9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
1.4.2.4. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ
Văn phong trong văn bản hành chính:
Văn bản hành chính được viết theo văn phong hành chính – công vụ. “Văn phong hành chính – công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính.” [4; 54]
Đặc điểm của văn phong hành chính – công vụ:
Tính chính xác, mạch lạc: dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa; diễn đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ về ngữ pháp, logic về nghĩa và chính xác về chính tả.
Tính khuôn mẫu: văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật do nhà nước quy định.
Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn bản thể hiện tiếng nói của chính quyền vì vậy phải luôn đảm bảo sự nghiêm túc, trang trọng, lịch sự qua đó thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành.
Tính khách quan: văn bản phải trình bày thông tin một cách khách quan, không thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào trong văn bản; thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm.
Tính phổ thông, đại chúng: văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, ngắn gọn, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành.
Ngôn ngữ dùng trong văn bản hành chính
Chất lượng của văn bản phụ thuộc rất nhiều vào cách sử dụng ngôn ngữ. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính cần đảm bảo:
Chuẩn xác: đảm bảo chuẩn mực và chính xác về nghĩa của từ, chính tả, dùng từ đơn nghĩa, nhất quán, dể hiểu, phổ thông đại chúng.
Cách hành văn: cách đặt câu đúng ngữ pháp và cách diễn đạt bằng văn viết, không sử dụng văn nói. Câu khẳng định được sử dụng phổ biến trong văn bản hành chính, trong một số trường hợp có thể thay thế bằng câu phủ định. Câu chủ động được sử dụng phổ biến hơn câu bị động nhưng trong trường hợp cần nhấn mạnh sẽ sử dụng câu bị động. Văn bản hành chính không sử dụng câu nghi vấn.