7. Bố cục của luận văn
3.3.1.3. Xây dựng mục lục hồ sơ chuyên đề các vấn đề về giáo dục trong
Phông Bộ Giáo dục kết hợp với các phông lưu trữ liên quan.
Thông tin tài liệu trong phông Bộ Giáo dục là những thông tin có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu các đề tài về công tác giáo dục. Để phát huy được giá trị của những tài liệu lưu trữ này hơn nữa cần kết hợp những nội dung thông tin tài liệu trong phông Bộ Giáo dục với một số phông tài liệu khác đang được bảo quản tại TTLTQGIII độc giả sẽ có được những nguồn tư liệu có giá trị để phục vụ biên soạn các công trình nghiên cứu của mình.
Căn cứ vào tình hình khai thác, sử dụng tài liệu phông Bộ Giáo dục của độc giả từ trước đến nay, kết hợp với các đề tài nghiên cứu mà độc giả cung cấp trong quá trình khai thác tài liệu tại Trung tâm. Cần xây dựng mục lục hồ sơ
chuyên đề gồm các vấn đề liên quan đến giáo dục trong phông Bộ Giáo dục đồng thời kết hợp với những phông có nội dung liên quan để tạo nên một danh mục hồ sơ tài liệu đầy đủ. Tạo điều kiện thuận lợi cho các độc giả có mục chủ đề nghiên cứu tương tự hoặc trùng với chuyên đề đã có sẽ không mất nhiều thời gian tra tìm tài liệu, cũng như việc trích nguồn thông tin được chuẩn xác.
Ví dụ: Độc giả muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích nghiên cứu vấn đề về học sinh miền Nam giai đoạn 1954-1975 qua tài liệu lưu trữ bảo quản tại TTLTQGIII sẽ tra tìm tài liệu tại các phông lưu trữ như: Phông Phủ thủ tướng, phông Bộ Giáo dục, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, Ủy ban Thống nhất Chính phủ…Trong mỗi phông tài liệu hệ thống ra một danh mục hồ sơ sắp xếp theo trật tự thời gian có nội dung liên quan đến chủ đề cần nghiên cứu. Việc tập hợp, sưu tầm tài liệu lưu trữ theo chuyên đề chắc chắn sẽ là một biện pháp tốt thu hút được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu.