9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.3. Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin
tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm
3.3.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
Hiện đại hóa văn phòng là một trong những yêu cầu cơ bản trong quá trình hoạt động của văn phòng. Nội dung hiện đại hóa văn phòng được các nhà nghiên cứu đề cập trên 3 khía cạnh chính: Con người làm văn phòng; trang thiết bị, phương tiện, kỹ thuật trong văn phòng và phương pháp thực hiện các nghiệp vụ.
Đổi mới về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là nội dung đơn giản nhất, dễ dàng thực hiện và có thể trực tiếp quan sát được trên thực tế. Hiện nay,việc trang bị
các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in, điện thoại, máy fax,... được tất cả các cơ quan, tổ chức thực hiện, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng không nằm ngoài các cơ quan này.
Máy tính điện tử được cung c ấp cho tất cả các phòng, đơn vị và cho từng cá nhân nhằm hỗ trợ tốt nhất cho quá trình thực hiện công việc.
Mỗi một phòng làm việc được trang bị một máy in dùng chung cho cả phòng. Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy hủy tài liệu được bố trí tại văn thư cơ quan, nơi thực hiện các hoạt động sao chép, in ấn tài liệu cho cơ quan.
Điện thoại bàn luôn được kết nối để phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin được thuận tiện.
Bên cạnh việc cung cấp đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc nói chung và công tác so ạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Trung tâm c ần chú trọng một số yếu tố sau nhằm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị khi cung c ấp đạt hiệu quả sử dụng cao nhất:
Thứ nhất, cần bố trí các trang thiết bị phù hợp để thuận tiện cho việc sử dụng của các cá nhân trong phòng, những trang thiết bị dùng chung c ần được để ở trung tâm, gần lối ra vào để tiện sử dụng.
Thứ hai, cơ sở vật chất cần được cung cấp đầy đủ, bố trí thích hợp để tận dụng tối đa diện tích phòng làm việc, có không gian chung để cả phòng sinh hoạt, họp khi cần.
Thứ ba, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cần đảm bảo yếu tố tiết kiệm nhưng không được quá cũ, quá hạn sử dụng để không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Thứ tư, thường xuyên kiểm tra, bảo trì, sửa chữa và thay mới một cách kịp thời để đảm bảo công việc không bị gián đoạn trong quá trình thực hiện.
Thứ năm, có kế hoạch và sự đ ầu tư kinh phí cho hoạt động bổ sung, thay thế, sửa chữa cơ sở vật chất cũng như các trang thiết bị dùng trong cơ quan.
Thứ sáu, kiểm tra việc sử dụng và bảo vệ tài sản chung của cơ quan, đồng thời có hình thức khen thưởng, kỷ luật thích hợp đối với từng cá nhân trong hoạt động bảo vệ, sử dụng tài sản chung.
3.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin
Trước sự phát triển không ngừng và vô cùng mạnh mẽ của thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là việc làm cấp bách và cần thiết để có thể thực hiện các công việc một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hiệu quả cao và không bị thụt lùi so với sự phát triển tiến bộ vượt bậc của xã hội. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nhu c ầu thiết thực, hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện các công việc của cơ quan, tổ chức.
Hiểu được điều này, Trung tâm đã chú trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các ho ạt động thực tế của cơ quan nhằm đ ạt hiệu quả cao nhất, trong đó có hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin không phải chỉ diễn ra trong một sớm một chiều mà nó kéo dài xuyên suốt sự hình thành, phát triển và giải thể của cơ quan. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác này nhằm phục vụ cho hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, Trung tâm cần:
Thứ nhất, c ần đảm bảo kết nối mạng của máy vi tính trong suốt quá trình làm việc của cơ quan để các cá nhân, đ ặc biệt là viên chức soạn thảo văn bản có thể trao đổi thông tin, tìm kiếm, thu thập và xử lý thông tin một cách nhanh nhất. Các thiết bị khác như máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại cũng cần được kết nối để không bị gián đoạn trong quá trình trao đổi, làm việc.
Thứ hai, thường xuyên cập nhật những phần mềm mới phục vụ cho ho ạt động soạn thảo và ban hành văn bản. Nâng c ấp hệ điều hành, phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản Microsoft Office để thuận tiện cho việc thực hiện. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi/đến trên môi trường mạng, lựa chọn phần mềm đơn giản nhưng có độ bảo mật cao để dễ dàng sử dụng.
Thứ ba, mẫu hóa các văn bản thường xuyên ban hành theo quy định hiện hành và cập nhật thường xuyên vào hệ thống máy tính của cơ quan để thống nhất trong việc soạn thảo, tạo sự đồng bộ, chuẩn hóa các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thứ tư, thực hiện ho ạt động lưu trữ không chỉ bằng phương pháp truyền thống là sổ sách mà tạo dần thói quen lưu trữ trên mạng nội bộ của Trung tâm, sau dần loại bỏ phương pháp lưu trữ truyền thố ng để tận dụng được điểm mạnh của công nghệ thông tin và tránh lãng phí, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm thiểu chi phí cho việc mua văn phòng phẩm phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ năm, cùng với việc chuyển giao các văn bản trên mạng nội bộ là áp dụng chữ ký điện tử để thuận tiện cho quá trình làm việc, đảm bảo các văn bản ban hành nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả.
Thứ sáu, muốn hiện đại hóa văn phòng thì hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị hay ứng dụng công nghệ thông tin là chưa đủ khi không có một con người hiện đại làm việc trong văn phòng. Vì vậy, cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng để các cá nhân có thể thực hiện thành thạo các công việc trên các thiết bị hiện đại và các phần mềm mới nhất. Bản thân các cán bộ , công chức, viên chức, nhân viên khi soạn thảo và ban hành văn bản phải tự ý thức rèn luyện bản thân, học hỏi để sử dụng tốt các phần mềm, trang thiết bị để hỗ trợ cho công việc của mình được tốt nhất.