9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.4. Kiểm tra thƣờng xuyên, đột xuất các văn bản đƣợc ban hành và việc thực
thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm
Kiểm tra là một trong bốn chức năng chính của ho ạt động quản trị, đây là chức năng sau cùng nhưng lại vô cùng quan trọng. Kiểm tra nhằm phản ánh mức độ hiệu quả của các công việc được thực hiện trong thực tế, qua đó nắm được những ưu điểm để phát huy và những vấn đề còn tồn đọng cần giải quyết kịp thời để đưa ra biện pháp xử lý tốt nhất.
Công tác kiểm tra nếu được thực hiện nghiêm túc, theo trình tự quy định sẽ giúp bản thân mỗi thành viên trong tổ chức tự giác thực hiện công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; các công việc được triển khai đúng theo kế hoạch cả về số
lượng và chất lượng từ đó giúp cơ quan, tổ chức ngày một phát triển theo hướng tích cực, đạt được những mục tiêu trước mắt và lâu dài.
Trong quá trình thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, công tác kiểm tra vẫn được tiến hành. Biểu hiện qua việc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên trong quá trình xây dựng dự thảo văn bản và dự thảo phải được người có thẩm quyền ký văn bản phê duyệt; kiểm tra về nội dung văn bản bởi đơn vị/viên chức được giao soạn thảo văn bản; sau đó Trưởng phòng hành chính – tổ chức kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cuối cùng, trước khi đóng dấu ban hành văn bản, văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản.
Mặc dù việc kiểm tra được tiến hành xuyên suốt từ khi bắt đầu đến khi kết thúc việc soạn thảo nhưng văn bản tại Trung tâm vẫn có một số lỗi sai như đã trình bày tại Chương 2. Vì vậy để hoàn thiện công tác này, Ban lãnh đạo Trung tâm cũng như các cá nhân trong Trung tâm c ần quan tâm hơn nữa tới hoạt động kiểm tra, giám sát. Thứ nhất, bộ phận/người kiểm tra cần đảm bảo tính khách quan, không thiên vị; đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình kiểm tra, không bỏ bước, không thực hiện qua loa; trung thực với kết quả kiểm tra; không mang tình cảm, cảm tính vào trong quá trình kiểm tra và cần xây dựng kế hoạch và các tiêu chí kiểm tra phù hợp.
Thứ hai, hình thức kiểm tra:
Kiểm tra đột xuất hoặc theo định kỳ: nếu kiểm tra đột xuất thì không được báo trước, kiểm tra định kỳ có thể báo trước cho đơn vị/cá nhân để có sự chuẩn bị về các tài liệu/văn bản, trang thiết bị,... theo yêu cầu.
Tự kiểm tra hoặc kiểm tra chéo: Bản thân người làm việc phải tự kiểm tra trình độ, năng lực và việc thực hiện của mình đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản khi được giao cũng như các hoạt động hỗ trợ, cung cấp thông tin cho đơn vị/cá nhân thực hiện công tác này; Kiểm tra chéo góp phần giúp các thành viên có cái nhìn khách quan hơn việc tự kiểm tra, nhưng không được để tình cảm chi phối quá trình kiểm tra giữa các thành viên.
Kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra gián tiếp: Kiểm tra trực tiếp là kiểm tra từng đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện công việc soạn thảo và ban hành văn bản; kiểm tra gián tiếp là hoạt động kiểm tra thông qua các báo cáo được lập.
Thứ ba, nội dung của kiểm tra:
Trước và trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản: kiểm tra về thẩm quyền ban hành hình thức và nội dung văn bản; việc thu thập, xử lý thông tin; kiểm tra dự thảo văn bản trước khi ký phê duyệt; kiểm tra nội dung văn bản sau khi bổ sung các ý kiến đóng góp; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; kiểm tra việc đóng dấu, ban hành văn bản.
Sau khi ban hành văn bản: kiểm tra việc chuyển phát văn bản, rà soát các văn bản đã ban hành để kiểm tra nội dung văn bản và khả năng thực hiện văn bản trong thực tế để phát hiện những sai sót, nhưng nội dung không phù hợp với hiến pháp, pháp luật và văn bản của cấp trên, những văn bản còn chống chéo, mâu thuẫn về nội dung để qua đó có sự chỉnh sửa, bổ sung, thay thế, tạm dừng hay dừng vĩnh viễn văn bản trong thực tế. Góp phần nâng cao tính hiệu quả, hiệu lực của văn bản.
Thứ tư, cần tiến hành kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ; mức độ tuân thủ về quy trình so ạn thảo và ban hành văn bản hành chính của các đơn vị/ viên chức được giao soạn thảo văn bản.
Thứ năm, sau khi kiểm tra c ần xây dựng biên bản kiểm tra để theo dõi, lưu trữ. Công tác kiểm tra có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động quản trị của tất cả các cơ quan, tổ chức trong đó có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhưng nếu chỉ dừng lại ở việc kiểm tra thì công tác này không thể phát huy hết ý nghĩa nội tại trong bản thân nó. Kiểm tra phải đi liền với điều chỉnh hay nói cách khác là đánh giá và đề ra được các biện pháp thích hợp nhằm giải quyết những vấn đề còn tồn đọng. Sau khi kết thúc việc kiểm tra, cần:
Thứ nhất, đánh giá những điểm tích cực của công tác soạn thảo và ban hành văn bản và chỉ ra được những mặt hạn chế của công tác này.
Thứ hai, tìm hiểu nguyên nhân khách quan, chủ quan.
Thứ ba, xây dựng cơ chế và tiến hành khen thưởng, kỷ luật thích hợp cho từng hành vi c ụ thể nhằm khuyến khích, động viên kịp thời các viên chức phụ trách công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đồng thời cũng có biện pháp răn đe, xử lý nghiêm những trường hợp thực hiện chưa tốt hoặc làm trái pháp luật.
Thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm, qua đó giúp cho các ho ạt động được diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả cao.