7. Bố cục của luận văn
3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Phông lưu trữ Bộ Giáo dục là phông tài liệu có rất nhiều giá trị và nó đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu các đề tài liên quan đến vấn đề giáo dục. Để phát huy giá trị tài liệu của Phông Bộ Giáo dục đang bảo quản tại TTLTQGIII chúng tôi đề xuất các giải pháp cụ thể cho phông như sau:
3.3.1.1.Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu tài khoa học liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục
Như đã nói ở trên, tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục mới chỉ xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2. Việc tra cứu tài liệu phông Bộ Giáo dục chỉ có hai cách duy nhất là tra cứu bằng mục lục hồ sơ hoặc tra cứu cơ sở dữ liệu trên máy tính. Tuy nhiên, ngoài việc tra cứu hồ sơ có trong Phông, việc tìm hiểu nội dung của các văn bản trong hồ sơ mới là vấn đề thực sự cần thiết đối với độc giả. Do đó, trong thời gian tới, Trung tâm nên nghiên cứu để tiến hành việc xây dựng cơ sở dữ liệu đến nội dung của từng văn bản bên trong mỗi hồ sơ để độc giả có thể tra tìm thông tin của văn bản theo nhiều trường thông tin khác nhau như theo thời gian, ngày, tháng ban hành văn bản; theo tác giả văn bản; theo tên loại văn bản; theo từng chuyên đề…Để làm được điều đó, TTLTQGIII vẫn cần phải rà soát, kiểm tra chất lượng các hồ sơ, tìm ra những hồ sơ chưa đạt yêu cầu chất lượng, từ đó chỉnh sửa, lập lại những hồ sơ chưa đạt yêu cầu như: loại bỏ những văn bản trùng thừa trong các hồ sơ, sắp xếp lại tài liệu bên trong hồ sơ nhằm phản ánh đúng mối quan hệ lịch sử của tài liệu, biên mục đầy đủ toàn bộ hồ sơ trong phông, đồng thời cũng dễ dàng hơn trong việc phát hiện và loại bỏ văn bản trùng thừa. Cần kiểm tra lại việc viết tiêu đề hồ sơ, nếu tiêu đề hồ sơ nào chưa chính xác, cần sửa lại nhằm đảm bảo độ chính xác và phản ánh đúng nội dung tài liệu trong hồ sơ…
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác, sử dụng tài liệu Phông Bộ Giáo dục có ưu điểm là hạn chế tối đa sự hư hỏng, rách nát tài liệu so với sử dụng trực tiếp tài liệu. Mặt khác, nếu xây dựng được cơ sở dữ liệu của từng văn bản bên trong hồ sơ thì ngay cả trong trường hợp tài liệu bằng giấy được đem đi giải mật hoặc bảo hiểm thì độc giả vẫn có thể khai thác, sử dụng tài liệu được một cách dễ dàng. Tuy nhiên, ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác, sử dụng tài liệu cũng đòi hỏi cán bộ làm công tác tổ chức khoa học tài liệu phải là người có trình độ và trách nhiệm vì phải chuẩn hóa thông tin đầu vào, chuẩn hóa việc lập hồ sơ và nhập dữ liệu của từng văn bản trong hồ sơ vào máy tính sao cho chuẩn xác nhất.