7. Bố cục của luận văn
3.2.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo liên quan đến
đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Thứ nhất, Cục VTLTNN cần ban hành các văn bản quy định và bổ sung thêm hình thức khai thác sử dụng như: phục vụ khai thác sử dụng tài liệu từ xa, cung cấp tài liệu và thông tin tài liệu theo hợp đồng, qua trực tuyến và sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng. Bởi, theo thống kê hiện nay, độc giả đến TTLTQGIII khai thác tài liệu chủ yếu là các nhà nghiên cứu, nhà khoa học,
nghiên cứu sinh, sinh viên trong và ngoài nước vì nhiều lý do khác nhau mà độc giả không thể trực tiếp đến Trung tâm để nghiên cứu tài liệu được. Do đó, việc tiến hành các hình thức khai thác như trên được quy định cụ thể bằng các văn bản pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả cũng như cho cơ quan quản lý tài liệu có sự đồng nhất trong quá trình thực hiện, Cục VTLTNN cần sớm ban hành văn bản quy định về các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ này.
- Thứ hai, việc quy định các tiêu chí cụ thể để xác định loại tài liệu được khai thác, sử dụng rộng rãi và loại tài liệu hạn chế khai thác sử dụng cũng đang là vấn đề cần Cục VTLTNN nghiên cứu, xem xét. Mức độ tiếp cận của tài liệu cần được ghi chú rõ ràng ngay trong mục lục hồ sơ (Tài liệu trong danh mục hạn chế sử dụng và tài liệu chỉ các mức độ “Mật”). Hiện nay, các phông lưu trữ đang được bảo quản tại TTLTQGIII nói chung và phông Bộ Giáo dục nói riêng còn tồn tại việc không chú thích rõ ràng về mức độ tiếp cận của từng hồ sơ. Nhiều trường hợp độc giả mất thời gian và công sức để tạo phiếu yêu cầu nhưng sau đó lại không được đáp ứng do hồ sơ đó bị hạn chế sử dụng hoặc các tài liệu trong hồ sơ đó chỉ các mức độ “mật”. Ngoài ra, do không chú thích rõ ràng về mức độ tiếp cận của hồ sơ nên khi xét duyệt, cán bộ phục vụ phải rà soát từng hồ sơ trong phiếu yêu cầu một cách thủ công bằng cách đối chiếu với danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
- Thứ ba, cần nghiên cứu sửa đổi, giảm bớt thủ tục hành chính quy định tại Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định các công cụ quản lý, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc. Đồng thời, đổi mới cơ chế thủ tục khai thác sử dụng tài liệu theo hướng đơn giản, nhanh gọn đối với các mẫu phiếu cũng như hệ thống sổ sách cụ thể như sau:
Mẫu phiếu yêu cầu cấp bản sao và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu: Từ các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về sử dụng tài liệu lưu trữ, Cục VTLTNN cần chuẩn hóa biểu mẫu phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu và phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu. Hiện nay, hai loại phiếu yêu cầu này đang tách thành hai phiếu khác nhau, tuy nhiên khi độc giả có nhu cầu sao chụp đồng thời muốn chứng thực văn bản đó lại mất thời gian tạo thông tin lặp lại như trong phiếu yêu cầu sao chụp. Điều này đã làm mất nhiều thời gian và công sức của độc giả cũng
như của cán bộ phục vụ. Hai loại phiếu yêu cầu trên cần được gộp lại thành một phiếu yêu cầu “Phiếu yêu cầu sao chụp và chứng thực tài liệu”.
Hệ thống sổ sách thống kê: Hiện nay TTLTQGIII đã và đang đưa phần mềm quản lý độc giả và tài liệu lưu trữ đi vào hoạt động tuy nhiên trong quá trình thực hiện thử nghiệm phần mềm vẫn còn phải khắc phục và hoàn thiện dần những bất cập so với sử dụng quy trình cũ do đó vẫn chưa thể tách rời với hệ thống sổ sách. Phần mềm quản lý độc giả và tài liệu lưu trữ cũng được xây dựng dựa trên hệ thống sổ sách đã ban hành theo quy định, do đó vẫn tồn tại tình trạng nhiều loại sổ sách chồng chéo. Để thống kê hoạt động khai thác, sử dụng Cục VTLTNN cần quy định một mẫu sổ thống nhất như mẫu phiếu yêu cầu sao và yêu cầu chứng thực tài liệu là nên gộp sổ đăng ký sao tài liệu và sổ đăng ký chứng thực tài liệu vào thành một sổ vừa tiện theo dõi thống kê vừa tránh lãng phí (xin xem phần Phụ lục 4).
Thứ tư, Cục VTLTNN cần xem xét lại quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử: “Cơ quan Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết” là không cần thiết vì Lưu trữ lịch sử đã có bản gốc tài liệu. Việc lưu trữ thêm bản chứng thực sẽ làm tốn kém văn phòng phẩm, diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản.