3.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thuận An có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản khác gắn liền với đất; quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
- Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- 57 -
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.
- Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp lluật.
- Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồđịa chính; trích lục bản đồ địa chính.
- Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơđồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
- Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
- Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thuận An theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.
3.2.2.2. Cơ chế hoạt động
Nhằm phù hợp với quy định của Luật Đất đai năm 2013, Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương đã ban hành Quyết định số 3542/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bình Dương ngày 12/06/2017 về việc công bố thủ tục hành chính mới, sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực đất đai thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND cấp huyện trên địa bàn tỉnh Bình Dương. Việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất được chia làm 2 loại: Đăng ký lần đầu (cấp mới Giấy chứng nhận) và đăng ký biến động (cấp đổi Giấy chứng nhận).
- 58 -
* Trình tự thực hiện
Bước 1:Hộ gia đình cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thuộc UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã nếu có nhu cầu. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào Sổ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và trao Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp xã; Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện các công viêc sau:
- Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện:
+ Thông báo cho Văn phòng đăng ký đất đai Bình Dương – thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có) đối với nơi chưa có bản đồ địa chính.
+ Kiểm tra hồ sơ; Phối hợp cùng Phòng Tài nguyên và Môi trường, Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất kiểm tra, xác nhận nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp đất, sự phù hợp với quy hoạch.
+ Niêm yết công khai kết quả kiểm tra tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời hạn 15 ngày; xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung công khai và gửi hồ sơđến Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- Trường hợp nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa thuộc UBND cấp huyện thực hiện các công việc như sau:
+ Gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận hiện trạng sử dụng đất, nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tình trạng tranh chấp đất, sự phù hợp với quy hoạch.
+ Kiểm tra hồ sơđăng ký; Phối hợp cùng Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, UBND cấp xã xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết; xác nhận đủ điều kiện hay không đủđiều kiện được cấp Giấy chứng nhận vào đơn đăng ký. Trường hợp phải trích đo địa chính thửa đất khi thực hiện thủ tục cấp GCN thì việc trích đo địa chính thửa đất phải được làm đồng thời với quá trình kiểm tra, thẩm định hồ sơ.
+ Chuẩn bị hồ sơ để phòng Tài nguyên và Môi trường trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ký cấp Giấy chứng nhận.
- 59 -
nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại UBND cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận hồ sơ. Hộ gia đình cá nhân khi nhận kết quả phải xuất trình phiếu tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả.
* Thời hạn giải quyết:
- 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ (không kể thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính, thời gian công khai kết quả kiểm tra, thời gian trích đo thửa đất)
- Thời gian giải quyết ở UBND cấp xã: không quá 10 ngày làm việc;
- Thời gian giải quyết ở Chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất: không quá 12 ngày làm việc;
- Thời gian giải quyết của phòng Tài nguyên và Môi trường: Không quá 3 ngày làm việc;
Thời gian thực hiện ký GCN của UBND cấp huyện là không quá (03) ngày làm việc; * Phí, lệ phí: - Chứng nhận quyền sử dụng đất: 25.000 đồng/ hồ sơ - Chứng nhận quyền sở hữu tài sản: 100.000 đồng/hồ sơ Bộ phận một cửa Tiếp nhận hồ sơ; Bộ phận đăng ký và cấp giấy - Thẩm định hồ sơ; - Trích đo, trích lục, xác nhận đơn - Dự thảo Giấy chứng nhận Cơ quan thuế Trả giấy chứng nhận tại bộ phận một cửa VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI BÌNH DƯƠNG Kiểm tra, trình hồ sơ LÃNH ĐẠO SỞ TN&MT Kiểm tra, ký Giấy chứng nhận
Hình 3.3. Quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất với các trường hợp đăng ký biến động của chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Thuận An
Có sự khác nhau về trình tự thủ tục cấp Giấy chứng nhận cho các hộ gia đình, cá nhân giữa hai giai đoạn Văn phòng đăng quyền sử dụng đất và Văn phòng
- 60 -
đăng ký đất đai. Đối với trường hợp đăng ký cấp GCN lần đầu về cơ bản không có sự thay đổi nhiều, các Văn phòng đăng ký hoàn thiện hồ sơ để Phòng Tài nguyên và Môi trường trình Ủy ban nhân dân cùng cấp ký Giấy chứng nhận.
Trường hợp đăng ký biến động thửa đất có sự sai khác rõ rệt về quy trình và đối tượng ký GCN được thể hiện qua bảng 3.6:
Bảng 3.7. Sự khác nhau về quy trình cấp Giấy chứng nhận trong trường hợp đăng ký biến động Nội dung Bộ thủ tục hành chính áp dụng với VPĐKQSDĐ Bộ thủ tục hành chính áp dụng với chi nhánh VPĐKQSDĐ Địa điểm nhận hồ sơ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND cấp huyện. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của chi nhánh VPĐKQSDĐ. Đối tượng thẩm tra, trình ký GCN
Phòng Tài nguyên và Môi
trường Văn phòng Đăng ký đất đai Đối tượng ký GCN Ủy ban nhân dân cấp huyện Sở Tài nguyên và Môi trường
Trình tự, thủ tục chi tiết đối với các trường hợp đăng ký biến động đối với hộ gia đình, cá nhân được quy định áp dụng thời kỳ trước đối với Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất như sau:
Bước 1: Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của VPĐKQSDĐ. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, viết phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
Bước 2: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ; nếu phù hợp quy định của pháp luật thì thực hiện trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp đã cấp giấy chứng nhận nhưng chưa có sơ đồ thửa đất, có sơ đồ thửa đất nhưng chưa có kích thước cạnh hoặc trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất.
Bước 3: Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, trình Uỷ ban nhân dân cấp huyện ký Giấy chứng nhận; GCN được chuyển cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của VPĐKQSDĐ.
- 61 -
Bước 4: Hộ gia đình, cá nhân nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của VPĐKQSDĐ.
* Thời hạn giải quyết: 15 ngày làm việc không kể thời gian người sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện nghĩa vụ tài chính. Trường hợp phải trích đo thửa đất thì thời gian thực hiện cộng thêm 20 ngày làm việc.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ đủ điều kiện - Vào sổ tiếp nhận Bộ phận đăng ký và cấp giấy - Thẩm định hồ sơ - Trích đo, trích luc, xác nhận đơn - Dự thảo Giấy chứng nhận - Lập Báo cáo
Cơ quan thuế Phòng Tài nguyên và Môi
trường
Kiểm tra, lập Tờ trình Trả Giấy chứng nhận cho công dân sau
khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính KiVăển phòng UBND thm tra, dự thảo Quyịế xã t định
Lãnh đạo UBND
- Ký Quyết định - Ký Giấy chứng nhận
Hình 3.4. Quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất với các trường hợp đăng ký biến động của VPĐKQSDĐ
3.2.3. Kết quả hoạt động của chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thuận An
3.2.3.1. Công tác đăng ký đất đai, cấp GCN lần đầu
Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân thị xã Thuận An đều xây dựng kế hoạch, giao nhiệm vụ đẩy mạnh công tác đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu đối với từng phường. Chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thuận An trực tiếp đôn đốc, hướng dẫn các phường lập và hoàn thiện hồ sơ đề nghị đăng ký đất đai cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu đúng theo các văn bản quy định hiện hành của Nhà nước. Công tác này được các phường
- 62 -
nghiêm túc triển khai thực hiện tại địa phương như: Thông báo để nhân dân được biết, thành lập hội đồng xét duyệt, lập hồ sơ đề nghị đăng ký đất đai cấp giấy chứng nhận cho các hộ gia đình, cá nhân theo quy định. Từ 31/12/2015 đến ngày 31/12/2019, trên địa bàn Thị xã đã cấp mới được 8.905 giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được thể hiện tại bảng 3.7:
