9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.3.4. Các trang thiết bị văn phòng được sử dụng phục vụ hoạt động soạn
thảo và ban hành văn bản
Đổi mới, hiện đại hóa văn phòng là một công việc không thể thiếu trong quá trình hoạt động của văn phòng. Thực hiện tốt công tác này sẽ góp phần giúp cho các hoạt động đ ạt hiệu quả cao hơn, mặt biểu hiện rõ nhất và ban đ ầu chính là công tác ST&BHVB.
Các tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng có đề cập trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng: “trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được coi là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức phong phú, đa dạng và giá thành rẻ.” [9; 34]
Hiểu được tầm quan trọng của hiện đ ại hóa văn phòng cũng như vai trò to lớn của trang thiết bị kỹ thuật trong việc phục vụ các hoạt động của văn phòng, trong đó có ST&BHVB, Trung tâm đã ứng dụng:
Máy tính điện tử rộng rãi cho tất cả các phòng và cho từng cá nhân.
Mỗi một phòng làm việc được trang bị một máy in dùng chung cho cả phòng. Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy hủy tài liệu được bố trí tại văn thư cơ quan, nơi thực hiện các hoạt động sao chép, in ấn tài liệu cho cơ quan.
Kết nối internet, điện thoại bàn luôn được đảm bảo để phục vụ nhu c ầu trao đổi thông tin, khai thác, tìm kiếm tài liệu được thuận tiện.
Nhờ vậy mà hoạt động ST&BHVB được thực hiện nhanh chóng hơn, chính xác hơn, chất lượng các văn bản được bản hành dần nâng cao theo thời gian.
Nhờ vậy mà hoạt động ST&BHVB được thực hiện nhanh chóng hơn, chính xác hơn, chất lượng các văn bản được bản hành dần nâng cao theo thời gian.
Thứ nhất, lãnh đạo Trung tâm đã có nhận thức đúng về vai trò c ủa công tác ST&BHVB