9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.3. Chất lượng văn bản ban hành tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ
năm 2013-2017
2.2.3.1.Thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể thấy các văn bản do Trung tâm ban hành đều đảm bảo theo đúng thẩm quyền quy định. Cụ thể:
Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản: các đơn vị, cá nhân khi ban hành văn bản đã tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành và quy định của Trung tâm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Điều 5 Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm về hình thức – thể loại văn bản được phép ban hành.
Thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản: các đơn vị và cá nhân chỉ ban hành các văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm vi thẩm quyền cho phép, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của mình theo quy định. Nội dung văn bản không trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và văn bản của cấp trên ban hành.
2.2.3.2.Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được Trung tâm thực hiện theo các quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và được quy định chi tiết nhằm phù hợp với thực tế của cơ quan tại Phụ lục II c ủa Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm ban hành kèm theo Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Quốc hiệu, tiêu ngữ:
Quốc hiệu, tiêu ngữ bao gồm 2 dòng theo quy định, được Trung tâm trình bày trong tất cả các văn bản, nằm ở ô số 1, trên cùng, bên trái, được căn giữa.
Căn cứ theo đặc trưng tên gọi, Trung tâm quy định cụ thể: Dòng trên: sử dụng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12. Dòng dưới: sử dụng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13. Dòng kẻ phía dưới dài bằng độ dài dòng liền trên, sử dụng lệnh Draw.
Trong một số văn bản, độ dài dòng kẻ không bằng với độ dài dòng chữ liền trên, hoặc dòng kẻ bị lệch, không được căn chỉnh chuẩn.
Ví dụ: Quyết định số 52/QĐ-TTLTIII (dòng kẻ dài hơn so với quy định), Biên bản số 513/BB-TTLTIII (dòng kẻ ngắn hơn và đặt sát với dòng trên),…
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm 2 dòng, được trình bày tại ô số 2, trên cùng, bên phải theo quy định hiện hành c ủa Bộ Nội vụ:
Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp: chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản: chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12.
Dòng kẻ bên dưới không được cơ quan quy định cụ thể về khoảng cách, chiều dài. Vì vậy mà đôi khi có văn bản được kẻ gần với dòng trên nhưng có văn bản lại cách xa như Quyết định số 620/QĐ-TTLTIII ban hành ngày 15/12/2015.
CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III
Số, ký hiệu văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của Trung tâm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Những số nhỏ hơn 10 phải thêm số 0 vào trước.
Ký hiệu văn bản: là các chữ cái viết tắt theo quy định về tên loại, tên của Trung tâm, tên các đơn vị trong Trung tâm. (Phụ lục I – Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm ban hành kèm theo Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Số, ký hiệu được trình bày tại ô số 3, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13, căn giữa và dưới tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
Đối với văn bản có tên loại: Số: …/TL-TTLTIII.
Đối với văn bản không có tên loại: Số: …/TTLTIII-ĐVST.
Phần lớn các văn bản đều được trình bày đúng về số và ký hiệu văn bản theo quy định hiện hành. Các văn bản hành chính được quản lý chung vào một sổ quản lý văn bản đi của Trung tâm và được đánh chung một hệ thống số nhưng một số văn bản khác tên loại và nội dung nhưng vẫn đánh trùng số như cả công văn và quyết định đều được đăng ký cùng số 3, số 7,… Điều này dẫn đến khó quản lý tổng số văn bản ban hành một năm cũng như số lượng từng lo ại văn bản được ban hành đặc biệt là những lo ại văn bản quan trọng, ban hành nhiều như công văn, quyết định.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Trung tâm có trụ sở tại thành phố Hà Nội và ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Phần này được trình bày tại ô số 4 cùng dòng với số và ký hiệu văn bản, được căn giữa, dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ; sử dụng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13, sau địa danh có dấu phẩy.
