- Bố trí cán bộ có trình độ, năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp trực ở bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (một cửa) để hướng dẫn và nhận hồ sơ đảm bảo thành phần, chất lượng hồ sơ theo quy định, nâng cao mức độ hài lòng của người dân. Những hồ sơ không đảm bảo đầy đủ theo quy định cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn cụ thể, rõ ràng, có căn cứ pháp luật để người sử dụng đất hoàn thiện theo quy định của pháp luật.
- 84 -
cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn, cung cấp các mẫu đơn, tờ khai xác định nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất ghi đầy đủ các thông tin trong đơn và tờ khai đểđảm bảo việc thẩm tra hồ sơ, xác định được nghĩa vụ tài chính.
- Trường hợp thành phần hồ sơ đã nộp đúng theo quy định, nhưng hồ sơ không rõ ràng, thiếu thông tin, chưa đảm bảo chính xác thì Chi nhánh VPĐK QSDĐ phải chủđộng phối hợp với chính quyền địa phương, các bên liên quan kiểm tra xác minh, lập biên bản xử lý theo hướng vận dụng linh hoạt các quy định của pháp luật, ưu tiên sựđồng thuận, hiện trạng sử dụng đất phù hợp với quy định của pháp luật, tránh tranh chấp, khiếu kiện, gây thiệt hại cho tổ chức, cá nhân và ách tắc thủ tục hành chính. Tăng cường việc niêm yết công khai việc cấp Giấy chứng nhận tại trụ sở UBND cấp xã và khu dân cư để tiếp thu và phản hồi các ý kiến tham gia của nhân dân, đặc biệt đối với những trường hợp hồ sơ có sự sai khác, không chắc chắn chính xác
Do pháp luật không thể nêu hết các tình huống cụ thể do vậy cán bộ chuyên môn phải nghiên cứu áp dụng linh hoạt, xử lý tương đương hoặc không trái pháp luật đã quy định.
- Văn phòng đăng ký đất đai (Bình Dương và các chi nhánh) phải có trách nhiệm thực hiện cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính thường xuyên và cung cấp bảo sao hồ sơđịa chính (dạng số và dạng giấy) cho UBND cấp xã theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tu 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014.
Công tác cập nhật chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ địa chính phân cấp rõ ràng giữa Văn phòng đăng ký đất đai và các Chi nhánh. Văn phòng Đăng ký đất đai cập nhật các tổ chức, Văn phòng Đăng ký đất đai các chi nhánh cập nhật chỉnh lý hộ gia đình – cá nhân tuy nhiên thống nhất dùng chung trên một nền bản đồ địa chính và các loại sổ sách hiện có. Đối với những xã đã mất toàn bộ sổ sách tiến hành lập sổ mới tránh quản lý bị gián đoạn lâu. Quản lý tốt hồ sơ dạng giấy hiện đang sử dụng và tiến hành thành lập hồ sơ địa chính dạng số theo quy định tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơđịa chính.
- 85 -
định có bao nhiêu thửa đất đã biến động, những tờ bản đồ nào đã chỉnh lý biến động, những thửa đất thửa đất, tờ bản đồ nào chưa chỉnh lý biến động và đánh giá phần trăm (%) số thửa đất biến động trong tờ bản đồ so với tổng số thửa đất có trong tờ bản đồ; rà soát số lượng, chất lượng các loại sổ trong hồ sơ địa chính như: Sổ mục kê, sổđịa chính, sổ cấp GCN, sổ theo dõi biến động đất đai. Trên kết quả đã rà soát, xây dựng kế hoạch, tiến độ thực hiện dự án đo vẽ, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính.
- Sau khi thành lập Văn phòng đăng ký đất đai Bình Dương về trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. Giữ mối liên hệ thường xuyên, chặt chẽ hơn với UBND các phường để phối hợp hoạt động tốt. Thực hiện kịp thời việc cung cấp hồ sơ, biên bản kiểm tra hiện trạng, trích đo thửa đất đểđẩy nhanh công tác kê khai đăng ký cấp GCN lần đầu, cấp mới. Sau khi Văn phòng Đăng ký làm thủ tục cấp GCN trả kết quả cho người dân theo đúng phiếu hẹn trả kết quả phải gửi thông báo về UBND xã để các cán bộ quản lý và cập nhật sổ sách.
- Tăng cường công tác cấp đổi GCN hàng loạt sang Bản đồ địa chính nhằm thống nhất dữ liệu bản đồ, tránh sai sót khi thực hiện các giao dịch sau này như công tác đăng ký biến động, giao dịch bảo đảm. Ngoài ra còn phục vụ công tác lập cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ địa chính dạng số theo Thông tư số 24/2014/TT- BTNMT.
- Phối hợp tốt Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ban giải phóng mặt bằng khi thực hiện các dự án thu hồi đất của người dân trên địa bàn để tiến hành chỉnh lý kịp thời GCN của người dân nơi thu hồi đất. Trường hợp không chỉnh lý được cấp đổi bìa mới theo Bản đồđịa chính cho người dân phục vụ cho công tác quản lý sau này.
- Lồng ghép các thủ tục hành chính có liên quan nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính để sớm giải quyết yêu cầu của người sử dụng đất đúng hoặc trước hạn trả kết quả theo quy định, tránh gây phiền hà cho người dân.