9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
3.1. Hoàn thiện thể chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Thể chế là yếu tố quan trọng để tạo ra hành lang pháp lý cho các cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ soạn thảo và ban hành văn bản có cơ sở vững chắc, có căn cứ để tiến hành và tạo nên sự thống nhất trong hành động, đây còn là cơ sở để tiến hành kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm. Tuy nhiên, thể chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính không chỉ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng mà còn c ủa nhà nước nói chung vẫn chưa có sự chặt chẽ, còn nhiều lỗ hổng c ần được hoàn thiện để công tác này được thực hiện một cách tốt nhất, đ ảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực trong quá trình áp dụng các văn bản được ban hành vào thực tế.
3.1.1. Đối với Nhà nước
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Hiểu được tầm quan trọng, ý nghĩa to lớn của công tác so ạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, nhà nước ta ngày càng quan tâm sâu sắc đến việc xây dựng hành lang pháp lý cho công tác này nhằm tạo ra sự thống nhất trong quản lý; tính hiệu quả, hiệu lực của văn bản và thể hiện được quá trình phát triển không ngừng của Đảng và Nhà nước qua các năm. Hiện nay, Nhà nước ta đã có hệ thống các văn bản pháp luật quy định, hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Các văn bản ngày càng được hoàn thiện và áp dụng phổ biến, tích cực trong ho ạt động của từng cơ quan, tổ chức. Có thể kể đến một số văn bản như sau:
Pháp lệnh Số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về bảo vệ bí mật Nhà nước; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Các văn bản này đã quy định chi tiết việc bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình hoạt động, thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Đây là hai văn bản của Chính phủ quy định trực tiếp các yếu tố thể thức cần có trong văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản hành chính. Trong Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định rõ: thể thức văn bản hành chính do Bộ Nội vụ hướng dẫn.
Căn cứ theo quy định của pháp luật Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đây là một trong các văn bản quan trọng hỗ trợ đắc lực cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của mọi cơ quan, tổ chức trong đó có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Các văn bản trên đã góp phần giúp các cơ quan soạn thảo và ban hành văn bản được thống nhất, hiệu quả. Tuy nhiên nhà nước ta cần hoàn thiện hơn nữa hệ thống pháp luật để hạn chế tính cồng kềnh, phức tạp, chồ ng chéo giữa các văn bản. Cùng một vấn đề nhưng có nhiều văn bản quy định dẫn đến các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quá trình hoạt động không nắm được văn bản nào c ần dùng làm căn cứ để thực hiện. Vì vậy, để hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật nhà nước cần:
Thứ nhất, quan tâm hơn nữa tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ hai, ban hành văn bản thay thế, sửa đổi cần quy định rõ ràng và có thể thay thế toàn bộ bằng một văn bản mới để tránh nhầm lẫn và các cá nhân, tổ chức vẫn sử dụng văn bản cũ làm căn cứ pháp lý.
Thứ ba, xây dựng phần mềm quản lý văn bản có sự sắp xếp rõ ràng theo thời gian, chủ đề văn bản, tính hiệu lực của văn bản, đối tượng áp dụng và công bố rộng rãi tới quần chúng để phục vụ thuận tiện cho nhu cầu tra tìm trên website chính thức.
Thứ tư, nghiên c ứu và hoàn thiện các văn bản quy định về thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trong các văn bản quy định bên cạnh nội dung chỉ đạo, hướng dẫn cần xây dựng chế tài thưởng phạt cụ thể, dùng làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức khi áp dụng vào thực tiễn.
Thứ năm, nâng cao chất lượng và tính khả thi của văn bản trong thực tế. Nghiên cứu, thẩm định kỹ về mặt nội dung nhằm đảm bảo các yêu c ầu về nội dung văn bản trước khi ban hành văn bản.
