
Nguồn thu đƣợc hình thành từ sự đóng góp của NLĐ, ngƣời SDLĐ và sự hỗ trợ của Nhà nƣớc. Theo quy định mỗi cơ quan BHXH đều đƣợc phép mở tài khoản chuyên thu tại một số Ngân hàng thƣơng mại và tại Kho bạc Nhà nƣớc để chuyên thu BHXH của các đơn vị trên địa bàn. Việc quản lý nguồn thu BHXH trên địa bàn thị xã An Khê trong những năm qua đảm bảo theo đúng các quy định.
- Thƣờng xuyên phối hợp với Kho bạc Nhà nƣớc và các Ngân hàng trên địa bàn để cập nhật số tiền thu nộp BHXH của các đơn vị SDLĐ đã thực hiện nộp. Hàng ngày cán bộ BHXH đến Ngân hàng và Kho bạc nhận chứng từ về cập nhật số liệu vào phần mềm quản lý thu BHXH.
- Theo các quy định thỏa thuận liên ngành của BHXH với các Ngân hàng và Kho bạc Nhà nƣớc trong việc quản lý và sử dụng tài khoản tiền gửi của hệ thống BHXH Việt Nam thì cơ quan BHXH cấp huyện, BHXH cấp tỉnh ủy quyền cho các Ngân hàng và Kho bạc Nhà nƣớc cung cấp dịch vụ thực hiện chuyển tiền từ tài khoản “tiền gửi chuyên thu” của BHXH cùng cấp về tài khoản “tiền gửi chuyên thu” của BHXH cấp trên mà không cần chứng từ chuyển tiền của chủ tài khoản. Hằng tháng, cơ quan BHXH thực hiện đối chiếu số dƣ tiền gửi với Ngân hàng và Kho bạc.
56
ứng dụng phần mềm quản lý thu BHXH của ngành BHXH quy định. Việc ứng dụng phần mềm tin học vào quản lý thu BHXH cho phép cơ quan BHXH quản lý chặt chẽ số thu của từng đơn vị, chính xác số tiền phải đóng, đã đóng và số nợ, số tiền lãi do nộp chậm, nộp thiếu... Với chƣơng trình phần mềm này, cơ quan BHXH từ BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh đến BHXH cấp huyện thực hiện quản lý bằng cơ sở dữ liệu tập trung đối tƣợng tham gia từ q trình cơng tác, chức danh ngành nghề, lịch sử tiền lƣơng, thân nhân đối tƣợng... cho phép liên thông với dữ liệu để xét duyệt thanh toán các chế độ BHXH khi phát sinh, phục vụ đắc lực cho cải cách hành chính theo mơ hình “một cửa”.
2.2.2.6. Quản lý tiền thu BHXH
- Theo quy định, tiền thu BHXH không đựợc sử dụng để chi cho bất cứ việc gì; Khơng đựợc áp dụng hình thức gán thu bù chi tiền BHXH đối với các đơn vị.
- Chậm nhất vào ngày cuối tháng, cơ quan, đơn vị quản lý đối tƣợng phải nộp đủ số tiền đã đƣợc xác định vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia BHXH. Nếu chậm nộp từ 30 ngày trở lên so với kỳ hạn phải nộp thì ngồi việc bị xử lý theo quy định của pháp luật xử phạt vi phạm hành chính về BHXH, cơ quan, đơn vị, cịn phải nộp tiền lãi theo mức lãi suất tiền vay quá hạn do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam quy định tại thời điểm truy nộp. BHXH thị xã có quyền yêu cầu Kho bạc, ngân hàng trích từ tài khoản của cơ quan, đơn vị chuyển vào tài khoản của cơ quan BHXH khoản tiền phải nộp BHXH (kể cả lãi do chậm nộp) mà khơng cần có sự chấp nhận thanh toán của cơ quan, đơn vị.
- BHXH thị xã An Khê chuyển tiền thu BHXH về tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh Gia Lai hàng ngày vào cuối ngày khi có số dƣ phát sinh tại tài khoản chuyên thu BHXH.
57
2.2.2.7. Lập kế hoạch thu BHXH
BHXH thị xã An Khê căn cứ vào danh sách lao động, quỹ lƣơng trích nộp BHXH của các đơn vị và đối tƣợng tham gia BHXH do BHXH thị xã quản lý, thực hiện kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và lập 02 bản kế hoạch thu BHXH năm sau (theo mẫu số K01-TS) 01 bản lƣu tại BHXH thị xã, 01 bản gửi BHXH tỉnh trƣớc ngày 05/10 (sớm hơn quy định chung của toàn ngành).
Kế hoạch thu BHXH đƣợc lập chi tiết theo từng đối tƣợng tham gia, từng địa bàn, cho từng bộ phận quản lý của BHXH thị xã.
