9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.5. Nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ tại Trung tâm
Tháp nhu cầu của A. Maslow đã chỉ ra những nhu cầu cơ bản của con người trong cuộc sống, trong đó nhu cầu giao tiếp nằm ở tầng trung bình của tháp nhu cầu. Để giao tiếp với những người xung quanh, chúng ta có rất nhiều cách và bằng nhiều phương tiện khác nhau. Văn bản là một trong những phương tiện chủ yếu, quan trọng phục vụ cho nhu c ầu này. Khi xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng cao thì hình thức văn bản ngày càng đa dạng và phong phú. Việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được chú trọng và quan tâm.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên mọi mặt, mọi ho ạt động của đời sống xã hội như chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, nghiên c ứu khoa học,… trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản.
Mục đích cuối cùng c ủa công tác lưu trữ là phục vụ nhu c ầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện tốt các công việc của cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Công tác lưu trữ được thực hiện tốt chính là việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ: thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ; xây dựng công cụ tra tìm tài liệu;
bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu. Khi các công tác này được thực hiện cẩn thận, nghiêm chỉnh và đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật thì các tài liệu quan trọng hình thành trong quá trình giải quyết công việc sẽ được lưu giữ, bảo quản cẩn thận và qua đó phục vụ tốt nhất cho việc khai thác và sử dụng nguồn thông tin có trong tài liệu.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, việc tìm hiểu, thu thập thông tin phục vụ cho công tác soạn thảo là một trong những khâu hết sức quan trọng. Nguồn thông tin chứa đựng trọng các văn bản đã được cơ quan c ấp trên, nhà nước ban hành là nguồn chủ yếu được khai thác để phục vụ công tác này. Công tác lưu trữ được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo quản các tài liệu cũng như nội dung thông tin trong tài liệu một cách tốt nhất, đây là nguồn thông tin có tính pháp lý cao, đảm bảo độ tin cậy, chính xác và có thể cung cấp kịp thời, nhanh chóng do thông tin chứa đựng trong tài liệu đã được qua xử lý và phê duyệt bởi người có thẩm quyền nhằm giúp cho quá trình soạn thảo được rút ngắn, tiết kiệm về thời gian mà vẫn đảm bảo được chất lượng của văn bản khi ban hành.
Không những thế, việc lưu trữ tốt các tài liệu còn giúp cơ quan có cái nhìn tổng quan, bao quát về sự phát triển của cơ quan trong quá trình ho ạt động nói chung và trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng. Căn cứ vào những văn bản đã ban hành và được lưu giữ tại lưu trữ cơ quan, có thể tìm ra những điểm hợp lý, làm tốt để các viên chức khi soạn thảo tiếp tục phát huy và những điểm sai, không đúng theo quy định hiện hành để sửa chữa cho phù hợp. Từ đó từng bước nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm. Là một cơ quan về lưu trữ, công tác lưu trữ tại Trung tâm về cơ bản đã được thực hiện tốt, các nghiệp vụ được thực hiện theo quy định hiện hành tuy nhiên do điều kiện về diện tích, cơ sở vật chất, số lượng, chất lượng nhân sự còn hạn chế nên cần được quan tâm sâu sắc hơn nữa để công tác lưu trữ được thực hiện một cách tốt nhất.
Công tác lưu trữ và công tác văn thư là hai hoạt động đi liền với nhau trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ tạo nền tảng cho công tác lưu trữ được nhanh chóng hoàn thiện và thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp
phần hỗ trợ nâng cao hiệu quả công tác văn thư mà trong đó có công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Tiểu kết: Căn cứ theo thực trạng soạn thảo và ban hành VBHC tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được trình bày tại Chương 2, Chương 3 đã chỉ ra những giải pháp cơ bản về trước mắt và lâu dài nhằm nâng cao hiệu quả công tác này tại Trung tâm như hoàn thiện thể chế liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, các giải pháp đối với nhân sự trong Trung tâm, gi ải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị và công nghệ thông tin,… Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác này tại Trung tâm.
KẾT LUẬN
Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc hết sức quan trọng trong quá trình ho ạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào. Hoạt động này luôn được nhà nước quan tâm và chú trọng thể hiện qua việc ban hành các văn bản quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày hay thẩm quyền ban hành văn bản,… Và cũng được rất nhiều tác giả tập trung nghiên cứu ở các góc độ khác nhau của vấn đề như khái niệm, chức năng, vai trò, đặc điểm, phân loại,…
Trong những năm gần đây, nhờ sự chú trọng và quan tâm của các cơ quan đ ầu ngành cũng như của các cá nhân trong từng cơ quan, tổ chức nên công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã có những thay đổi tích cực như giảm thiểu các lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày hay thẩm quyền ban hành văn bản đa phần đã chính xác không có sự chồng chéo,… và ngày càng có nhiều cơ quan, tổ chức tiến hành mẫu hóa một số văn bản thông dụng do cơ quan ban hành để nhằm thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày và đảm bảo phù hợp với pháp luật quy định.
