7. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
1.3.1. Các điều kiện cần thiết để một tổ chức ứng dụng thẻ điểm cân
Để ứng dụng thẻ điểm cân bằng trong tổ chức, cần đáp ứng các tiêu chí sau:
Chiến lược : BSC là phương pháp luận được thiết kế để hỗ trợ trong việc diễn giải chiến lược thành những mục tiêu và thước đo. Vì vậy, điều kiện quan trọng nhất để triển khai BSC đó là tổ chức phải có sở hữu một chiến lược rõ ràng. Nếu không có chiến lược thì không thể triển khai BSC.
Sự hỗ trợ : Sự hỗ trợ từ ban giám đốc đối với nỗ lực xây dựng BSC cho tổ chức. Nếu lãnh đạo không thống nhất với các mục tiêu và mục đích của Thẻ điểm cân bằng cũng như không tin vào những giá trị của công cụ này thì các nỗ lực sẽ bị ảnh hưởng. Sự hỗ trợ từ ban điều hành phải đến từ cả lời nói và hành động.
Nhu cầu về BSC: Tổ chức có nhu cầu rõ ràng về việc thay đổi hệ thống đo lường hiệu suất hay không? Đồng thời, tổ chức đó có động lực để tập trung toàn bộ cho việc triển khai BSC hay không?
Sự ủng hộ của các nhà quản lý và giám sát viên chủ chốt: Sự ủng hộ của ban lãnh đạo là rất quan trọng trong việc tổ chức và triển khai BSC. Tuy nhiên, trong khi các nhà điều hành có thể sử dụng thông tin BSC để đưa ra những quyết định chiến lược thì lại phụ thuộc nhiều vào các nhà quản lý và giám sát viên tuyến đầu. Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị để xây dựng BSC, việc nhận được sự ủng hộ và tham gia là thực sự cần thiết.
Phạm vi tổ chức: Đơn vị được chọn phải thực hiện được hoạt động theo chuỗi giá trị điển hình của tổ chức, nói cách khác là phải có chiến lược, khách hàng được xác định, các quy trình cụ thể, điều hành và quản lý đơn vị.
Dữ liệu: Bao gồm hai yếu tố. Thứ nhất, đơn vị này phải có hỗ trợ việc đo lường, tức là có tuân thủ sự quản lý bởi một tập hợp các thước đo hiệu
24
suất. Thứ hai, đơn vị dó có thể cung cấp dữ liệu cho các thước đo hiệu suất.
Nguồn lực: Bảng điểm cân bằng tốt nhất được tạo ra từ một nhóm gồm những cá nhân đồng lòng hướng tới mục tiêu chung về sự thành công. Tổ chức cần đảm bảo sẵn sàng và cung cấp nguồn lực phong phú cho việc triển khai xây dựng BSC.
1.3.2. Quy trình xây dựng thẻ điểm cân bằng
1.3.2.1 Nhận thức tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi
BSC là công cụ hữu hiệu để giải mã sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và chiến lược của doanh nghiệp thành các mục tiêu và các chỉ số đo lường cụ thể trong từng khía cạnh. Chính vì vậy, sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược cần phải được xem xét thật sự là mẫu mực, là kim chỉ nam cho hành động. Có như thế thì BSC mới chuyển tải rõ nét và chính xác được các tưởng tượng tương lai của doanh nghiệp. Điều này được thể hiện qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.4 : Thẻ điểm cân bằng diễn giải Sứ mệnh, các Giá trị, Tầm nhìn và Chiến lược
( Nguồn: Paul R. Niven (2009), Thẻ điểm cân bằng, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh)
Tầm nhìn của một tổ chức cho ta thấy bức tranh toàn cảnh những gì mà tổ chức đó mong muốn đạt được trong tương lai. Tuyên bố về tầm nhìn không nên trừu tượng, nó phải thể hiện càng cụ thể càng tốt tình trạng mong muốn và tạo dựng cơ sở cho việc hình thành các chiến lược và mục tiêu. Bên cạnh tầm nhìn luôn có sự xuất hiện của sứ mệnh (mục đích) và các giá trị cốt lõi.
THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG
Sứ mệnh Tại sao chúng ta tồn tại
Dẫn dắt các nguyên lý Các giá trị
Tầm nhìn Bức tranh bằng lời ở tương lai
25
Sứ mệnh là một khái niệm dùng để xác định các mục đích cốt lõi, những lý do mà doanh nghiệp đó ra đời và căn cứ tồn tại, phát triển của nó. Sứ mệnh của doanh nghiệp chính là bản tuyên ngôn của doanh nghiệp đó với xã hội, nó chứng minh tính hữu ích và các ý nghĩa trong sự tồn tại của công ty đối với xã hội.
