9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3.2. Nhược điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Thứ nhất, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác ST&BHVB tại Trung tâm còn hạn chế, không có văn bản quy định chế tài cụ thể cho công tác ST&BHVB
Hiện tại, ngoài hai văn bản: Quyết định số 69/QĐ-TTLTIII ngày 21/3/2014 (ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước) và Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 04/9/2015 (ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ) thì Trung tâm không ban hành thêm văn bản nào quy định trực tiếp về công tác ST&BHVB cũng như quy trình ST&BHVB hành chính t ại Trung tâm.
Hầu hết các ho ạt động ST&BHVB đều thực hiện căn cứ theo quy định chung c ủa Nhà nước, điều này dẫn đến việc một số cá nhân trong các đơn vị không kịp cập nhật văn bản quy định mới, cũng như quy trình thực hiện không được tuân thủ rõ ràng, nghiêm chỉnh.
Những văn bản được ban hành cũng chỉ dừng lại ở việc chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ mà chưa có chế tài nhất định để xử phạt những hành vi vi phạm cũng như khen thưởng những cá nhân, đơn vị hoàn thành xuất sắc công tác này trong quá trình gi ải quyết công việc.
Thứ hai, nhận thức của một số công chức, viên chức trong các đơn vị về vai trò của công tác ST&BHVB còn chưa cao
Việc soạn thảo văn bản không giao cho một các nhân cụ thể phụ trách mà bất kể cá nhân nào trong quá trình thực hiện công việc được Lãnh đ ạo Trung tâm giao đ ảm nhiệm soạn thảo văn bản đều phải tiến hành thực hiện. Mặt khác, công tác này lại không phải chuyên môn chính của từng người nên việc thực hiện có phần máy móc dựa trên những văn bản được mẫu hóa, những quy định hoặc theo thói quen mà không có sự chuyên sâu nghiên cứu, tìm hiểu. Các văn bản do Trung tâm ban hành đa phần đảm bảo về mặt nội dung văn bản nhưng lại không đảm bảo được về mặt hình thức do các cá nhân khi soạn thảo chưa chú trọng hết về phần thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Thứ ba, một số quy chế khi ban hành không quy định c ụ thể, dẫn đến việc phối hợp công việc chưa cao giữa các đơn vị trong Trung tâm
Quy chế phối hợp, hỗ trợ hoạt động giữa các bộ phận, đơn vị, cá nhân trong quá trình làm việc còn mập mờ, chưa đ ặt ra ranh giới công việc rõ ràng nên dẫn đến tình trạng đùn đ ẩy trách nhiệm, công việc làm cho một số công việc không được tiến hành nhanh chóng, kịp tiến độ. Từ đó làm giảm hiệu quả công việc.
Thứ tư, văn bản hành chính do Trung tâm ban hành vẫn còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung, các văn bản do Trung tâm ban hành đều đ ảm bảo có đ ầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc và được trình bày theo quy định. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản mắc lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày như:
- Dòng kẻ ở dưới phần Quốc hiệu tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành văn bản hay trích yếu nội dung văn bản đôi lúc còn không đúng độ dài theo quy định, kho ảng cách quá xa hoặc quá gần.
Ví dụ: Biên bản số 513/BB-TTLTIII dòng kẻ ở phần Quốc hiệu tiêu ngữ ngắn hơn và đặt sát với dòng trên, không có dòng kẻ ở phần trích yếu nội dung văn bản,…
- Một số văn bản khác tên loại và nội dung nhưng vẫn đánh trùng số như cả công văn và quyết định đều được đăng ký cùng số 3, số 7,…
- Phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ở một số văn bản không được trình bày ngang hàng với số và ký hiệu của văn bản như Quyết định số 52/QĐ-TTLTIII, Quyết định số 620/QĐ-TTLTIII,…
- Qua khảo sát một số văn bản có nội dung khá dài nhưng không được đóng dấu giáp lai theo quy định như Công văn số 301/TTLTIII-TTST, Công văn số 303/TTLTIII-TTST,…
- Một số công văn ở phần Kính gửi không ghi nơi gửi nhưng dưới phần Nơi nhận ở ô 9b vẫn ghi “Như trên” và không được căn giữa ở phần Kính gửi.
Ví dụ: Công văn số 75/TTLTIII-TTST,…
Thứ năm, một số loại văn bản hành chính được mẫu hóa vẫn còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Mặc dù Trung tâm đã thấy được tầm quan trọng của việc mẫu hóa văn bản nhưng một số văn bản được mẫu hóa vẫn không đúng so với quy định, dẫn đến việc ban hành văn bản trong thực tế không thật sự chính xác.
- Mẫu Quyết định: Quyết định cá biệt do Giám đốc ký (quy định gián tiếp): phần trích yếu ghi “1. Ban hành (Phê duyệt)…” – không đúng so với quy định.
Sau “Lưu” ở phần nơi nhận không có dấu hai chấm theo quy định.
Văn bản Quy định mẫu hóa văn bản chưa cập nhật bản mới nhất, dẫn đến căn cứ đầu tiên trong quyết định vẫn sử dụng văn bản cũ.
- Mẫu báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, tờ trình,… sai ở nơi nhận (nơi nhận đầu tiên trong văn bản mẫu ghi là “Như Điều…;”) và ký hiệu tờ trình không theo quy định (trong mẫu ghi “Số: /Ttr-TTLTIII”).
- Ở phiếu gửi phần ký hiệu văn bản sai quy định (trong mẫu văn bản ghi “Số: /PC-TTLTIII”).
(Những văn bản mẫu hóa sai sẽ được tác giả mẫu hóa lại ở Phụ lục 05)
Thứ sáu, quy trình ST&BHVB còn chưa được quy định cụ thể, dẫn đến quá trình thực hiện công tác này chưa theo trình tự nhất định
Công tác ST&BHVB tuy đã đạt được nhiều kết quả và có sự thay đổi theo hướng tích cực nhưng Trung tâm vẫn chưa có văn bản nào quy định cụ thể về quy trình xây dựng và ban hành văn bản khiến các cá nhân khi tiến hành thực hiện công tác này không có cơ sở để căn cứ thực hiện, quy trình thực hiện không được chặt chẽ, một số khâu như lập đề cương không được thực hiện.
Công tác kiểm tra văn bản những năm đầu, đặc biệt trong năm 2013, hầu như văn bản không được kiểm tra hoặc có kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhưng không ký nháy vào cuối nơi nhận theo quy định.
Thứ bảy, chưa có sự theo dõi việc chuyển phát văn bản đi tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi được hoàn tất các thủ tục để phát hành, văn thư cơ quan tiến hành chuyển phát văn bản tới các cơ quan, đơn vị và cá nhân hữu quan để được giải quyết kịp thời. Tuy nhiên, văn thư cơ quan không có sự theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cũng không có sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện theo quy định.