2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Tùy theo đặc điểm tình hình và khả năng thực tế của từng loại hình kinh doanh mà nhà quản lý lựa chọn ra hình thức tổ chức quản lý phù hợp. Đối với Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn đã lựa chọn mô hình quản lý trực tuyến – chức năng, một mô hình mà các Công ty cổ phần ở Việt Nam đƣợc sử dụng rất phổ biến. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đƣợc chia làm ba cấp quản lý và đƣợc thể hiện cụ thể thông qua hình 2.3 sau:
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính của Công ty)
Hình 2.3. Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.2.Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý
- Đại hội đồng cổ đông: Đứng đầu Công ty là đại hội đồng cổ đông, tất cả các
cổ đông có quyền kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của Công ty.
- Hội đồng quản trị: Bao gồm chủ tịch, phó chủ tịch và các thành viên. Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu ra chịu trách nhiệm cao nhất việc thực thi nghị quyết của đại hội đồng cổ đông, cũng nhƣ mọi sự thành bại trong sản xuất kinh doanh của Công ty mà đứng đầu là chủ tịch Hội đồng quản trị. Chủ tịch hội đồng quản trị do hội đồng quản trị bầu ra, là ngƣời đại diện pháp luật cho Công ty, điều hành và chịu mọi trách nhiệm trƣớc pháp luật của Nhà nƣớc.
- Ban kiểm soát: Bao gồm kiểm soát viên trƣởng và các thành viên. Kiểm soát
viên trưởng do ban kiểm soát bầu ra. Ban kiểm soát có quyền kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ tài chính của Công ty, kiểm tra xem Công ty có
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quảntrị Ban kiểm soát
Giám đốc P. Giám đốc Phân xƣởng sản xuất chế biến Phân xƣởng sản xuất phụ trợ Phòng kỹ thuật KCS Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán
thực thi đúng kế hoạch, phƣơng án kinh doanh mà hội đồng quản trị đã đề ra.
- Giám đốc Công ty: Là ngƣời đƣợc hội đồng quản trị ủy nhiệm quản lý và điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật với những việc làm của mình khi hội đồng quản trị giao quyền quyết định.
- Phó giám đốc điều hành: Là ngƣời chịu trách nhiệm sau giám đốc trong sự
điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có trách nhiệm mọi hoạt động của công ty khi giám đốc đi vắng.
- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thanh toán đúng theo quy định, kiểm soát,
kiểm tra mọi giá thành của nguyên liệu, vật tƣ… sản phẩm bán, tổng hợp và cân đối kế toán thật chính xác. Có nhiệm vụ là đề ra những phƣơng án sử dụng, huy động nguồn vốn sao cho hiệu quả nhất nhằm tối ƣu hoá lợi nhuận cho Công ty.
- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi những thông tin
về các sản phẩm sản xuất từ ban giám đốc cũng nhƣ từ khách hàng nhƣ: giá cả, mẫu mã, kiểu dáng, giao nhận, các thủ tục xuất nhập khẩu,… bên cạnh đó còn phải thiết kế và xúc tiến, tiếp nhận với khách hàng, tổ chức các hoạt động marketing trên email, hội chợ triển lãm.
- Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện chuyên môn quản lý nhân sự, tổ chức
các đợt tuyển dụng lao động, đào tạo nghề cho công nhân. Ngoài ra còn tiếp nhận, lƣu chuyển và lƣu trữ mọi công văn, hồ sơ tài liệu liên quan của Công ty.
- Phòng kỹ thuật KCS: Nhiệm vụ chính của phòng kỹ thuật KCS là quản lý chất lƣợng sản phẩm, kiểm tra kiểm soát các tiêu chuẩn và công đoạn trong quy trình kể cả vệ sinh công nghiệp và hệ thống kho lạnh của toàn Công ty, lập các quy trình sản xuất theo tiêu chuẩn HCCCP và cải tiến kỹ thuật công nghệ để đạt hiệu quả tốt hơn.
- Phân xƣởng sản xuất: Có phân xưởng sản xuất chế biến hàng đông và hàng
2.1.4.3.Tổ chức kế toán tại Công ty
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn tổ chức bộ máy kế toán theo phƣơng thức trực tuyến chức năng. Công việc kế toán đƣợc tập trung và giải quyết tại phòng tài vụ. Các kế toán viên chịu trách nhiệm dƣới sự lãnh đạo, quản lý và giám sát trực tiếp của kế toán trƣởng. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đƣợc thể hiện thông qua Hình 2.4 nhƣ sau:
Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính của Công ty)
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của kế toán
-Kế toán trƣởng: Có nhiệm vụ tổ chức và điều hành công tác kế toán tại Công
ty. Trực tiếp phân công, chỉ đạo công việc cho tất cả nhân viên kế toán. Kiểm tra, giám sát hoạt động bộ máy kế toán tại Công ty. Tham mƣu cho giám đốc trong công việc kinh doanh, đề xuất các biện pháp ngăn ngừa lãng phí. Giám sát mọi đoạt động tài chính của Công ty.
-Kế toán phó - kế toán tổng hợp: Là ngƣời chịu trách nhiệm thay thế kế toán
trƣởng khi kế toán trƣởng đi vắng. Nhiệm vụ của kế toán phó là hạch toán và tính Kế toán trƣởng Kế toán phó Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, TSCĐ Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt, ngân hàng Thủ quỹ Kế toán NVL
giá thành sản phẩm, tổng hợp và đối chiếu toàn bộ số phát sinh ở các sổchi tiết của kế toán viên, lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán trình lên kế toán trƣởng phê duyệt.
- Kế toán nguyên vật liệu: Tập hợp các chứng từ gốc về nguyên vật liệu lên sổ
chi tiết, theo dõi số lƣợng, đơn giá nhập kho và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu trong kỳ.
- Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, TSCĐ: Có trách nhiệm trích bảo hiểm và
kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo quy định, tính và trích khấu hao TSCĐ, lập chứng từ gốc về sửa chữa và thanh lý TSCĐ.
- Kế toán bán hàng: Có chức năng theo dõi và tập hợp các hóa đơn bán hàng;
liên kết với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán kho; theo dõi các khoản phải thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng; liên kết với kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình thu- chi và tiền
gửi ngân hàng phản ánh số dƣ kịp thời lên tài khoản nhằm giúp cho nhà quản lý có biện pháp kịp thời trong vấn đề thu - chi.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu- chi tiền theo chứng từ hợp lệ, hằng ngày lập báo
cáo quỹ tiền mặt, tình hình thu - chi trong ngày.
b. Mô hình và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Mô hình tổ chức kế toán của Công ty Cổ phần Đông lạnh Quy Nhơn là mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán đều đƣợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán và để phù hợp với trình độ của các nhân viên kế toán và số lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Misađể hạch toán.
Vì Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, nên công việc kế toán đều chạy trên chƣơng trình. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hợp lệ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
cuối năm tài chính (31/12) thì lập Báo cáo tài chính và gửi tới các cơ quan quản lí nhà nƣớc. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Hình thức kế toán hiện nay mà Công ty đang áp dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ".Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty đƣợc thể hiện thông qua Hình 2.5 sau đây:
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, quý Quan hệ đối chiếu
Hình 2.5: Trình tự ghi sổ tại Công ty