Thực chất bản tuyên ngôn về sứ mệnh của công ty tập trung làm sáng tỏ một vấn đề hết sức quan trọng: việc kinh doanh của công ty nhằm mục đích gì? Phạm vi của tuyên bố sứ mệnh thường liên quan đến sản phẩm, thị trường khách hàng công nghệ và những triết lý khác mà công ty theo đuổi. Như vậy có thể nói chính bản tuyên ngôn về sứ mệnh cho thấy ý nghĩa tồn tại của một tổ chức, những gì mà họ muốn trở thành, những khách hàng mà họ muốn phục vụ, những phương thức mà họ hoạt động…
Sứ mệnh giữ vai trò quan trọng đối với thẻ điểm cân bằng. Thẻ điểm cân bằng đảm bảo rằng các hoạt động của tất cả nhân viên thống nhất với sứ mệnh và hướng tới sứ mệnh đó. Một thẻ điểm cân bằng tốt phải đảm bảo các thước đo mà chúng ta theo dõi phù hợp với khát vọng cuối cùng của chúng ta, là một chiếc la bàn để dẫn đường cho con tim và khối óc của các nhân viên đưa ra những lựa chọn đúng đắn.
Các giá trị cốt lõi là các quan niệm và nguyên tắc cơ bản, thiết yếu, mang tính lâu dài của một tổ chức. Những nguyên tắc này hướng dẫn hành vi nội bộ của một tổ chức cũng như mối quan hệ của tổ chức đó với thế giới bên ngoài. Các giá trị cốt lõi rất có chiều sâu, và đó là những giá trị cực kỳ quan trọng. Các giá trị này ít thay đổi theo thời gian. Trong trường hợp khó khăn, công ty có thể thay đổi loại hình kinh doanh nhưng không thay đổi giá trị cốt lõi của mình.
Giá trị cốt lõi đóng nhiều vai trò quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp như:
26
- Là nền tảng, chuẩn mực cho toàn bộ hành vi ứng xử ở nơi làm việc. Các giá trị cốt lõi của nhân viên tại nơi làm việc, cùng với kinh nghiệm của họ kết hợp với nhau tạo nên văn hóa doanh nghiệp.
- Giá trị cốt lõi giúp củng cố quyết định của doanh nghiệp, đặc biệt là khi cần đưa ra các quyết định khó khăn.
- Giúp khách hàng, đối tác nhận diện doanh nghiệp một cách rõ ràng, chi tiết hơn.
- Hình thành nên tầm nhìn của tổ chức, là nền tảng để thu hút và giữ chân nhân viên giỏi nhất, đóng góp nhiều nhất cho công ty. Bởi lẽ, trên thực tế hầu hết các ứng viên đều quan tâm đến hình ảnh, giá trị đạo đức và văn hóa của công ty.
Thẻ điểm cân bằng là giải pháp cho việc tuyên truyền giá trị và tạo ra sự nhất quán từ trên xuống dưới trong doanh nghiệp. Điểm mấu chốt là sự nhất quán, đó là yếu tố giúp mọi nhân viên thấy được hành động hàng ngày của họ phù hợp với các giá trị của doanh nghiệp như thế nào và việc thực hiện các giá trị đó sẽ đóng góp cho sự thành công chung ra sao. Các thước đo trong Thẻ điểm cân bằng được lựa chọn phải phù hợp với các giá trị của doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi người đều hướng tới những mục tiêu chung.
1.3.2.2 Đánh giá và triển khai phương hướng chiến lược của doanh nghiệp
Mặc dù một số doanh nghiệp đặt câu hỏi về giá trị của chiến lược trong thời đại thế giới số hiện nay nhưng hầu hết vẫn coi chiến lược là một thành phần bắt buộc của sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là việc áp dụng chiến lược như thế nào, diễn giải nó thành những mục tiêu mà tất cả mọi người đều hiểu và từ đó tập trung vào các hoạt động để thực hiện mục tiêu đó.
Một chiến lược dù tốt đến đâu nếu không được đưa vào thực tiễn, đưa vào nhận thức và hành động của mỗi nhân viên thì sẽ không mang lại hiệu
27
quả cho doanh nghiệp. Bên cạnh việc nâng cao năng lực của đội ngũ lãnh đạo, xây dựng chiến lược rõ ràng, các doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đến việc chuyển chiến lược thành khẩu hiệu hành động. Đặc biệt cần đưa ra yêu cầu, kế hoạch, biện pháp thực hiện cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn để mỗi cán bộ nhân viên nhận thức rõ và xây dựng chiến lược riêng của mình trên cơ sở chiến lược chung của doanh nghiệp.
Thẻ điểm cân bằng mô tả chiến lược, chia nó thành những phần thông qua các mục tiêu và thước đo được lựa chọn trong từng yếu tố. Thẻ điểm cân bằng được tạo ra thông qua sự chia sẻ những hiểu biết và diễn giải chiến lược của doanh nghiệp thành các mục tiêu, thước đo, chỉ tiêu và sáng kiến trong từng yếu tố của thẻ điểm cân bằng.
Như Kaplan và Norton đã nói: " Sự trình bày rõ ràng chính xác về chiến lược là một nghệ thuật. Tuy nhiên, việc mô tả chiến lược không phải là nghệ thuật. Nếu có thể mô tả chiến lược theo một cách có kỷ luật hơn thì chúng ta sẽ tăng khả năng áp dụng thành công chiến lược đó. Với một thẻ điểm cân bằng diễn giải được chiến lược, giờ đây chúng ta đã có một nền tảng đáng tin cậy" (Nivel, Balanced Scorecard Step by Step – Maximizing Performance and Mataining Results, New York: John Wiley & Son, 2002, tr.45)