9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
1.5.2. Nội dung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Hiện nay trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước mới chỉ dừng lại ở việc quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chưa có một văn bản chính thức nào quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chính vì vậy mà các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình đều phải dựa trên tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức để chủ động xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Mặc dù không có sự thống nhất giữa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản giữa các cơ quan, tổ chức nhưng nhìn chung quy trình này thường bao gồm 4 bước cơ bản như sau:
Chuẩn bị là giai đoạn đầu tiên cần thực hiện nhằm xác định đối tượng thực hiện và chịu trách nhiệm cũng như làm rõ được các vấn đề cơ bản liên quan đến công việc cần soạn thảo và ban hành văn bản.
Giai đoạn này gồm các công việc cơ bản sau:
Phân công soạn thảo: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và vị trí việc làm để giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo.
Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ban hành văn bản. Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin: thu thập và xử lý các nguồn thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn thảo là một bước hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng văn bản ban hành. Thông tin thu được là nguồn thông tin thực tế và nguồn thông tin pháp lý. Sau khi thu thập phải tiến hành xử lý thông tin (phân tích, đánh giá và lựa chọn thông tin cần thiết, xác thực).
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định
Lập đề cương: Đề cương là dàn ý của văn bản, gồm các nội dung chính được sắp theo một trật tự nhất định. Đề cương văn bản thường được lập đối với một số văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp còn những văn bản đơn giản có thể tiến hành soạn thảo luôn.
Viết dự thảo: “Viết dự thảo văn bản là làm cho những ý chính trong đề cương được lần lượt thể hiện trong các câu văn, đoạn văn và tạo thành mối liên kết chặt chẽ và lôgíc với nhau.” [29; 172] Căn cứ theo đề cương đã lập để viết dự thảo văn bản, sử dụng văn phong hành chính - công vụ, bố cục văn bản rõ ràng, chặt chẽ. Trong nhiều trường hợp người soạn thảo cần xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan hoặc đồng nghiệp có chuyên môn, kinh nghiệm liên quan tới vấn đề để nghiên cứu và hoàn thiện bản thảo. Kiểm tra lại dự thảo cả về thể thức và nội dung văn bản.
Bước 3: Trình duyệt văn bản
Trình duyệt văn bản có thể hiểu là việc đơn vị, cá nhân phụ trách soạn thảo gửi bản dự thảo lên cấp trên để được góp ý, chỉnh sửa và thông qua văn bản.
Thủ trưởng đơn vị/cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Ký nháy vào cuối nội dung văn bản.
Chánh văn phòng/Trường phòng Hành chính và cá nhân phụ trách công tác văn thư ở cơ quan kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thủ tục ban hành văn bản. Người duyệt ký nháy cuối nơi nhận.
Thủ trưởng cơ quan/Cấp phó phụ trách lĩnh vực/Người được ủy quyền/Chánh văn phòng (khi được giao) duyệt và ký ban hành văn bản.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành văn bản
Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình ký chính thức. Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản.
Kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Đăng ký văn bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi/phần mềm quản lý văn bản đi. Nhân bản (đúng với số lượng cần ban hành) và đóng dấu (dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, khẩn và dấu khác).
Làm các thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản. Lưu văn bản: 01 bản lưu tại văn thư cơ quan và 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản.
Tiểu kết: Chương 1 của khóa luận đã trình bày những lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính bao gồm: những khái niệm cơ bản về văn bản; các chức năng, vai trò của văn bản hành chính; phân loại văn bản hành chính; khái niệm và những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính và quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III