9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm được quy định cụ thể tại Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Theo đó:
Chức năng chính của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy định cụ thể trong Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN như sau: “có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện ho ạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.”
Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được quy định tại Điều 2 của Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN.
Thứ nhất, trực tiếp quản lý các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Các tài liệu lưu trữ bao gồm: Tài liệu của cơ quan, tổ chức TW và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; Tài liệu của cơ quan, tổ chức TW nước Việt Nam từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc; Hồ sơ địa giới hành chính các cấp và các tài liệu khác được giao.
Thứ hai, thực hiện hoạt động lưu trữ, bao gồm: Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Thực hiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ như sắp xếp, vệ sinh tài liệu, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu,…; Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu và Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản.
Thứ ba, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
Thứ tư, quản lý nhân sự, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
Thứ năm, thực hiện các dịch vụ công, lưu trữ theo quy định của pháp luật và của Cục trưởng.
Thứ sáu, thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Phụ lục 02)
Hiện nay, Trung tâm có 10 phòng trực thuộc bao gồm: “1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu. 3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu. 5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu. 6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn. 8. Phòng Hành chính - Tổ chức. 9. Phòng Kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.” (Điều 3, Quyết định số 166/QĐ- VTLTNN của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước)
Lãnh đạo của Trung tâm hiện nay gồm 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.
Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Các Phó Giám đốc do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.