7. Bố cục của luận văn
2.1.2.1. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và đặc điểm Phông Bộ Giáo dục
Tài liệu phông Bộ Giáo dục đang bảo quản tại TTLTQGIII có giới hạn thời gian từ 1945-1980, trong đó có nhiều tài liệu hình thành trong thời kỳ kháng chiến (1945-1954), có nhiều tài liệu chất liệu là giấy dó, mỏng, mờ, khó đọc và có nguy cơ mục nát. Toàn bộ tài liệu ngay từ khi nộp lưu vào Trung tâm đã được lập hồ sơ có mục lục tra tìm, nhưng qua quá trình phục vụ khai thác sử dụng còn nhiều tồn tại như: chất lượng lập hồ sơ chưa tốt, có một số hồ sơ giữa nội dung tài liệu trong hồ sơ và tiêu đề chưa khớp, thời gian trong hồ sơ còn chồng chéo; tiêu đề còn khái quát chung chung, thiếu tác giả, trật tự các yếu tố tiêu đề chưa thống nhất đối với hồ sơ đồng dạng…
2. Phông Phủ Thủ tướng ML1, hồ sơ 1160, trang 24-25.
3. Công báo Nước Việt Nam DCCH năm 1965. 4. Công báo Nước Việt Nam DCCH năm 1966.
Phông lưu trữ Bộ Giáo dục có tổng số 78.3 mét tài liệu thuộc phông, được tổ chức phân loại, lập hồ sơ theo phương án Mặt hoạt động – Thời gian, hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của các đơn vị hình thành phông. Ngoài các nhóm tài liệu phổ biến như tổng hợp, tổ chức cán bộ, tài vụ kế toán, các nhóm tài liệu quản lý lĩnh vực chuyên môn giáo dục bao gồm tài liệu về xây dựng, chỉ đạo thực hiện và tổng kết công tác bổ túc văn hóa, giáo dục các bậc học từ mẫu giáo, phổ thông, THCN và đại học; nhóm tài liệu về cải cách giáo dục theo đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ đã được giới thiệu chi tiết ở trên.
Năm 2005, Trung tâm đã tiến hành chỉnh lý nâng cấp khối tài liệu phông Bộ Giáo dục. Qua quá trình chỉnh sửa và hoàn thiện về mặt nghiệp vụ tại Trung tâm đối với phông, chất lượng tổ chức khoa học tài liệu nhìn chung khá tốt, đã và đang hỗ trợ, tạo điều kiện cho công tác phát huy giá trị tài liệu. Phông Bộ Giáo dục là một trong những phông quan trọng, khối lượng tài liệu tương đối lớn và tần suất khai thác, sử dụng tài liệu là liên tục. Tài liệu của phông được phân loại và hệ thống hóa khá triệt để theo phương án Mặt hoạt động – Thời gian, đây là phương án tối ưu dành cho các phông đã kết thúc hoạt động.Việc vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã giúp cho rất nhiều tài liệu tuy không hoàn thiện về mặt pháp lý nhưng nội dung thông tin tài liệu vô cùng có giá trị đã được giữ lại bảo quản và phục vụ nhu cầu khai thác của đông đảo đối tượng độc giả hiện nay. Hơn nữa, phông Bộ Giáo dục đã được đưa ra tu bổ, phục chế những tài liệu có tình trạng vật lý yếu nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm của việc tổ chức khoa học tài liệu phông Bộ Giáo dục vẫn còn những hạn chế, cụ thể: Tài liệu còn thiếu nhiều bản chính, nhiều văn bản không đảm bảo thể thức. Về nguyên tắc, tài liệu được giữ lại để lập hồ sơ thường là bản chính, bản gốc; trong trường hợp không có bản chính và bản gốc thì giữ lại bản sao hợp pháp. Tuy nhiên, khá nhiều tài liệu quan trọng như: Nghị quyết, Quyết định, báo cáo là bản sao (gồm sao y bản chính và sao lục), bản dự thảo, bản đánh máy, viết tay còn thiếu rất nhiều các yếu tố thông tin như ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; chữ ký của người có thẩm quyền và dấu cơ quan…Đứng về mặt sử liệu học và tư liệu
học, những văn bản này không đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cao đối với người sử dụng.
