7. Bố cục của luận văn
1.2.2. Các quy định của Ngành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Yêu cầu đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phải giúp độc giả tiếp cận với tài liệu nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả mà vẫn đảm bảo bảo mật đối với những thông tin quan trọng. Là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc CVTLTNN, TTLTQGIII đã thực hiện công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng những quy định chung của nhà nước. Ngoài ra, Trung tâm còn thực hiện theo những văn bản hướng dẫn, quy định của ngành, cụ thể:
Quyết định số 22-QĐ/LTNN ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ.
Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 4 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình phục vụ độc giả tại phòng đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Quyết định số 111/QĐ-VTLTNN ngày 13 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình giải mật tài liệu lưu trữ.
Công văn số 218/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc xét duyệt cho người nước ngoài khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Bên cạnh những quy định trên, TTLTQG III đã xây dựng và ban hành thêm Nội quy phòng đọc (dựa theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV) để công tác
phục vụ độc giả được thực hiện nền nếp, nghiêm túc và khoa học hơn (xin xem phần Phụ lục 1). Nội quy đã chỉ rõ như sau:
Đối tượng, thủ tục và phí khai thác, sử dụng tài liệu:
Thực hiện theo quy định của nhà nước, TTLTQG III không hạn chế đối tượng đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Thực tế cho thấy, cùng là đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau nhưng có thể phân chia thành 2 loại sau: đối tượng khai thác phục vụ mục đích công và đối tượng khai thác phục vụ mục đích cá nhân. Với mỗi đối tượng này lại có yêu cầu về thủ tục giấy tờ khác nhau khi có nhu cầu tiếp cận tài liệu lưu trữ: Đối tượng khai thác phục vụ mục đích công phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Đối tượng khai thác phục vụ mục đích cá nhân phải có chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được áp dụng theo Thông tư 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo quy định tại Thông tư này, phí được áp dụng với việc nghiên cứu tài liệu, sao chụp và cấp chứng thực tài liệu.
Loại tài liệu được phép và hạn chế khai thác, sử dụng:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 30 Luật Lưu trữ năm 2011 “tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng và danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật”. Do đó, không phải tất cả mọi tài liệu lưu trữ đều được khai thác, sử dụng phục vụ cho bất kỳ mục đích gì. Song, không phải hạn chế khai thác sử dụng nghĩa là hạn chế tuyệt đối với mọi đối tượng. Trung tâm đã quy định “những tài liệu thuộc Danh mục hạn chế sử dụng chỉ được khai thác khi có sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm”. Tài liệu phông Bộ Giáo dục cũng có một số tài liệu thuộc danh mục hạn chế đối tượng sử dụng.
Một số vấn đề khác: Ngoài những quy định trên, Trung tâm còn quy định một số vấn đề khác liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
- Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại Phòng đọc. Trong quá trình sử dụng tài liệu, độc giả phải có trách nhiệm bảo vệ và bảo quản an toàn, không được dùng bất cứ hình thức nào làm hư hại đến tài liệu.
- Độc giả được phép đưa vào Phòng đọc giấy, bút để ghi chép; các phương tiện như: Máy tính, máy chụp ảnh, máy quay phim và một số loại thiết bị ghi âm, ghi hình khác phải được sự đồng ý của Giám đốc Trung tâm, tư trang phải gửi ở Phòng Thường trực.
- Mỗi lần mượn tài liệu, độc giả chỉ được nhận tối đa 10 hồ sơ, trả xong mới được nhận tiếp. Tài liệu do độc giả mượn đang trong quá trình sử dụng được lưu tại Phòng Đọc tối đa hai tuần.
- Độc giả phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự chính xác đối với những thông tin sao trích từ tài liệu trong việc nghiên cứu, công bố giới thiệu tài liệu. Các ấn phẩm có sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ khi công bố phải chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm.
Trên đây là những quy định mang tính bắt buộc phải thực hiện nghiêm túc từ độc giả đến cán bộ phục vụ. Mặc dù chưa thực sự đầy đủ song với những quy định trên, công tác tổ chức khai thác, sử dụng của TTLTQG III có cơ sở để thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ hơn.
Tiểu kết chương 1
Để thực hiện các mục tiêu của luận văn hướng đến, trong chương 1, tác giả đã trình bày những khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Để giải quyết nội dung chính của Chương 1, tác giả đã khái quát chung về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội…các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả hay không đòi hỏi các cơ quan Nhà nước, cơ quan quản lý ngành phải đưa ra những chính sách hợp lý. Do đó, tác giả phân tích, trình bày dựa trên những cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, từ đó, chúng tôi đi vào tìm hiểu và khảo sát tình hình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong Chương 2.
Chương 2. THỰC TRẠNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1. Tổng quan về Bộ Giáo dục và Phông Bộ Giáo dục 1945-1980