Đa phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày theo đúng quy định, tuy nhiên một số văn bản, phần này không được trình bày ngang hàng với số và ký hiệu của văn bản như Quyết định số 52/QĐ-TTLTIII, Quyết định số 620/QĐ-TTLTIII,…
CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 620/QĐ-TTLTIII Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2015
Tên loại, trích yếu nội dung của văn bản
Đối với văn bản có tên loại:
Tên loại và trích yếu được trình bày ở ô số 5a, đặt canh giữa, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, độ dài 1/3-1/2 so với dòng chữ phía trên. Tên loại văn bản sử dụng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Trích yếu nội dung văn bản sử dụng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14.
Đa phần các văn bản được do Trung tâm ban hành được trình bày đúng với quy định, tuy nhiên phần gạch ngang phía dưới đối với một số văn bản thường không được chú ý như Biên bản số 513/BB-TTLTIII không có dấu gạch ngang, Quyết định số 52/QĐ-TTLTIII (dòng kẻ cách xa so với dòng chữ liền trên),…
Ví dụ:
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu
Đối với văn bản không có tên loại (Công văn): trích yếu nội dung s ử dụng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 12-13, được trình bày ô số 5b, sau chữ V/v và đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản.
Nội dung: được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13-14, các văn bản đều được đảm bảo có đủ bố cục 3 phần, được kiểm tra kỹ về nội dung
văn bản. Các phần trong nội dung văn bản đều được quy định chi tiết tại Phụ lục II của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và được thực hiện chính xác.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký c ủa ngƣời có thẩm quyền
Các văn bản được ban hành đúng quyền hạn, chức vụ được xác định chính xác và có đủ chữ ký của người có thẩm quyền.
Quyền hạn, chức vụ của người ký: chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13-14. Họ tên của người ký: chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13-14, ngoài ra còn sử dụng dấu chức danh và họ tên để đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
Dấu của cơ quan, tổ chức
Mẫu dấu của cơ quan được khắc theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào kho ảng giữa mép phải c ủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. Văn bản có từ 02 trang trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
Nhìn chung, các văn bản của Trung tâm đều được đóng dấu đúng theo quy định tại Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP, tuy nhiên qua khảo sát có một số văn bản không được đóng dấu giáp lai theo quy định như Công văn số 301/TTLTIII- TTST, Công văn số 303/TTLTIII-TTST,…
Nơi nhận
Nơi nhận xác định cụ thể những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm: để xem, để giải quyết, để thi hành, để theo dõi, để biết, để lưu,…
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a sau từ “Kính gửi:”, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14.
Nơi nhận trình bày tại ô số 9b: từ “Nơi nhận” được viết in thường, kiểu chữ nghiêng, đậm, cỡ chữ 12; đối với tên các cơ quan, cá nhân nhận văn bản dùng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11. Ví dụ: Nơi nhận: - Các đơn vị thuộc Cục VTLTNN; - …; - Lưu: VT, HC.
Nơi nhận: (đối với Công văn)
- Như trên;
- …
- Lưu: VT, TTST.
Các văn bản do Trung tâm ban hành hầu hết đều được thực hiện chính xác phần nơi nhận theo quy định. Bên cạnh đó, vẫn còn một số công văn không ghi phần Kính gửi nhưng dưới nơi nhận ở ô 9b vẫn ghi “Như trên” hay không được căn giữa ở phần Kính gửi.
Ví dụ: Công văn số 75/TTLTIII-TTST,…
Các thành phần khác
- Dấu chỉ mức độ khẩn: dùng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13-14. - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản: dùng chữin hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 13-14. - Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản: chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11. (Ví dụ: KA.30) So với quy định trong Thông tư thì không giống ở phần số lượng bản.
- Địa chỉ cơ quan, email, số điện thoại, Fax: chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11-12.
- Phụ lục văn bản: Từ “phụ lục” và số phụ lục dùng chữ in thường, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 14. Còn tiêu đề phụ lục dùng cỡ chữ 13, chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm.