7. Bố cục của luận văn
2.3.4. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục
Tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục đã được đưa ra tổ chức khai thác, sử dụng dưới các hình thức sau: ngoài việc tổ chức phục vụ độc giả tại phòng đọc đã được chọn lọc giới thiệu thông qua 01 cuộc triển lãm : “Hợp tác Việt Nam – Liên Bang Nga trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo” (tháng 01/2009); 01 cuộc trưng bày chuyên đề “Cách mạng tháng Tám – xây dựng và củng cố chính quyền”
(tháng 8/2006); 02 cuốn sách: “Hà Nội sự kiện sự việc” (tháng 01/2008); “Thăng Long - Hà Nội, thời đại Hồ Chí Minh” (tháng 12/2013), và bài viết: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với phong trào bình dân học vụ” (2010);.…Ngoài ra, trong quá trình đọc tài liệu phông Bộ Giáo dục, chúng tôi còn được biết một số tài liệu phông còn được sử dụng để phục vụ nhu cầu trưng bày, triển lãm tài liệu theo yêu cầu của một số cơ quan, tổ chức.
Phông Bộ Giáo dục với nhiều tài liệu quý hiếm, nội dung phong phú, đa dạng, cho đến nay, TTLTQGIII đã cung cấp tài liệu cho một số lượng lớn độc giả. Có thể thấy các đề tài nghiên cứu khóa luận, các bài tập lớn, luận văn và luận án có sử dụng tài liệu phông Bộ Giáo dục là tương đối nhiều. Hoặc những cuốn sách viết về Học sinh miền Nam như “Học sinh miền Nam tư liệu và kỷ niệm”, cuốn “Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 50 năm thành lập, 42 năm xây dựng và phát triển tại Xuân Hòa” là những minh chứng cụ thể (xin xem phần Phụ lục 3). Những cuốn sách này với hình thức trình bày đẹp, nội dung chi tiết, biên soạn công phu đến nay đã được phát hành rộng rãi. Bên cạnh sự nỗ lực, cố gắng của của những người nghiên cứu, những cuốn sách này được biên soạn thành công còn thể hiện sự đóng góp không nhỏ của TTLTQGIII trong việc phục vụ và hỗ trợ khai thác cho độc giả. Do vậy, xét dưới góc độ là cơ quan cung cấp tài liệu cho độc giả nghiên cứu thi hình thức, quy mô và nội dung của của những công trình đó là bằng chứng thuyết phục nhất cho hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLTQGIII.
Về thời điểm hoàn thành công trình nghiên cứu: Các cuốn sách thường được hoàn thành đúng vào thời điểm kỷ niệm thành lập hoặc nhân một sự kiện
trọng đại nào đó của đơn vị. Các đề tài nghiên cứu luận văn, luận án hoàn thành đúng tiến độ được giao.
Về hình thức công bố kết quả công trình nghiên cứu lịch sử: cuốn sách “Học sinh miền Nam tư liệu và kỷ niệm” được công bố dưới dạng các ấn phẩm lưu hành rộng rãi. Cuốn sách “Học sinh miền Nam tư liệu và kỷ niệm” dày hơn 800 trang với một số hình ảnh minh hoạ về các văn bản đánh dấu những mốc lịch sử quan trọng trong quá trình hoạt động của các trường Học sinh miền Nam.
Về loại tài liệu lưu trữ đã sử dụng để phục vụ các công trình nghiên cứu:
tài liệu được sử dụng để biên soạn các cuốn sách cũng như các đề tài luận văn, luận án chủ yếu là các báo cáo tổng kết năm hoặc báo cáo theo mặt hoạt động; các nghị định, quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, các bảng biểu thống kê... Ví dụ như: Báo cáo tổng kết công tác giáo dục phổ thông năm 1956 của Bộ Giáo dục; thống kê chất lượng giáo viên, học sinh cấp I, II, III năm học 1967- 1968…
Tiểu kết chương 2
Qua những nội dung tác giả đã trình bày trong chương 2, có thể thấy rằng Bộ Giáo dục là một Bộ rất quan trọng trong hệ thống bộ máy của đất nước. Toàn bộ khối tài liệu trong phông Bộ Giáo dục là nguồn tài liệu quý giá, có giá trị về nhiều mặt đặc biệt là công tác giáo dục, phục vụ rất nhiều cho sự phát triển của xã hội. Từ những nội dụng thông tin đã được tác giả trình bày và phân tích đã làm nổi bật lên giá trị tài liệu lưu trữ phông Bộ giáo dục. Đồng thời, khảo sát công tác tổ chức khoa học tài liệu cũng như tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục để đưa ra những nhận định đúng đắn đối với giá trị tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. Để làm được điều này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần phải đưa ra các giải pháp tối ưu để phát huy hơn nữa những giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục nói riêng và khối tài liệu lớn đang được bảo quản tại Trung tâm nói chung. Làm gì để phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục cũng như giá trị của tài liệu trong phông là mục tiêu tác giả hướng tới ở chương 3.
Chương 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ
GIÁO DỤC. 3.1. Một số nhận xét
3.1.1. Ưu điểm
Về tổ chức khoa học tài liệu
Trong Phông Bộ Giáo dục hiện đang bảo quản những tài liệu quý hiếm, đánh dấu những sự kiện quan trọng của Bộ Giáo dục cũng như các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục như: Trường học sinh miền Nam tại Vĩnh Phúc, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2... Thông tin tài liệu trong phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII còn lưu trữ những tài liệu chứng minh sự ra đời của một số những đơn vị thuộc Bộ với những loại tài liệu như nghị định, quyết định... Trong phông còn lưu trữ những tài liệu là các bản viết tay có bút tích của những cán bộ lãnh đạo cao cấp. Đó là những thông tin hết sức quý giá bởi nó thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với một ngành hoạt động của đất nước.
Tài liệu trong phông Bộ Giáo dục đã được lập thành hồ sơ, không có tài liệu nào trong tình trạng rời lẻ. Đây là một ưu điểm lớn giúp cho các độc giả nghiên cứu thuận lợi, dễ dàng hơn trong việc tiếp cận tài liệu.
Cũng như những loại tài liệu khác hiện đang bảo quản tại Trung tâm, một số tài liệu trong phông Bộ Giáo dục đã được chọn lọc và đem ra tu bổ (bồi nền tài liệu) và được bảo quản trong điều kiện tốt nhất. Chính vì vậy, các tài liệu này có thể kéo dài tuổi thọ nhằm phục vụ lâu dài cho các hoạt động nghiên cứu của độc giả trong tương lai.
Hiện tại, tài liệu phông Bộ Giáo dục cũng như tất cả các phông lưu trữ tại Trung tâm đều được trang bị công cụ tra cứu thiết yếu nhất là mục lục hồ sơ. Cơ sở dữ liệu về phông Bộ Giáo dục đã được cập nhật thông tin, giúp độc giả tra cứu nhanh chóng và thuận tiện các chủ đề cần nghiên cứu thông qua phần mềm ứng dụng. Ngoài ra, sách hướng dẫn các phông lưu trữ đang bảo quản tại TTLTQGIII cũng là một công cụ quan trọng cho việc tra tìm tài liệu liên quan.
Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
sao tài liệu lưu trữ, độc giả có thể tiếp cận nguồn tài liệu quý trong phông Bộ Giáo dục cũng như tài liệu trong các phông lưu trữ khác dễ dàng và thuận tiện hơn. Hiệu quả cụ thể từ mỗi hình thức như sau:
- Hình thức phòng đọc: Thủ tục về mặt giấy tờ không quá phức tạp nên những người nghiên cứu có thể dễ dàng được cho phép vào phòng đọc được trang bị những thiết bị cơ bản nhất. Với số lượng tối đa 10 hồ sơ cho mỗi lần đọc, độc giả có thể tiếp cận nhiều thông tin tài liệu từ nhiều văn bản khác nhau trong hồ sơ. Ngoài ra, những người nghiên cứu còn có thể được hướng dẫn sử dụng những tài liệu trong các phông lưu trữ khác có nội dung thông tin liên quan nhằm tìm được những thông tin cần thiết.
- Hình thức sao chụp tài liệu: nhìn chung, các bản sao tài liệu phông Bộ Giáo dục nói riêng và tài liệu các phông lưu trữ khác nói chung tại TTLTQGIII có hình thức tương đối rõ ràng, được đóng dấu sao đầy đủ. Các nhà nghiên cứu có thể sao chụp với số lượng hồ sơ không hạn chế mà chỉ hạn chế sao chụp toàn bộ một hồ sơ. Với những bản sao rõ nét, các nhà nghiên cứu có thể sử dụng để minh họa cho công trình nghiên cứu của mình; đồng thời, với việc sao chụp tài liệu, các nhà nghiên cứu có thể chủ động hơn trong việc nghiên cứu nội dung của tài liệu đó.
Với tất cả những thông tin nêu trên, đây chính là ưu điểm nổi bật trong hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. Điều này có ý nghĩa là thông tin tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục đã được các cơ quan, tổ chức và cá nhân chú trọng nghiên cứu và khai thác - nguồn tư liệu lịch sử có độ chân chực và chính xác cao.
Một thuận lợi nữa trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLTQGIII là quy định về thủ tục giấy tờ đã được đơn giản hóa. Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu và làm các yêu cầu đọc, sao chụp đều được tiến hành trên phần mềm máy tính (SAVIS) đã giúp cho các nhà nghiên cứu không mất thời gian viết tay phiếu yêu cầu và thời gian xét duyệt phiếu yêu cầu cũng được nhanh chóng hơn do không phải đi lại trình phiếu.
3.1.2. Hạn chế
Công cụ tra cứu chủ yếu đối với phông lưu trữ Bộ Giáo dục là mục lục hồ sơ, tuy nhiên chưa có phần chú thích rõ ràng hồ sơ nào được khai thác, sử dụng rộng rãi, hồ sơ nào có tài liệu chỉ các mức độ mật nhiều hay ít, hồ sơ nào hạn chế sử dụng khiến cho các nhà nghiên cứu mất nhiều thời gian tra cứu tài liệu mà có thể không được đáp ứng.
Chất lượng hồ sơ chưa tốt cũng là một khó khăn với độc giả và các nhà nghiên cứu hiện nay. Các hồ sơ chưa được lập theo đặc trưng vấn đề mà vẫn lập theo tập công văn lưu hoặc tập tài liệu bảo quản lâu dài khiến cho các nhà nghiên cứu không thể biết được nội dung thông tin trong những hồ sơ này là gì để có kế hoạch sử dụng thích hợp và hiệu quả. Tiêu đề một số hồ sơ chưa chuẩn xác gây ra sự khó hiểu cho người sử dụng, khiến việc tiếp cận nội dung thông tin trong hồ sơ đó có thể bị bỏ sót.
Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Tài liệu phông Bộ Giáo dục tuy đã có cơ sở dữ liệu tuy nhiên chưa được tiến hành số hóa tài liệu. Đây là một bất tiện không nhỏ khi độc giả tiến hành các thủ tục khai thác trên phần mềm, bởi độc giả vẫn phải làm các yêu cầu khai thác và chờ đợi để cán bộ phục vụ kiểm đếm số tờ mới được tiếp cận tài liệu.
Phần lớn tài liệu hiện có trong các phông Bộ Giáo dục đều đã có thời gian hình thành từ cách đây khá lâu nên đã xuống cấp nhiều. Do phần lớn tài liệu được đánh máy bằng chữ không dấu, ngoài ra cũng có những tài liệu nên các nhà nghiên cứu gặp nhiều khó khăn trong việc tiếp cận thông tin chính xác. Một số tài liệu thiếu các yếu tố thông tin quan trọng như chữ ký, con dấu, tác giả ban hành văn bản... nên các nhà nghiên cứu lịch sử phải mất nhiều thời gian và công sức trong việc xác định tính chân thực của sử liệu.
