7. Bố cục của luận văn
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng khối tài liệu phông Bộ Giáo dục nói riêng và tài liệu của các phông lưu trữ nói chung tại Trung tâm được chúng tôi xếp vào hai nhóm chính là nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
* Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, khối tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục hình thành từ những năm 1945 và chiếm số lượng nhiều nhất là tài liệu hình thành trong giai đoạn 1950-1970. Đây là những năm tháng khó khăn của đất nước, trải qua hai cuộc chiến tranh gian khổ, điều kiện vật chất vô cùng thiếu thốn. Điều này giải thích cho tình trạng vật lý tài liệu không đảm bảo, nhiều tài liệu bị cũ, rách, mờ, mất chữ, rời lẻ nên rất khó để lập hồ sơ, dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình lập hồ sơ, phần nào gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Hầu hết các tài liệu cũ, ngay từ khi TTLTQGIII nhận về không hoàn toàn đầy đủ thành phần tài liệu do hoàn cảnh chiến tranh, nhiều hồ sơ chỉ được lập dựa trên bản lưu giữ
lại được nên không hoàn chỉnh về mặt nội dung hoặc không đồng đều về giá trị của các tài liệu bên trong hồ sơ.
Thứ hai, vấn đề giải mật tài liệu lưu trữ hiện nay đang là khó khăn đối với TTLTQGIII do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, trực tiếp là Bộ Công an và Bộ Nội vụ vẫn chưa có sự thống nhất trong việc thẩm định và quyết định giải mật tài liệu đã đến hạn giải mật. Điều này thực sự đang là bất cập lớn đối với Trung tâm trong việc quyết định cho phép khai thác sử dụng tài liệu mật nói chung và tài liệu mật của phông Bộ Giáo dục nói riêng.
* Nguyên nhân chủ quan
Do trình độ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức khoa học tài liệu (chủ yếu là lập hồ sơ) của phông Bộ Giáo dục còn nhiều hạn chế. Đây là phông đã được cán bộ TTLTQGIII chỉnh lý nâng cấp, tuy nhiên khi tiếp xúc với tài liệu chúng tôi vẫn gặp một số sai sót trong việc lập hồ sơ tài liệu như: nhiều hồ sơ còn có những tài liệu trùng thừa, tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng nội dung hồ sơ, văn bản trong hồ sơ sắp xếp còn lộn xộn…
Tài liệu phông Bộ Giáo dục chưa được tiến hành số hóa do đó khi độc giả có yêu cầu đọc vẫn phải xuất kho lấy tài liệu giấy và phải kiểm đếm từng tờ tài liệu sau đó độc giả mới được tiếp cận, do đó tài liệu đến với độc giả khá lâu.
Cuối cùng, bản thân độc giả là người trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu hầu như rất ít khi có ý kiến phản hồi lại với TTLTQGIII về những khó khăn, bất cập khi khai thác, sử dụng những hồ sơ tài liệu trong phông Bộ Giáo dục không đạt yêu cầu, nên TTLTQGIII cũng chưa thấy rõ được sự cần thiết phải tổ chức khoa học lại và phải quảng bá, giới thiệu rộng rãi hơn nữa những thông tin tài liệu trong phông Bộ Giáo dục.