9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.3.3. Nguyên nhân tồn tại những nhược điểm về soạn thảo và ban hành văn
văn bản hành chính tại Trung tâm
Thứ nhất, ban lãnh đạo đã có nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác ST&BHVB nhưng chưa thực sự đầu tư, ưu tiên cho công tác này
Mặc dù đã có những thay đổi, cách nhìn tích cực về vai trò của công tác ST&BHVB hành chính t ại Trung tâm của ban lãnh đạo, tuy nhiên, công tác này mới chỉ dừng lại ở việc đ ầu tư một số trang thiết bị hiện đại để phục vụ công tác, việc tập tuấn, đào tạo, bồi dưỡng các cá nhân trong cơ quan về công tác này chưa được phổ biến khiến cho các cá nhân khi soạn thảo chỉ biết thực hiện theo quy định mà không nhận thức rõ được tầm quan trọng của văn bản khi ban hành. Các văn bản quy định cũng không được ban lãnh đạo chú trọng việc cập nhật thường xuyên, kiểm tra tính chính xác c ả về nội dung và hình thức nên vẫn có những lỗi sai nhất định. Công tác kiểm tra, giám sát cũng không được coi trọng dẫn đến một số cá nhân làm sai nhưng không có sự sửa chữa.
Thứ hai, có rất ít văn bản quy định do Trung tâm ban hành về các hoạt động liên quan đến công tác ST&BHVB, Trung tâm cũng không xây dựng chế tài xử phạt và cơ chế khen thưởng đ ối với người làm công tác này tại Trung tâm
Văn bản quy định là cơ sở, là hành lang pháp lý để các cá nhân thực hiện công việc được nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật, tuy nhiên t ại Trung tâm có rất ít văn bản được ban hành quy định về công tác ST&BHVB hành chính, chỉ có duy nhất Quy chế công tác văn thư, lưu trữ là quy định. Còn lại các hoạt động đều dựa theo văn bản chung do Nhà nước quy định, điều này sẽ khiến cho một số công việc không được phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan hoặc gây ra việc lúng túng trong quá trình thực hiện ho ạt động soạn thảo văn bản.
Bên cạnh đó là cơ chế khen thưởng và chế tài xử phạt không được quy định rõ nên các cá nhân chỉ thực hiện và nếu có làm đúng cũng không được khen thưởng, không thể tạo động lực làm việc và làm sai thì không phải chịu trách nhiệm về những việc
mình làm. Điều này dẫn đến việc một số văn bản ban hành sai thể thức, kỹ thuật trình bày cũng không có ai phải chịu trách nhiệm và thường bỏ qua những lỗi đó.
Thứ ba, việc kiểm tra, giám sát chưa được chú trọng nên các cá nhân, đơn vị hoàn thành công việc chưa cao, còn mắc lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện không được tiến hành, chủ yếu chỉ diễn ra việc kiểm tra nội dung và hình thức văn bản trước khi ban hành. Nhưng hình thức văn bản được kiểm tra một cách tổng thể, không đi vào chi tiết, một số lỗi sai về kỹ thuật trình bày vẫn được thông qua và không phải sửa lại.
Thứ tư, đơn vị, cá nhân phụ trách soạn thả o các văn bản quy định không chịu cập nhật các văn bản quy định hiện hành
Các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản quy định, làm khuôn mẫu cho các ho ạt động diễn ra tại Trung tâm nhưng lại không c ập nhật văn bản mới nhất, hoặc khi có văn bản pháp quy mới nhưng không sửa lại văn bản Trung tâm đã ban hành mà vẫn giữ nguyên bản cũ để làm căn cứ thực hiện. Điều này đã hình thành một số văn bản mẫu trái với quy định hiện hành khiến cho công tác ST&BHVB hành chính không được thực hiện một cách chính xác.
Thứ năm, các cá nhân, đơn vị không được đào tạo chuyên sâu về công tác ST&BHVB và cũng chưa có ý thức tự giác tìm hiểu, nâng cao trình độ ST&BHVB
Công tác ST&BHVB hành chính t ại Trung tâm không giao cho một cá nhân cụ thể nào phụ trách mà do tất cả các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc nếu cần soạn thảo văn bản sẽ được ban lãnh đạo Trung tâm giao cho. Vì vậy, đây không phải là công tác chuyên môn c ủa các cá nhân, điều này khiến cho việc soạn thảo văn bản không thực sự được chuyên nghiệp. Mặc dù tồn tại yếu kém, nhưng các cá nhân, đơn vị lại không được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về công tác này nên vẫn còn mắc một số lỗi trong quá trình thực hiện. Do không phải chuyên môn nghiệp vụ nên các cá nhân cũng không có ý thức tự giác tìm hiểu, nâng cao trình độ ST&BHVB mà chỉ thực hiện dựa trên các quy định hiện hành và kinh nghiệm làm việc.
Tiểu kết: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong Chương 1, Chương 2 khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm về cơ sở pháp lý, thẩm quyền ban hành văn bản, số lượng, chất lượng văn bản được ban hành giai đoạn 2013-2017, nhận xét về ưu điểm, nhược điểm của công tác này và tìm hiểu những nguyên nhân chính dẫn đến việc tồn tại các nhược điểm đã chỉ ra. Qua đó sẽ là cơ sở để tiếp tục triển khai Chương 3 với các giải pháp được đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác này.
Chƣơng 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III