Về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Qua quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, tác giả nhận thấy hiện nay Nhà nước đã có văn bản cụ thể quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhưng lại chưa có bất kỳ một văn bản pháp quy nào đề cập đến quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Điều này đã dẫn tới thực trạng, các cơ quan chủ động ban hành quy trình so ạn thảo và ban hành văn bản hành chính dựa theo thực tế hoạt động của cơ quan, không tạo được tính thống nhất trong quá trình thực hiện công tác này giữa các cơ quan, tổ chức. Có những cơ quan, tổ chức xây dựng quy trình bất hợp lý, ảnh hưởng lớn tới chất lượng văn bản ban hành, gây lãng phí về nhân lực, vật lực và thời lực của cơ quan.
Do đó, tác giả kiến nghị nhà nước cần quan tâm sâu sắc hơn về việc xây dựng, hướng dẫn việc thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức.
Tiến hành kiểm tra, giám sát thường xuyên ho ặc đột xuất với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào trong quá trình thực hiện công việc.
Cần xây dựng các chế tài thưởng phạt rõ ràng đối với việc thực hiện các quy trình trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Tiếp nhận các ý kiến phản hồi của cơ quan, tổ chức, cá nhân về những điểm bất cập, thiếu hợp lý trong hệ thống văn bản pháp luật quy định khi áp dụng vào thực tế, nhằm hoàn thiện hơn nữa việc xây dựng và ban hành văn bản áp dụng cho công tác này.
3.1.2. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trên tinh thần coi trọng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng và nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng ngày càng hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm mình. Biểu hiện cụ thể qua sự nỗ lực vượt bậc của ban lãnh đạo Trung tâm, các cá nhân thực hiện công việc soạn thảo đã có sự đầu tư nhiều hơn cho công tác này. Tuy nhiên qua khảo sát tác giả đã thấy rằng các văn bản do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành về công tác soạn thảo và ban hành văn bản mới chỉ dừng lại ở một số văn bản sau:
Quyết định số 69/QĐ-TTLTIII ngày 21/3/2014 về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 04/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Quy chế này đã chỉ ra những việc cần làm trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, những văn bản cần tuân theo về thể thức, kỹ thuật trình bày. Một ưu điểm trong quy chế là đã xây dựng được các yếu tố quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu hóa một số văn bản trình bày trong phụ lục Quy chế.
Tuy nhiên, các văn bản được mẫu hóa vẫn còn sai nhiều về thể thức và kỹ thuật trình bày như tác giả đã trình bày tại Chương 2, việc văn bản mẫu còn nhiều lỗi sai sẽ dẫn đến các văn bản ban hành trong thực tế không được chính xác. Mặt khác, cơ quan vẫn sử dụng chủ yếu các văn bản quy định chung của nhà nước để thực hiện công tác này t ại cơ quan mà văn bản của nhà nước quy định chung cho mọi cơ quan, tổ chức nên việc áp dụng chung như vậy sẽ không phù hợp với đặc điểm, tình hình thực tế của Trung tâm.
Vì vậy, để hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm, Trung tâm cần nhanh chóng thực hiện:
Thứ nhất, xây dựng kế hoạch công tác c ủa Trung tâm quy định rõ những văn bản thông dụng c ần soạn thảo và ban hành, đơn vị/cá nhân phụ trách soạn thảo, thời hạn hoàn thành.
Thứ hai, xây dựng và ban hành quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm, trong đó cần quy định cụ thể về:
Thẩm quyền ban hành văn bản của Trung tâm, các đơn vị/cá nhân trong Trung tâm. Quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Thể thức, kỹ thuật trình bày các văn bản hành chính.
Xây dựng chi tiết các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản kèm theo trách nhiệm của người thực hiện.
Quy định chế tài thưởng phạt rõ ràng, minh bạch, khách quan trong việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm.
Thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới của nhà nước, cơ quan cấp trên để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản do Trung tâm ban hành về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính để đảm bảo tính hợp Hiến, hợp pháp của văn bản.
Mẫu hóa văn bản hành chính thông dụng do Trung tâm thường xuyên ban hành một cách chính xác và triển khai áp dụng vào thực tế.