9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3.1. Ưu điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Thứ nhất, lãnh đạo Trung tâm đã có nhận thức đúng về vai trò c ủa công tác ST&BHVB
Các văn bản do Trung tâm ban hành ngày càng được hoàn thiện về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã phần đều được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. Sự hoàn thiện này là một quá trình lâu dài và trước hết phải nhờ vào sự thay đổi về tư duy, nhận thức của ban lãnh đạo Trung tâm.
Nhận thức là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình thực hiện bất cứ công việc nào. Nếu như tư duy không thay đổi và không có được nhận thức đúng đắn đặc biệt là tư duy của cấp quản lý, lãnh đạo thì công việc sẽ rất khó đạt được hiệu quả tối ưu. Thay đổi nhận thức là yếu tố then chốt để thay đổi những yếu tố khác. Với sự nhìn nhận đúng đ ắn về vai trò của công tác ST&BHVB t ại Trung tâm nên công tác này đã đạt được nhiều kết quả như: cơ quan đã có văn bản liên quan nhằm hướng dẫn thực hiện công tác này; các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện đa phần đúng so với quy định hiện hành; văn bản ban hành đảm bảo được các yêu cầu về nội dung và thể thức trình bày văn bản; nhận thức và kỹ năng của các cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản được nâng cao; các trang thiết bị hiện đại được đầu tư;…
Với sự quan tâm đúng đ ắn, để đảm bảo sự thống nhất trong quá trình ST&BHVB, Trung tâm đã ban hành một số văn bản quy định cho công tác này:
Quyết định số 69/QĐ-TTLTIII ngày 21/3/2014 về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 04/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ: trong Quy chế này quy định cụ thể các văn bản quy phạm pháp luật cần tuân theo khi tiến hành ST&BHVB đồng thời ở Phụ lục I, II và III cũng đã quy định chi tiết các thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày c ủa văn bản đồng thời Trung tâm cũng đã mẫu hóa những văn bản quan trọng nhằm tạo sự thống nhất trong quá trình soạn thảo văn bản.
Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như tính chất công việc được giao, Trung tâm nói chung và các đơn vị thuộc Trung tâm nói riêng vẫn ban hành nhiều loại văn bản hành chính theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Các văn bản ban hành đều đảm bảo tuân thủ đúng thẩm quyền ban hành văn bản và đảm bảo thẩm quyền về nội dung văn bản, không có văn bản trái với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của cơ quan c ấp trên.
Thứ ba, nội dung văn bản ban hành được đảm bảo phù hợp với các yêu cầu công việc đặt ra, văn phong phù hợp và bố cục rõ ràng
Các văn bản ban hành kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ công việc. Mọi văn bản khi ban hành đều có mục đích rõ ràng, đảm bảo được tính khả thi trong thực tiễn, phù hợp với đường lối, chủ trương chính sách c ủa Đảng và nhà nước, đúng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm.
Thông tin trong văn bản được thu thập và xử lý chính xác, khách quan, trung thực, đáng tin cậy.
Văn bản do Trung tâm ban hành sử dụng ngôn ngữ hành chính – công vụ, đảm bảo chính xác, nghiêm túc, lịch sự, trang trọng, từ ngữ dễ hiểu.
Bố cục văn bản rõ ràng, đ ảm bảo đ ủ ba thành phần: mở đầu, nội dung và kết luận. Các phần được trình bày logic, hợp lý, bổ sung cho nhau.
Thứ tư, đa phần trong các văn bản hành chính được ban hành thể thức và kỹ thuật trình bày được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của pháp luật và quy định cụ thể của Trung tâm
Cùng với những quy định hiện hành của Trung tâm quy định rõ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, các văn bản pháp luật cần tuân theo trong quá trình so ạn thảo và việc mẫu hóa văn bản đã giúp cho các văn bản do các cá nhân, đơn vị trong Trung tâm ban hành đa phần đảm bảo đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng công tác ST&BHVB, đ ảm
bảo các văn bản sau khi ban hành đều có hiệu lực thi hành và hạn chế việc thu hồi, hủy văn bản.
Thứ năm, hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng phục vụ đầy đủ cho nhu cầu ST&BHVB
Các trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, máy fax, máy Scan, máy photocopy, điện thoại, internet,… được bố trí đầy đủ, đảm bảo việc cung cấp, trao đổi thông tin cũng như phục vụ tốt cho công tác soạn thảo văn bản. Các trang thiết bị văn phòng được bố trí hợp lý, đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Có sự kiểm tra, bảo quản, sửa chữa nhằm khắc phục sự cố trong thời gian sớm nhất.
Thứ sáu, công tác văn thư tại cơ quan đã được chú trọng, có ứng d ụng công nghệ thông tin vào trong quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đi tại Trung tâm đã được thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản đi/đến. Công tác văn thư được cơ quan chú trọng thể hiện qua việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; phân công trách nhiệm cụ thể đối với từng viên chức văn thư qua đó dùng làm căn cứ để các viên chức tuân theo trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.