9. Cấu trúc dự kiến của đề tài
2.2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III
Hiện nay chưa có một văn bản chính thức nào quy định cụ thể về quy trình ST&BHVB hành chính, chỉ trong quá trình hoạt động các cơ quan nhận thấy cần
thiết phải ban hành sẽ chủ động ban hành văn bản quy định về quy trình ST&BHVB hành chính phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, điều này đã dẫn đến tính thiếu thống nhất trong quá trình ST&BHVB hành chính giữa các cơ quan.
Tính tới thời điểm khảo sát tại Trung tâm công tác ST&BHVB hành chính chưa được quy định cụ thể trong bất cứ văn bản nào mà chỉ dựa theo một số quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm ban hành kèm theo Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để thực hiện công việc ST&BHVB.
Căn cứ theo các công việc thực hiện trong quá trình ST&BHVB có thể chia ra thành các 4 bước chính như sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị
Phân công: Dựa theo tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Trung tâm giao cho một đơn vị hoặc một viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị/cá nhân được phân công nhiệm vụ cần:
Xác định: hình thức, nội dung, độ mật, khẩn của văn bản, nơi nhận văn bản. Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
Bƣớc 2: Viết dự thảo văn bản
Trong trường hợp dự thảo văn bản cần xin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì người chịu trách nhiệm soạn thảo phải đề xuất với Lãnh đạo Trung tâm hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo để được xem xét, giải quyết.
Dự thảo văn bản phải kèm theo Phiếu trình giải quyết công việc và được đánh số theo từng lần trình.
Dự thảo văn bản do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Khi có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được phê duyệt, phải trình cho người duyệt xem xét, quyết định.
Văn bản sau khi được soạn thảo phải được kiểm tra trước khi ký ban hành:
Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản và thể thức văn bản; sau đó ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.).
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Trung tâm; ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”. Trường hợp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đi vắng, ủy quyền cho Phó Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện.
Sau khi văn bản được kiểm tra sẽ được trình ký văn bản:
Giám đốc có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Trung tâm ban hành.
Ví dụ:
GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu)
Trần Việt Hoa
Phó Giám đốc ký thay Giám đốc các văn bản thuộc lĩnh vực được Giám đốc phân công phụ trách hoặc được ủy quyền.
Ví dụ:
KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu)
Nguyễn Minh Sơn
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức ký thừa lệnh các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ khi được Giám đốc ủy quyền.
Ví dụ:
TL. GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu)
Trần Thị Thúy Lan
Các văn bản (trừ: bản xác nhận sơ yếu lý lịch, phiếu chuyển đơn thư, thực hiện theo giấy mời họp gửi các cơ quan hữu quan) do Phó Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức ký phải gửi 01 bản để báo cáo Giám đốc.
Bƣớc 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: bộ phận văn thư kiểm tra lần cuối thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu có sai sót sẽ báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để kịp thời giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: thực hiện theo quy định tại Điều 8, 9 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Đăng ký văn bản đi: được thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Nhân bản đúng số lượng cần phát hành và đảm bảo bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định.
Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, khẩn và các dấu khác lên văn bản theo quy định.
Làm các thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát: Lựa chọn bì, viết bì, vào bì, dán bì và đóng dấu lên bì văn bản, chuyển phát (trực tiếp, qua bưu điện, máy fax hoặc qua mạng) và theo dõi việc chuyển phát văn bản.
Lưu văn bản đi: bản gốc lưu tại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại văn thư cần được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.