Trải qua quá trình tương tác lâu dài kể từ khi thành lập, các đơn vị, bộ phận thuộc và trực thuộc ICD TC đã có sự phân biệt rõ về trách nhiệm và
nhiệm vụ. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều công việc đan xen, khó có thể phân chia rõ trách nhiệm hay nghĩa vụ cho từng bộ phận, chính vì vậy xảy ra hiện tượng công việc của anh, công việc của tôi, hệ quả là sự đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.
Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, bền vững thì doanh nghiệp đó phải có bộ máy tổ chức vận hành một cách nhịp nhàng, một tập thể đoàn kết. Chính vì vậy, thời gian tới, ICD TC cần xây dựng một quy chế phối hợp giữa các bộ phận nhằm tăng năng suất và tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả làm việc giữa các bộ phận. Để xây dựng thành công quy trình phối hợp, ICD TC cần lưu ý:
* Xác định mục đích của công việc
Đây là khâu quan trọng, không thế thiếu của việc xây dựng quy trình phối hợp, các bộ phận không thể phối hợp với nhau nếu không rõ ràng mục đích cũng như mục tiêu của công việc cần phối hợp.
* Xác định phạm vi
Thông qua việc xác định mục tiêu công việc, nhà quản trị cần tiếp tục nhận địn phạm vi công việc từ đó giao cho một phòng làm đầu mối chủ trì
công việc, các bộ phận có trong phạm vi còn lại sẽ đóng vai trò phối hợp; Qua đó đề ra thời hạn cần có kết quả
* Nội dung triển khai
Ngay khi được giao làm đầu mối chủ trì, bộ phận chủ trì sẽ nghiên cứu xác định các yếu tố, tiêu chí cần thiết cho công việc, từ đó xem xét các tiêu chí, yếu tố cần thiết đó thuộc phạm vi của bộ phận nào, phòng ban nào thì tiến hành làm đề nghị phối hợp. Trường hợp bộ phận do đơn vị chủ trì nhận thấy cần thiết nhưng không nằm trong phạm vi nhà quản trị xác định ban đầu thì sẽ xin ý kiến để bổ sung.
Tại đề nghị phối hợp, đơn vị chủ trì cũng cần xác định rõ thời hạn các đơn vị phối hợp phải hoàn thành, và ai là người tiếp nhận, xử lý thông tin tại đơn vị chủ trì (cung cấp số điện thoại nếu cần thiết). Người điều phối sẽ bám sát tiến độ của các đơn vị phối hợp, tiếp nhận, trao đổi thông tin và tổng hợp báo cho Lãnh đạo đơn vị chủ trì biết và có hướng giải quyết.
Các đơn vị phối hợp phải nghiêm túc chấp hành việc phối hợp theo quy trình được phân công, kết quả của việc phối hợp sẽ là căn cứ đánh giá xếp loại hiệu quả công việc hàng tháng, quý, năm.
Sau khi bộ phận được giao chủ trì phối hợp cùng các bộ phận hoàn thành công việc thì bộ phận này sẽ tổng hợp, đưa phương án và báo cáo Lãnh đạo Công ty.
Quy trình phối hợp phải được số hóa để Lãnh đạo Công ty có thể dễ dàng theo dõi, chỉ đạo được trực quan và cụ thể: tại quy trình số hóa phải có đầy đủ thông tin:
- Lãnh đạo công ty trực tiếp chỉ đạo;
- Đơn vị chủ trì và phối hợp (ngày giao việc, thời hạn giải quyết, tình trạng xử lý);
- Người điều phối tại đơn vị chủ trì và các bộ phận phối hợp; - Ngày đơn vị chủ trì gửi nội dung phối hợp tới các bộ phận;
đơn vị chủ trì;
- Ngày đơn vị chủ trì báo cáo nội dung công việc đến Lãnh đạo Công ty.