Qua khảo sát thực tế tại TTLTQGII, chúng tôi thấy, gần như chưa có một bài viết, công trình khoa học hoặc xuất bản phẩm nào giới thiệu và nghiên cứu chuyên sâu về tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. Như đã trình bày trong chương 2 thì giá trị tiềm năng của tài liệu này được khai thác và phát huy còn khá hạn chế. Trong các công trình nghiên cứu, bài viết đã nêu, các tác giả hầu hết chỉ giới thiệu khái quát, sơ lược hoặc chọn lọc những tài liệu có nội dung liên quan để công bố chứ chưa đi sâu vào nội dung cụ thể của từng tài liệu.
Thủ tục khai thác tài liệu phải thao tác hoàn toàn trên phần mềm, do đó độc giả phải sử dụng máy tính thành thạo mới có thể tiến hành khai thác được. Tuy nhiên, đối với những đối tượng độc giả không biết sử dụng công nghệ thông tin sẽ mất nhiều thời gian để sử dụng và cần nhiều sự hỗ trợ của cán bộ phục vụ.
Với chế độ thu phí và mức phí như hiện nay, độc giả phải chi một khoản kinh phí không nhỏ để tiếp cận tài liệu lưu trữ phục vụ cho nội dung nghiên cứu. Mức phí khi nghiên cứu tài liệu hành chính là 6.000đ/1 đơn vị bảo quản và sao chụp tài liệu là 3.000đ/1 trang A4, scan in màu tài liệu là 15.000đ/1 trang A4. Trong quá trình nghiên cứu, độc giả sẽ cần rất nhiều thông tin tài liệu để phục vụ nghiên cứu các chủ đề được giao. Do đó đây là một khó khăn của độc giả khi không được áp dụng một mức phí ưu đãi.
Trên đây là một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII, nó ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng và tiến độ thực hiện các công trình nghiên cứu của độc giả. Do đó, tăng cường hơn nữa sự thuận tiện và giảm bớt khó khăn, phiền hà là nguyện vọng của những nhà nghiên cứu đã khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng khối tài liệu phông Bộ Giáo dục nói riêng và tài liệu của các phông lưu trữ nói chung tại Trung tâm được chúng tôi xếp vào hai nhóm chính là nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
* Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, khối tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục hình thành từ những năm 1945 và chiếm số lượng nhiều nhất là tài liệu hình thành trong giai đoạn 1950-1970. Đây là những năm tháng khó khăn của đất nước, trải qua hai cuộc chiến tranh gian khổ, điều kiện vật chất vô cùng thiếu thốn. Điều này giải thích cho tình trạng vật lý tài liệu không đảm bảo, nhiều tài liệu bị cũ, rách, mờ, mất chữ, rời lẻ nên rất khó để lập hồ sơ, dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình lập hồ sơ, phần nào gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Hầu hết các tài liệu cũ, ngay từ khi TTLTQGIII nhận về không hoàn toàn đầy đủ thành phần tài liệu do hoàn cảnh chiến tranh, nhiều hồ sơ chỉ được lập dựa trên bản lưu giữ
lại được nên không hoàn chỉnh về mặt nội dung hoặc không đồng đều về giá trị của các tài liệu bên trong hồ sơ.
Thứ hai, vấn đề giải mật tài liệu lưu trữ hiện nay đang là khó khăn đối với TTLTQGIII do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, trực tiếp là Bộ Công an và Bộ Nội vụ vẫn chưa có sự thống nhất trong việc thẩm định và quyết định giải mật tài liệu đã đến hạn giải mật. Điều này thực sự đang là bất cập lớn đối với Trung tâm trong việc quyết định cho phép khai thác sử dụng tài liệu mật nói chung và tài liệu mật của phông Bộ Giáo dục nói riêng.
* Nguyên nhân chủ quan
Do trình độ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức khoa học tài liệu (chủ yếu là lập hồ sơ) của phông Bộ Giáo dục còn nhiều hạn chế. Đây là phông đã được cán bộ TTLTQGIII chỉnh lý nâng cấp, tuy nhiên khi tiếp xúc với tài liệu chúng tôi vẫn gặp một số sai sót trong việc lập hồ sơ tài liệu như: nhiều hồ sơ còn có những tài liệu trùng thừa, tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng nội dung hồ sơ, văn bản trong hồ sơ sắp xếp còn lộn xộn…
Tài liệu phông Bộ Giáo dục chưa được tiến hành số hóa do đó khi độc giả