Mặc dù tài liệu của phông đã được chỉnh lý nâng cấp, cơ bản đáp ứng yêu cầu về mặt nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu, tuy vậy, chúng tôi vẫn gặp một số hồ sơ tài liệu được lập chưa hợp lý, gồm các vấn đề sau:
Tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng, đủ nội dung bên trong hồ sơ
Cũng giống như tình trạng trùng lặp văn bản nêu trên, khá nhiều hồ sơ trong khối tài liệu này được lập không phản ánh đúng và đầy đủ các nội dung bên trong tài liệu. Một số trường hợp có thể lập hồ sơ hợp lý nhưng vẫn chưa thể hiện đầy đủ hết nội dung tài liệu trong hồ sơ như sau:
Ví dụ:
Hồ sơ 1018, tiêu đề ghi là “Sắc lệnh, thông tư, chỉ thị, nghị quyết của Chủ tịch nước, Bộ Quốc gia Giáo dục về tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục năm 1946” nhưng trong thành phần tài liệu còn có thêm Nghị định của Bộ Quốc gia Giáo dục về đặt Nha Tổng Giám đốc Bình dân học vụ có 03 Sở phụ thuộc là sở BDHV Bắc bộ, Trung bộ và Nam bộ [30, Tr.14-16].
Hồ sơ 2820 “Tập công văn về quy chế các Trường phổ thông năm 1956- 1958 của Nha Giáo dục phổ thông” gồm 213 tờ, trong đó có tờ số 144 là Thông báo về điều kiện được dự các kỳ thi hết cấp và tốt nghiệp trường Phổ thông 10 năm của thí sinh tự do [40, tr.144]; tờ số 152 là Thông tư số 344-PT/KH ngày 19/3/1958 của Nha Giáo dục Phổ thông về việc tuyển sinh vào lớp 8 phổ thông niên học 1958-1959 [40, tr.152].
Tiêu đề hồ sơ 4327, phông Bộ Giáo dục là “Công văn, quyết định, kế hoạch, báo cáo của Thủ tướng, Bộ Giáo dục, Bộ Công an về công tác nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi các nước năm 1962-1963” gồm 324 tờ, trong đó tờ số 10 là Công văn số 706/CB ngày 27/02/1964 của Bộ Giáo dục về việc đề nghị Bộ Nội vụ đăng kí hộ khẩu cho cán bộ giảng dạy về công tác tại các trường của Bộ [66, tr.10], văn bản không ghi trích yếu nội dung.
Các văn bản bên trong khá nhiều hồ sơ sắp xếp lộn xộn, không theo trật tự logic vấn đề hoặc theo trình tự thời gian
vấn đề hoặc theo thứ tự thời gian cũng còn tồn tại. Chẳng hạn:
Hồ sơ 4309, phông Bộ Giáo dục: Tờ số 01-02 là Công văn của Bộ Giáo dục ngày 11 tháng 8 năm 1964; tờ số 03-04 là Công văn của Trường Đại học Tổng hợp ngày 25 tháng 9 năm 1963…
Các văn bản trong hồ sơ sắp xếp không theo trình tự thời gian không những không phản ánh được mối liên hệ giữa các văn bản này mà còn gây rất nhiều khó khăn khi cần tra cứu thông tin văn bản.
Hồ sơ 3521 tiêu đề ghi là Báo cáo tình hình bình dân học vụ năm 1951 của các Ty BDHV trong đó có tờ 78-80 là Kế hoạch xây dựng lại phong trào BDHV của Ty Bổ túc văn hóa Quảng Ngãi.
Tình trạng trùng lặp văn bản trong hồ sơ
Khi tổng hợp kết quả khảo sát tình hình tổ chức khoa học tài liệu phông Bộ Giáo dục, tuy phông này đã được chỉnh lý nâng cấp nhưng chúng tôi thấy vẫn có tình trạng trùng lặp văn bản ngay trong hồ sơ.
Ví dụ:
Hồ sơ 30, phông Bộ Giáo dục có tờ 26-30 là Nghị quyết Hội nghị giáo dục ngày 31/8-01/9/1949 của Bộ Giáo dục, thông tin lặp lại trong tờ 31-35.
Hồ sơ 104 có tờ 01-07 là Báo cáo tổng kết thành tích giáo dục từ 19/12/1946 của Bộ Giáo dục thông tin bị lặp lại trong tờ 08-15 và 01 bản viết tay tờ 16-31.
Hồ sơ 4309, phông Bộ Giáo dục có tờ số 14, 15 và 16 đều là Kế hoạch học tập, nghiên cứu của lưu học sinh Tô-nhi-a tại Việt Nam (03 bản); từ tờ số 46-50 là Chương trình công tác của nữ sinh viên Di-ê-men-chi ở Việt Nam (05 bản)
Nhiều hồ sơ biên mục chưa hoàn chỉnh và thống nhất
Qua kết quả khảo sát chúng tôi ước tính có khoảng một nửa số hồ sơ tài liệu của phông Bộ Giáo dục mới chỉ dừng lại ở biên mục bên ngoài mà chưa viết mục lục văn bản trong hồ sơ, sự tồn tại này là tương đối. Những hồ sơ tài liệu đã được biên mục bên trong, chúng tôi đã tra tìm ngẫu nhiên từ tờ mục lục văn bản của 15 hồ sơ, thì có 05 tờ mục lục không thể hiện hết toàn bộ văn bản bên trong hồ sơ hoặc chỉ biên mục những văn bản chính. Do vậy, khi muốn tìm bất cứ văn bản nào bên trong hồ sơ, độc giả phải đọc từng văn bản bên trong hồ sơ mới tìm được tài liệu cần thiết, do đó chỉ khi khai thác, sử dụng độc giả mới có thể phát
hiện ra tài liệu trùng thừa. Đây cũng là một bất lợi lớn khi phông Bộ Giáo dục được tiến hành số hóa tài liệu và biên mục tài liệu số hóa đó để phục vụ khai thác sử dụng bản số hóa.
2.1.2.2. Thành phần, nội dung thông tin tài liệu Phông Bộ Giáo dục
Từ tổng thể tình hình tài liệu của phông Bộ Giáo dục chúng tôi đi sâu khảo sát, nghiên cứu khối tài liệu quản lý hành chính nhà nước trên nền giấy giai đoạn 1945- 1980 đang bảo quản tại Trung tâm. Tài liệu của phông Bộ Giáo dục gồm các nhóm tài liệu chủ yếu sau: nhóm tài liệu tổng hợp; nhóm tài liệu tổ chức cán bộ - lao động tiền lương; nhóm tài liệu đào tạo, bồi dưỡng giáo viên sư phạm; nhóm tài liệu đào tạo đại học, trung học chuyên nghiệp; nhóm tài liệu giáo dục phổ thông; nhóm tài liệu bổ túc văn hóa, bình dân học vụ; nhóm tài liệu về nghiên cứu khoa học và hợp tác với nước ngoài; nhóm tài liệu kế hoạch tài vụ. Ngoài ra còn có nhóm tài liệu về xây dựng cơ bản và tài liệu của các đơn vị trực thuộc, nhóm tài liệu này chiếm số lượng ít và có thời hạn bảo quản lâu dài. Thành phần tài liệu phông Bộ Giáo dục chủ yếu là những văn bản chỉ đạo về công tác quản lý, công tác chuyên môn, các bảng thống kê, số liệu...liên quan đến nội dung chuyên môn.
* Thông tin tổng hợp
Thông tin tổng hợp trong phông Bộ Giáo dục phản ánh chung về tình hình hoạt động của Bộ Giáo dục và các đơn vị chuyên môn trực thuộc Bộ. Nội dung là các tài liệu về công tác chuyên môn, chương trình, báo cáo công tác của Bộ, các trường, các vụ …Thông tin tổng hợp chiếm 1105 hồ sơ bao gồm:
Thông tin chung về tình hình giáo dục của Bộ, các Liên khu, các Ty, sở giáo dục, các trường theo tháng, quý, năm được thể hiện thông qua các chương trình, kế hoạch, báo cáo, công văn: Báo cáo về tình hình giáo dục năm 1948 của Bộ Quôc gia Giáo dục [20, tr.38-53]; báo cáo tổng kết công tác năm 1949-1950 của Sở Trung tiểu học vụ LK IV [22, tr. 01-08]; Báo cáo tình hình giáo dục Khu Tây Bắc năm 1951 [24, tr 81-93]; phương hướng và chương trình công tác giáo dục của Bộ Giáo dục năm 1961 [26, tr.01-06]; chương trình công tác giáo dục năm 1963 của Bộ Giáo dục [27, tr 69-71].
Ví dụ: Trong nhiệm vụ và phương hướng phát triển ngành giáo dục 3 năm 1957-1960 của Bộ Giáo dục đã chỉ ra thành quả của nền giáo dục trong 3 năm
hòa bình như sau:
“Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ các ngành, các cấp để phục vụ cho những yêu cầu trước mắt của 3 năm khôi phục kinh tế và chuẩn bị cho công cuộc phát triển của những năm sau; Nâng cao trình độ văn hóa của nhân dân, trước hết là nhân dân lao động và những phần tử tích cực trong sản xuất và bộ máy nhà nước”. [25, tr.19]
Trong đó cũng đề ra nhiệm vụ của ngành giáo dục như sau:
“Củng cố và nâng cao chất lượng của sự nghiệp đào tạo và bồi dưỡng cán bộ...; Hoàn thành về căn bản thanh toán nạn mù chữ và đẩy mạnh bổ túc văn hóa cho nhân dân; Tăng cường giáo dục ở miền núi”[25, tr. 26].