2.2.2.8. Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện thu, nộp BHXH
Nhận thức đƣợc vai trị của cơng tác kiểm tra là cơng cụ giúp cho ngƣời lãnh đạo phát hiện những nhân tố tích cực, phịng ngừa xử lý những vi phạm nhằm điều chỉnh trong quản lý và hồn thiện cơ chế quản lý của mình để đạt hiệu quả cao. Vì vậy, BHXH thị xã An Khê đã quan tâm, chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra đảm bảo vừa hồng, vừa chuyên. Những năm qua, công tác kiểm tra của BHXH thị xã An Khê là công cụ đắc lực trong việc quản lý BHXH nói chung, quản lý thu BHXH nói riêng. Hằng năm, căn cứ vào kế hoạch kiểm tra đã phê duyệt của BHXH tỉnh Gia Lai, BHXH thị xã An Khê đã chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra từng đơn vị SDLĐ và phối hợp với Phòng lao động Thƣơng binh & Xã hội, Liên đoàn Lao động thị xã kiểm tra các đơn vị SDLĐ. Trọng tâm kiểm tra tập trung vào công tác thu nộp BHXH, BHYT, công tác cấp sổ BHXH và công tác chi trả các chế độ ngắn hạn, từ đó đề nghị các đơn vị SDLĐ thực hiện đúng các chế độ BHXH theo quy định. Từ năm 2017 đến năm 2019 đã thực hiện 30 cuộc kiểm tra, bao gồm kiểm tra của cơ quan BHXH và kiểm tra liên ngành. Thông qua công tác kiểm tra đã phát hiện và chấn chỉnh nhiều trƣờng hợp thực hiện chƣa đúng quy định của Luật BHXH, chủ yếu là việc kê khai không đầy đủ số lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, kê khai mức lƣơng thấp hơn so vơi mức
58
lƣơng thực tế, nợ đọng tiền BHXH, BHYT... chỉ tính riêng năm 2019 từ thực tế kiểm tra 09 đơn vị, BHXH thị xã đã đề nghị 03 đơn vị SDLĐ đăng ký bổ sung lao động tham gia BHXH, đề nghị 06 đơn vị SDLĐ nộp số tiền BHXH cịn thiếu tính đến thời điểm kiểm tra. Số tiền các đơn vị đƣợc kiểm tra đang nợ đọng BHXH nộp cho cơ quan BHXH là trên 300 triệu đồng.
Ngồi cơng tác kiểm tra và phối hợp kiểm tra, công tác tiếp công dân và trả lời đơn thƣ đƣợc BHXH thị xã đặc biệt chú trọng. BHXH thị xã đã bố trí phịng và cán bộ thƣờng trực tiếp cơng dân. Các nội dung kiến nghị của công dân và trả lời đơn thƣ đều đƣợc BHXH thị xã thụ lý giải quyết kịp thời, góp phần tạo niềm tin cho đối tƣợng tham gia BHXH.
Tuy nhiên, do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của BHXH thị xã về cơng tác kiểm tra cịn hạn chế, mới chỉ dừng lại ở kiểm tra, kiểm soát và kiến nghị với các cơ quan có thầm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật. Các kiến nghị sau khi kiểm tra của BHXH thị xã chƣa đƣợc các đơn vị thực hiện một cách nghiêm túc. Việc theo dõi, đôn đốc, báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị đƣợc kiểm tra chƣa chặt chẽ. Do đó, hiệu quả của cơng tác kiểm tra mang lại còn chƣa cao.
❖ Chế độ thông tin báo cáo:
BHXH thị xã: Lập báo cáo chi tiết đơn vị nợ (Mẫu B03-TS); báo cáo tình hình nợ các đơn vị (Mẫu B03a-TS) và báo cáo tháng (Mẫu B06-TS); báo cáo quý, năm (Mẫu B02a - TS) gửi về BHXH tỉnh, đối với báo cáo tháng trƣớc ngày 03 hằng tháng; báo cáo quý trƣớc ngày 10 tháng đầu quý sau; báo cáo năm trƣớc ngày 10/01 năm sau.
- Việc cập nhật các biến động của đối tƣợng tham gia BHXH cơ bản chặt chẽ, thống kê, theo dõi đƣợc các chỉ tiêu về lao động, tiền lƣơng, tiền BHXH nhƣng vẫn chƣa phản ánh hết các chỉ tiêu cần thống kê, mặt khác các mẫu biểu cũng đã gộp khá nhiều các tiêu thức nên khó khăn trong việc lập
59
mẫu đối chiếu với đơn vị SDLĐ, dễ sai sót trong phản ánh các chỉ tiêu, q trình tính tốn để đi đến số liệu rất phức tạp, khó cho việc kiểm tra để ký duyệt, công tác kiểm tra, thanh tra sau này gặp khó khăn.
- Cơng tác lƣu trữ, thống kê, khai thác số liệu để xác nhận, đối chiếu của cơ quan BHXH về lao động, tiền lƣơng, thu nộp BHXH, q trình đóng BHXH của NLĐ gặp nhiều khó khăn do hệ thống biểu mẫu báo cáo thu ngày càng nhiều và việc lƣu trữ, thống kê khai thác trên phần mềm chƣa đầy đủ, vẫn phải làm bằng thủ công đã ảnh hƣởng đến công tác giải quyết chế độ cho NLĐ.
- Việc lập và gửi báo cáo thu BHXH gặp khó khăn. Bởi vì, để lập đƣợc một mẫu biểu báo cáo, cơ quan BHXH phải thƣờng xuyên phối hợp với các đơn vị SDLĐ để đối chiếu, thống nhất số liệu nhƣng thực tế quá trình quản lý ở BHXH thị xã đơn vị SDLĐ ít phối hợp để thực hiện đối chiếu kịp thời số lao động, quỹ lƣơng vào thời điểm cuối quý, cuối năm để lập báo cáo. Từ thực trạng này buộc BHXH thị xã vận dụng bằng cách những đơn vị chƣa đối chiếu kịp thời, chƣa báo tăng, báo giảm về lao động tham gia, nâng lƣơng, nâng mức đóng kịp thời về cơ quan BHXH thì xem nhƣ trong quý đơn vị đó khơng có biến động tăng, giảm về đối tƣợng tham gia BHXH, về mức lƣơng…chỉ cập nhật số tiền BHXH đơn vị đã nộp để lập mẫu báo cáo. Những quý sau yêu cầu đơn vị phản ánh những biến động của quý trƣớc chƣa báo tăng, giảm kịp thời để cơ quan BHXH thực hiện hiệu chỉnh vào các biểu mẫu