7. Bố cục của luận văn
3.3.1.2. Đa dạng hóa, hiện đại hóa các hình thức khai thác, sử dụng và công
công bố tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục
Hiện nay, những độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu các thông tin về giáo dục nói chung và phông Bộ Giáo dục nói riêng chỉ có thể tiếp cận với thông tin tài liệu lưu trữ với một cách duy nhất là đến phòng đọc của TTLTQGIII để tra cứu và đọc tài liệu. Với sự hạn hẹp về thời gian nghiên cứu, biên soạn; bất tiện về không gian, những độc giả có nhu cầu khai thác thông tin lưu trữ một cách nhanh chóng hơn với những phương tiện thông tin hiện đại như qua email hoặc qua mạng internet… TTLTQGIII cần thể hiện sự chủ động và linh hoạt của mình thông qua việc chủ động thông báo, giới thiệu về nguồn tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục cũng như thông tin các phông lưu trữ khác có nội dung liên quan hiện đang bảo quản tại Trung tâm qua nhiều phương tiện khác nhau như công văn, báo, tạp chí, mạng internet… Hoạt động thông báo, giới thiệu này cần được thực hiện vào thời điểm đầu năm và được gửi tới các Trường Đại học, các Viện nghiên cứu để độc giả lên kế hoạch chủ động đến khai thác.
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, Phông Bộ Giáo dục là một trong những phông lưu trữ từ thời kháng chiến chống Pháp được coi là quý, hiếm. Chính vì vậy, tài liệu phông đã được TTLTQGIII và một số cá nhân khai thác, sử dụng để công bố giới thiệu dưới dạng sách giới thiệu tài liệu, dưới dạng bài viết công bố, giới thiệu tài liệu; các cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu…Tuy nhiên, đây vẫn
được coi là những hình thức khai thác, sử dụng thông tin tài liệu truyền thống. Hiện nay, nguồn tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại TTLTQGIII là một nguồn thông tin hết sức dồi dào, phong phú, có độ tin cậy cao. Trong những năm gần đây, một số nước trên thế giới đã rất chú trọng tới việc marketing tài liệu lưu trữ như Trung Quốc, Singapore, Pháp, Mỹ... Học tập kinh nghiệm của những nước này trong việc quảng bá rộng rãi lợi ích của việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, TTLTQGIII có thể tích cực, chủ động phối hợp với các trường học để tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các buổi chiếu phim lưu trữ, các buổi thăm quan, triển lãm lưu động tại các trường học, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về tài liệu lưu trữ, khuyến khích giáo viên dạy lịch sử cho học sinh thông qua các tài liệu lưu trữ và hướng dẫn học sinh việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc học, tìm hiểu các vấn đề lịch sử.
Như đã thống kê và tổng hợp ở Chương 2, số lượt độc giả nghiên cứu tài liệu để phục vụ viết sách, làm luận văn, luận án chiếm khá nhiều. Do đó, Trung tâm cần xây dựng kế hoạch marketing tài liệu phông Bộ Giáo dục cũng như tài liệu lưu trữ liên quan đến vấn đề giáo dục nhằm vào những đối tượng độc giả trên. Cụ thể, tuyên truyền về quy mô, số lượng và thông tin tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục của Trung tâm qua các phương tiện truyền thông đại chúng; tiếp cận các đối tượng độc giả là những sinh viên, nghiên cứu sinh và các cán bộ tại các viện nghiên cứu…hoặc phối hợp với các bảo tàng, thư viện, các tòa soạn, báo giấy và báo điện tử, để thực hiện các chương trình quảng bá tài liệu lưu trữ về những thông tin tài liệu liên quan đến học sinh miền Nam; GDPT; công tác bổ túc văn hóa (1949-1979), tình hình hợp tác quốc tế về vấn đề văn hóa giáo dục giữa Việt Nam và các nước (1954-1975)...Hàng năm, TTLTQGIII cần gửi những nội dung thông tin tài liệu có trong phông để thông báo tới các cơ quan quản lý giáo dục tại các địa phương…
TTLTQGIII đang tiến hành xây dựng một trang web độc lập và tăng cường giới thiệu tài liệu lưu trữ thông qua trang website riêng của mình. Nội dung trang website giới thiệu những vấn đề chung nhất như khối lượng, nội dung, thành phần tài liệu, danh mục tài liệu lưu trữ được phép khai thác sử dụng,
thời gian phục vụ, hình thức phục vụ độc giả, thủ tục khai thác... Với trang web này, người truy cập hoàn toàn được miễn phí. Chắc chắn với hình thức mới mẻ và hiện đại này, những độc giả có nhu cầu nghiên cứu về đề tài giáo dục và phông Bộ Giáo dục sẽ được tiếp cận nhanh chóng nhất với những tài liệu mình cần vào bất cứ lúc nào và ở bất cứ nơi đâu.
Tăng cường đầu tư nâng cao trình độ của cán bộ làm công tác công bố tài liệu lưu trữ. Qua tìm hiểu chúng tôi được biết, hiện TTLTQGIII đã có một phòng làm công tác công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn có một số cán bộ có chuyên môn tại các phòng khác cũng tham gia vào công tác này. Đối tượng độc giả này chiếm số lượng chủ yếu và không cần phải sử dụng đến đội ngũ chuyên gia để phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu. Bên cạnh đó, có những độc giả vì không có thời gian đến Trung tâm khai thác, sử dụng tài liệu nhưng vẫn có nhu cầu được cung cấp các thông tin tài liệu lưu trữ theo từng chuyên đề độc giả quan tâm. Để đáp ứng yêu cầu của đối tượng độc giả này, Trung tâm buộc phải có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên sâu về lưu trữ, am hiểu tài liệu và có khả năng phân tích, tổng hợp để có thể cung cấp được các thông tin tài liệu đúng như yêu cầu của độc giả. Mặt khác, đội ngũ này có thể chủ động trong việc nắm bắt nhu cầu của độc giả, có thể chọn lọc, tập hợp tài liệu theo từng chủ đề để giới thiệu, định hướng cho độc giả khi đến khai thác, sử dụng tài liệu.