7. Kết cấu của đề tài
2.2.4. Thủ tục kiểm soát cho vay khách hàng doanh nghiệp
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Hầu nhƣ tất cả ngân hàng hiện nay và BIDV cũng không phải là ngoại lệ, đều thiết kế bảng mô tả công việc mà theo đó mỗi một nhân viên đều gắn với một vị trí công việc và phần hành cụ thể, chỉ thực hiện một giai đoạn nào đó trong một quy trình nghiệp vụ nhằm mục đích kiểm soát chéo lẫn nhau.
BIDV Quy Nhơn thực luôn thực hiện đúng nguyên tắc trong quy trình cấp tín dụng đó là các cán bộ/lãnh đạo phòng/thành viên BGĐ ở vị trí đề xuất cấp tín dụng thì không kiêm nhiệm vị trí cán bộ/lãnh đạo phòng/thành viên BGĐ làm công tác phê duyệt cấp tín dụng và/hoặc giải ngân, phải luôn bảo đảm tuân thủ đúng nguyên tắc độc lập trong các khâu đề xuất, phê duyệt và giải ngân. Theo cách sắp xếp này thì CBTD là ngƣời đề xuất tín dụng lên lãnh đạo phòng và phó giám đốc quản lý khách hàng doanh nghiệp, nhƣng bộ phận phê duyệt giải ngân thuộc phòng quản trị tín dụng và một thành viên BGĐ khác thực hiện phê duyệt giải ngân nghĩa là một cá nhân chỉ tham gia một khâu trong quá trình cấp tính dụng, đồng nghĩa với việc không một cá nhân nào có thể toàn quyền quyết định một khoản cấp tín dụng trong quy trình giải ngân. Đối với tài sản và hồ sơ tín dụng, CBTD là ngƣời tiếp nhận hồ sơ, lập hợp đồng tín dụng, nhận hồ sơ tài sản gốc từ doanh nghiệp, lập hợp đồng thế chấp. Nhƣng bộ phận kiểm tra các điều kiện cấp tín dụng và lƣu trữ hồ sơ tín dụng, hồ sơ TSBĐ là phòng QTTD, bộ phận quản lý kho là ngƣời nhận bản gốc tài sản và lƣu kho cuối cùng.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Dựa trên khối lƣợng công việc, năng lực và kinh nghiệm của CBTD, BGĐ cũng nhƣ lãnh đạo cấp phòng thực hiện phân công các cán bộ tín dụng
59
quản lý doanh nghiệp tƣơng ứng với khả năng, chuyên môn nghiệp vụ tƣơng ứng. Ngoài ra, tại BIDV Quy Nhơn việc phân công không phải dàn trải theo kiểu mỗi CBTD quản lý giàn trải các lĩnh vực kinh tế mà tập trung chuyên môn vào lĩnh vực mà cán bộ đó có sở trƣờng ví dụ nhƣ: xây lắp, dịch vụ - du lịch, dự án đầu tƣ, năng lƣợng, xuất nhập khẩu … điều này giúp cho CBTD quản lý các doanh nghiệp theo nhóm lĩnh vực sẽ dễ dàng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, nắm rõ đặc điểm của loại hình doanh nghiệp mình quản lý từ đó hạn chế sai sót phát sinh trong quá trình quản lý. Khi mỗi CBTD đã nắm vững lĩnh vực mình quản lý sẽ có sự luân chuyển khối doanh nghiệp quản lý để mỗi cán bộ đều có kiến thức và am hiểu nhất định về các loại hình doanh nghiệp đang có quan hệ tín dụng tại chi nhánh.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Giám đốc chi nhánh ủy quyền cho các lãnh đạo cấp phòng quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong giới hạn công việc đƣợc phân công. Đối với bộ phận quản lý khách hàng doanh nghiệp, mức thẩm quyền tự quyết tối đa là 10 tỷ đồng, vƣợt qua mức này thì chuyển hồ sơ cho phòng Quản lý rủi ro thực hiện thẩm định và trình Giám đốc chi nhánh quyết định phê duyệt tín dụng. Tất các cả các hồ sơ dù không qua thẩm định rủi ro hoặc có qua thẩm định rủi ro hoặc vƣợt mức phán quyết của chi nhánh phải trình hội sở phê duyệt thì khi giải ngân đều phải qua phòng Quản trị tín dụng là phòng đƣợc BGĐ chi nhánh giao nhiệm vụ kiểm tra rà soát toàn bộ hồ sơ, điều kiện giải ngân đáp ứng các quy định và ủy nhiệm của hội sở thì mới đƣợc giải ngân.
Kiểm soát vật chất
Có 03 loại vật chất quan trọng cần đƣợc kiểm soát chặt chẽ liên quan đến hoạt động cho vay khách hàng doanh nghiệp nói riêng và hoạt động cho vay nói chung đó là hồ sơ tín dụng, TSBĐ và chứng từ giải ngân. Quá trình kiểm soát cụ thể nhƣ sau:
60
Trong đó hồ sơ tín dụng bao gồm tất cả hồ sơ mà CBTD có đƣợc trong quá trình thu thập, tổng hợp, xử lý, đề xuất, phê duyệt và giải ngân, các hồ sơ này là căn cứ ràng buộc pháp lý với doanh nghiệp đi vay, là căn cứ để đòi nợ, khởi kiện nếu có tranh chấp phát sinh. Sau khi thực hiện giải ngân các hồ sơ tín dụng đƣợc quản lý, lƣu trữ tại phòng Quản trị tín dụng. Định kỳ hằng năm đều có các đoàn kiểm tra nội bộ chi nhánh cũng nhƣ các thanh tra kiểm tra của BIDV (định kỳ 2-5 năm) sẽ thực hiện kiểm tra tính đúng đủ của hồ sơ lƣu trữ cũng nhƣ tính tuân thủ quy định của NHNN và quy định của BIDV.
Hồ sơ bản gốc của TSBĐ sau khi nhận từ doanh nghiệp sẽ đƣợc làm thủ tục nhập kho và lƣu tại kho quỹ (cà vẹt xe, sổ đỏ, hóa đơn gốc …), bộ phận kho quỹ đồng thời kiểm soát tài sản thế chấp có trong kho thông qua chƣơng trình Quản lý tài sản, chƣơng trình này kiểm soát chƣơng trình quản lý tài sản do phòng Quản trị tín dụng theo dõi, mỗi biến động giá trị tài sản đều đƣợc báo xuống bộ phận kho quỹ để yêu cầu bổ sung hồ sơ chứng từ phù hợp với biến động đó. Việc kiểm soát chéo thông qua các chƣơng trình quản lý đƣợc đồng bộ hóa với nhau giúp tránh đƣợc thiếu sót trong quá trình lƣu kho TSBĐ, định kỳ tối thiểu 6 tháng/lần các hồ sơ TSBĐ gốc đang lƣu kho sẽ đƣợc mổ bì kiểm tra bản gốc lƣu bên trong và việc kiểm tra này do các thành viên của các phòng tín dụng, phòng giao dịch và bộ phận kho quỹ thực hiện theo nguyên tắc hồ sơ của CBTD này sẽ do CBTD khác kiểm tra.
Chứng từ giải ngân là một phần của hồ sơ tín dụng, và cũng là chứng từ kế toán đƣợc giao dịch viên hạch toán giải ngân, là một phần quan trọng chứng minh mục đích sử dụng vốn vay của doanh nghiệp.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
Các thông tin quan trọng đƣợc trình bày trong hồ sơ đề xuất tín dụng của CBTD sẽ đƣợc kiểm tra lại tính chính xác và độ tin cậy bởi cán bộ quản trị tín dụng từ đó làm cơ sở cho việc phê duyệt giải ngân.
61
Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
Mỗi tháng, quý, phòng tín dụng tại BIDV Quy Nhơn đều lập báo cáo tình hình hoạt động với những số liệu thực tế để so sánh với số liệu kế hoạch. Qua đó, đánh giá hoạt động tín dụng có hữu hiệu và hiệu quả không. Từ đó tìm ra những nguyên nhân bất thƣờng để kịp thời khắc phục hay thay đổi chiến lƣợc, kế hoạch cho phù hợp.