Ngoài ra cũng thể hiện rõ 3 phương châm công tác:
“Mọi chủ trương công tác cũng như nội dung giảng dạy phải phục vụ sản xuất và đấu tranh chính trị nhằm làm cho nhà trường gắn liền với thực tế đấu tranh cách mạng, thực tế phát triển sản xuất và cải tạo xã hội chủ nghĩa của kế hoạch nhà nước...Phải tăng cường học tập kinh nghiệm cách mạng văn hóa của Liên Xô và Trung Quốc kết hợp chặt chẽ với thực tế Việt Nam để giải quyết một cách sáng tạo và đúng đắn các vấn đề chủ trương công tác, cũng như về tổ chức và kế hoạch thực hiện”[25, tr.31].
Thông tin về các Hội nghị giáo dục toàn quốc, Hội nghị giáo dục của các tỉnh: được phản ánh thông qua các biên bản, hồ sơ của các hội nghị về tình hình giáo dục trong cả nước và báo cáo qua các Hội nghị. Báo cáo những thành tích và kinh nghiệm về công tác xây dựng trường học nội trú, xây dựng trường phổ thông cấp I hoàn chỉnh ở vùng cao (Tại Hội nghị Giáo dục miền núi tháng 9/1973) [29, tr.104-113].
Ví dụ: Thông qua hồ sơ về Hội nghị Giáo dục năm 1949 của Bộ Quốc gia Giáo dục được tổ chức ngày 31/8/1949 tại Việt Bắc [21, tr.58-81], độc giả có thể thấy được thực trạng và kế hoạch phát triển giáo dục Trung học năm 1949:
- Các trường tư thục trung học xin mở bừa bãi, phát triển mạnh lấn át cả trường công, lôi cuốn cả một số giáo sư trường công làm cho nền Trung học ở các trường công càng khủng hoảng.
khác sẽ giúp đỡ các phương tiện và cán bộ sẵn có cho giáo dục; phát triển sư phạm đại học; tăng lương bổng cho giáo sư.
Hồ sơ cũng đã đề cập đến phát triển giáo dục miền núi:
- Tăng lương giáo viên miền núi; có quỹ riêng để cấp thuốc cho cán bộ giáo dục miền núi; khuyến khích đồng bào miền núi đi học mở nhiều trường đào tạo cán bộ.
Tóm lại, thông tin tổng hợp trong phông Bộ Giáo dục đề cập đến các chương trình, kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về phát triển giáo dục trong từng cấp học, từng lĩnh vực, từng vùng… Đây là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị giúp độc giả nghiên cứu một cách chi tiết hơn.
* Thông tin tài liệu về tổ chức cán bộ - lao động tiền lương
Thông tin về tổ chức cán bộ - lao động tiền lương là một nguồn thông tin quan trọng trong phông. Tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ vận hành bộ máy sẽ quyết định đến chất lượng, hiệu quả công tác của một cơ quan. Đồng thời chế độ tiền lương phản ánh sự quan tâm chỉ đạo của bộ máy trong hoạt động quản lý, điều hành. Hiện tại, khối tài liệu về tổ chức cán bộ - lao động tiền lương trong phông Bộ Giáo dục gồm khoảng 787 hồ sơ.
Thông tin về tổ chức: Nhóm thông tin này cung cấp các thông tin về tổ chức bộ máy của Bộ Giáo dục và các cơ quan trực thuộc, được phản ánh qua các văn bản như Sắc lệnh, Nghị định, Chỉ thị. Nhóm thông tin về tổ chức bao gồm những vấn đề liên quan đến việc thành lập, đổi tên và quy định các nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bộ, các Nha như: Thông tư số 08-TT/P3 ngày 25 tháng 01 năm 1946 của Bộ Quốc gia Giáo dục về việc cho phép mở thêm trường tư thục [32, tr.53]; Nghị định số 555-NĐ ngày 24 tháng 11 năm 1950 của Bộ Quốc gia Giáo dục về việc đổi tên Trường Cao đẳng sư phạm là Trường Sư phạm trung cấp Trung ương [32, tr.58].
Ví dụ: Nghị định số 294/NĐ ngày 19/10/1951 của Bộ Giáo dục tại Điều 2 đã quy định tạm thời lại Bộ Giáo dục như sau: “Bộ Giáo dục gồm có: Văn