Chính những cố gắng đó đã giúp cho hoạt động của cơ quan được đảm bảo và ngày một tốt lên bởi soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiển chuẩn theo các quy định sẽ góp phần đảm bảo thông tin trong quan lý được truyền đạt chính xác, nhanh chóng, kịp thời và đúng pháp luật.
Với sự cố gắng của bản thân và nhận được sự tạo điều kiện của nhà trường và khoa Quản trị văn phòng, tôi có được cơ hội làm khóa luận tốt nghiệp, nhận thấy tầm quan trọng c ủa công tác soạn thảo và ban hành văn bản nên tôi quyết định lựa chọn đề tài “So ạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài cho khóa luận của mình. Trong khóa luận này, tôi đã tiến hành nghiên cứu, tổng hợp và trình bày lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành VBHC; bên cạnh đó, tôi tiến hành tìm hiểu thực trạng công tác này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cả về số lượng và chất lượng; từ đó tiến hành đánh giá ưu điểm và nhược điểm của công tác này tại Trung tâm. Trên góc độ quan sát và ý kiến của cá nhân, tôi mạnh dạn đưa ra các nhóm gi ải pháp trước mắt và lâu dài về cả con
người và cơ sở vật chất để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Hy vọng rằng với những giải pháp tôi đưa ra sẽ góp phần cải thiện, nâng cao công tác này đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác nói chung.
Quá trình thực hiện khóa luận bên c ạnh sự giúp đỡ tận tình c ủa các thầy cô khoa Quản trị văn phòng và Trung tâm Thông tin – Thư viện tôi vẫn gặp khá nhiều khó khăn bởi trình độ nghiên cứu còn hạn chế, thời gian nghiên cứu chưa được nhiều và đặc biệt việc tiếp cận các văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn ít nên khóa luận của tôi chưa thực sự được hoàn thiện. Rất mong sẽ nhận được những lời góp ý chân thành của các thầy (cô) và quý độc giả để khóa luận của tôi được tốt hơn. Qua đó sẽ trở thành nguồn tài liệu tham khảo quý báu cho các độc giả.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách, giáo trình
1. Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, NXB Lao động, Hà Nội.
2. Đoàn Văn Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
3. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và Quản trị Hành chính Văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội.
4. Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
5. Hồng Dân, Nguyễn Quang Ninh (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội.
6. Lương Văn Úc (2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và Quản trị kinh doanh, NXB Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
7. Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.
8. Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) (2010), Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính Nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
9. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh.
10. Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.
11. Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thống kê, Hà Nội.
12. Nguyễn Đăng Dung, Ngô Hoàng Anh, Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) (2014),
Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
13. Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
14. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị Văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
15. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
16. Nguyễn Quang Thi (2011), Nh ững điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
17. Nguyễn Thị Ngọc Anh, Đồ ng Thị Thanh Phương (2012), Quản trị văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
18. Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
19. Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
20. Nguyễn Văn Thông (2006), Kỹ thuật soạn thảo và các mẫu văn bản dùng cho khối hành chính sự nghiệp, các tổ chức Đảng và đoàn thể, NXB Thống kê, Hà Nội.
21. PGS.TS Triệu Văn Cường (Ch.b), Tr ần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình văn thư, NXB Lao động.
22. Triệu Văn Cường và cộng sự (2013), Văn bản quản lý nhà nước - Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội.
23. Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
24. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Tiếng việt thực hành,
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
25. Trường Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Văn hóa – Thông tin, Hà Nội.
26. TS. Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Tr ần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
27. Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị Hành chính Văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
28. Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội.
29. Vương Đình Quyền (2011) Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
Văn bản quy định
30. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.
31. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
32. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
33. Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
34. Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
35. Pháp lệnh Số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về bảo vệ bí mật Nhà nước.
36. Quyết định số 135/QĐ-VTLTNN ngày 17/6/2014 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.
37. Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
38. Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 04/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
39. Quyết định số 69/QĐ-TTLTIII ngày 21/3/2014 về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
40. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
41. Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
42. Văn bản Hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thư.
Khóa luận tốt nghiệp
43. Đinh Thị Kim Cúc (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
44. Lưu Thị Hà Giang (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Thực trạng và giải pháp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
45. Nguyễn Thị Hương (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
46. Nguyễn Thị Liên (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
47. Nguyễn Thị Linh (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ Fire wall, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
48. Nguyễn Thu Thảo Linh (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
49. Phạm Mai Phương (2015), Khóa luận tốt nghiệp: Đẩy mạnh công tác hành chính tại Bộ Công thương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,