Bảng 3.7. Kết quả thực hiện công tác cấp GCN lần đầu của chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thuận An
STT Thời gian
Kết quả giải quyết hồ sơ Tổng
số hồ sơ tiếp
nhận
Số hồ sơ đã được cấp GCNQSDĐ Hồ sơ trả
lại do không đủ điều kiện cấp GCNQSDĐ Tỷ lệ (%) Hồ sơ giải quyết đúng hạn Tỷ lệ (%) Hồ sơ giải quyết quá hạn Tỷ lệ (%) 1 Năm 2016 1.587 1.322 83,30 32 2,02 233 14,6 2 Năm 2017 1.952 1.787 91,55 27 1,38 138 7,07 3 Năm 2018 2.214 2.104 95,03 18 0,81 92 4,16 4 Năm 2019 2.538 2.496 98,34 13 0,51 29 1,15 Tổng 8.291 7.709 92,05 90 1,18 492 6,77
Nguồn: Chi nhánh văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thuận An, 2019
Thị xã Thuận An đã tập trung đầu tư nguồn lực về con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất để đáp ứng nhiệm vụ này. Thị xã đã xây dựng và đưa vào ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cấp Giấy chứng nhận và hoàn thiện cơ sở dữ liệu để quản lý, cụ thể Thị xã đã ứng dụng phần mềm “ISO điện tử - Một cửa liên thông” khi người dân đến làm thủ tục về giấy chứng nhận nói riêng và các thủ tục hành chính nói chung được tiếp nhận, tích hợp qua phần mềm máy tính chuyển tới các bộ phận chuyên môn có thời gian quy định giải quyết, đồng thời có phiếu hẹn trả kết quả cho công dân. Đây là một trong những biện pháp hữu hiệu trong công tác quản lý và đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong công tác cấp Giấy chứng nhận đảm bảo nhanh gọn và đúng quy định. Thị xã đã thực hiện số hóa toàn bộ bản
- 63 -
đồ địa chính, scan sổ mục kê cấp xã để lưu trữ dưới dạng số để hoàn thiện dữ liệu hồ sơ địa chính làm tài liệu phục vụ công tác cấp Giấy chứng nhận đạt độ chính xác và hiệu quả cao.
Giai đoạn từ 2015 đến 2019, tổng số hồ sơ đã thực hiện chứng nhận QSD đất là 8291 hồ sơ, trong đó: 7.709 hồ sơ được giải quyết đúng hạn (chiếm 92,05% tổng hồ sơ), 90 hồ sơđược giải quyết tuy nhiên đã bị quá hạn (chiếm 1,18% tổng hồ sơ). Bên cạnh đó, vẫn còn tồn tại 492 hồ sơ không đủ điều kiện cấp GCNQSD đất (tương đương 6,77% tổng hồ sơ đã tiếp nhận). Có thể thấy, số lượng hồ sơ cấp GCNQSD đất qua mỗi năm đều có sự biến động: Năm 2015 lượng hồ sơ tiếp nhận là 1.587 hồ sơ thì đến năm 2019 lượng hồ sơ tiếp nhận đã tăng lên 2.538 hồ sơ. Như vậy, số lượng hồ sơ đề nghị cấp GCNQSD đất tăng đều theo hàng năm.
Bên cạnh đó, chất lượng, kết quả của công tác thực hiện cấp GCNQSD đất cũng được cải thiện theo từng năm. Trong năm 2015, số lượng hồ sơ được giải quyết đạt 85,32% (trong đó hồ sơ đúng hạn chiếm 83,30%, quá hạn chiếm 2,02%) tổng hồ sơ tiếp nhận. Từ năm 2016 đến 31/12/2018, mặc dù lượng hồ sơ tiếp nhận tăng lên nhưng lượng hồ sơ được giải quyết cũng đã tăng lên đáng kể (số lượng hồ sơ được giải quyết chiếm 92% đến 98% tổng lượng hồ sơ tiếp nhận), đồng thời số lượng hồ sơ giải quyết quá hạn cũng đã giảm rất nhiều (đến năm 2018 chỉ còn 29 hồ sơ – chiếm 1,15% tổng hồ sơ tiếp nhận). Mặt tích cực này là do sự thay đổi trong thời gian giải quyết hồ sơ của bộ thủ tục hành chính từ khi thành lập hệ thống Văn phòng Đăng ký đất đai.
Trước đây thời gian giải quyết hồ sơ từ khi nhận hồ sơ hợp lệ là 33 ngày hiện nay đã được rút ngắn còn 30 ngày. Ngoài ra Sở Tài nguyên và Môi trường đôn đốc thường xuyên về công tác cấp GCN đến các chi nhánh của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức các lớp tập huấn công tác lập hồ sơ cấp Giấy chứng