THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
2.3.2.4. Thiết kế triển lãm
Như đã trình bày ở trên, triển lãm trực tuyến TLLT là một hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT đã được áp dụng phổ biến tại một số nước trên thế giới nhưng chưa được áp dụng phổ biến tại Việt Nam. Hiện nay, chỉ có website của Cục
VTLTNN, Trung tâm LTQG I và II áp dụng hình thức này. Do hạn chế về thời gian cũng như phạm vi kiến thức, trong nghiên cứu này tác giả xin phép được trình bày về thiết kế triển lãm trực tuyến TLLT trên website của các Trung tâm LTQG dưới góc độ của người sử dụng, từ đó đưa ra ưu điểm và nhược điểm khi sử dụng hình thức này nhằm giúp các Trung tâm LTQG ở Việt Nam có thể tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả hơn nữa đối với hình thức này.
* Triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ trên website của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
- Cách truy cập:
Trang triển lãm trực tuyến TLLT là một mục trong website của Trung tâm LTQG I. Để truy cập vào chuyên mục triển lãm trực tuyến TLLT, trước hết, người sử dụng cần truy cập vào website chính thức của Trung tâm theo đường link: http://luutruquocgia1.org.vn/. (Xem Phụ lục 5: Trang chủ website của Trung tâm LTQG I).
Sau đó người dùng click vào mục “Triển lãm” thì trang chủ của triển lãm trực tuyến TLLT sẽ hiện ra với đường link: http://luutruquocgia1.org.vn/trien-lam.
- Về giao diện người sử dụng:
Về kết cấu chuyên trang triển lãm: Trang triển lãm trực tuyến TLLT của Trung tâm LTQG I có kết cấu đơn giản, bắt mắt với những đề mục được sắp xếp một cách khoa học. Bên trên là logo, tên cơ quan, ở giữa là nội dung chính và bên dưới là địa chỉ liên hệ. Trên giao diện của chuyên trang triển lãm TLLT không có bất kỳ quảng cáo nào cả. Mỗi hàng của giao diện là 4 chủ đề triển lãm TLLT được sắp xếp theo thứ tự thời gian, tăng dần từ trái sang phải. Khi truy cập vào mỗi cuộc triển lãm, sẽ có lời giới thiệu tổng quan về cuộc triển lãm và TLLT. (Xem Phục lục 6: Giao diện chính của chuyên trang triển lãm trực tuyến TLLT của Trung tâm LTQG I).
Về phông chữ sử dụng trong trang triển lãm trực tuyến TLLT của Trung tâm LTQG I là Arial với cỡ chữ vừa phải. Trên giao diện không xuất hiện văn bản có gạch chân, vì thế người sử dụng không bị nhầm với siêu liên hết khác.
Về màu sắc, màu nền chủ yếu là màu trắng thể hiện sự sạch đẹp, tinh khiết, ở hai bên là màu nâu làm nổi bật phần nội dung của các cuộc triển lãm. Màu nền trắng kết hợp với chữ đen trong văn bản của mỗi cuộc triển lãm giúp người sử dụng có thể dễ dàng theo dõi.
Về văn bản, độ dài văn bản của lời giới thiệu của mỗi cuộc triển lãm tương đối phù hợp, khoảng cách hợp lý giúp người đọc có cảm giác thoải mái khi đọc.
- Về cách tổ chức thông tin tài liệu:
Không giống với Cục VTLTNN, các cuộc triển lãm TLTL trực tuyến của Trung tâm LTQG I được liệt kê lần lượt theo thứ tự thời gian, từ nhỏ tới lớn, từ trái sang phải. Tài nguyên thông tin trên trang triển lãm trực tuyến TLLT này được tổ chức theo dạng phân lớp (hai lớp): Lớp thứ nhất (chủ đề của các cuộc triển lãm) -> lớp thứ hai (lời giới thiệu tổng quan về triển lãm và các TLLT). Cụ thể:
Sau khi click vào mục “triển lãm”, danh sách những cuộc triển lãm sẽ được hiện ra. (Xem Phụ lục 7: Danh mục những cuộc triển lãm của Trung tâm LTQG I).
Mỗi cuộc triển lãm sẽ có phần giới thiệu và những link dẫn tới TLLT ngay bên dưới. Ví dụ, xem Phụ lục 8: Lời giới thiệu và những link dẫn tới TLLT trong triển lãm “Triều Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản”.
- Về các tính năng dành cho người sử dụng:
Trang triển lãm trực tuyến TLLT của Trung tâm LTQG I cũng chưa có tính năng đăng ký thành viên, tìm kiếm thông tin hay đóng góp bình luận mà chỉ có duy nhất tính năng liên hệ. Điều này làm giảm hiệu quả tương tác với người sử dụng.
* Triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ trên website của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
- Cách truy cập:
Website của Trung tâm LTQG II với tên miền là: http://www.nac2.gov.vn/. Khi người sử dụng nhấn vào đường link: http://www.nac2.gov.vn/trienlam và http://www.nac2.gov.vn/trienlam/trienlamquochoi thì thông tin 02 cuộc triển lãm trực tuyến của Trung tâm LTQG II hiện ra.
Không giống với website chính thức của Cục VTLTNN và Trung tâm LTQG I. Chuyên trang triển lãm trực tuyến TLLT của Trung tâm LTQG II không phải là một tap trong trang chủ của các website đó.
Hiện nay, Trung tâm LTQG II chỉ mới xây dựng 02 cuộc triển lãm trực tuyến với 02 đường link dẫn tới hai cuộc triển lãm như trên.
- Về giao diện người sử dụng:
Giao diện 02 cuộc triển lãm trực tuyến TLLT có kết cấu bắt mắt, hiện đại. Bên trên là tên cuộc triển lãm, ở giữa là nội dung chính của cuộc triển lãm (với lời giới thiệu và tên các phần của cuộc triển lãm) và bên dưới là địa chỉ liên hệ. Cách thiết kế các phần hiện đại, gây tò mò, hứng thú cho người sử dụng. (Xem Phụ lục 9: Giao diện triển lãm trực tuyến TLLT “Phái đoàn Quốc hội Việt Nam thăm hữu nghị Cộng hòa Pháp năm 1946 – Một biểu tượng của khát vọng hòa bình” năm 2019).
Về phông chữ, giao diện sử dụng kiểu chữ quốc tế và cỡ chữ hợp lý. Trên giao diện không xuất hiện văn bản có gạch chân, vì thế người sử dụng không bị nhầm với siêu liên hết khác.
Về màu sắc, màu nền chủ yếu là màu trắng kết hợp với chữ đen trong văn bản giúp người sử dụng dễ theo dõi. Tên cuộc triển lãm và các phần của cuộc triển lãm là chữ in hoa màu đỏ gây chú ý cho người sử dụng.
Về văn bản, độ dài phù hợp, khoảng cách hợp lý giúp người đọc có cảm giác thoải mái. Ở mỗi phần đều có chú thích của tài liệu giúp người đọc dễ hiểu.
- Về cách tổ chức thông tin tài liệu:
Tài nguyên thông tin trên trang triển lãm trực tuyến TLLT này được tổ chức theo dạng phân lớp (hai lớp): Lớp thứ nhất (lời giới thiệu tổng quan về triển lãm và các phần triển lãm) -> lớp thứ hai (chú thích về các TLLT và các TLLT). Ví dụ,
xem Phụ lục 10: Tài nguyên thông tin của triển lãm “Phái đoàn Quốc hội Việt Nam thăm hữu nghị Cộng hòa Pháp năm 1946 – Một biểu tượng của khát vọng hòa bình” năm 2019.
Trên trang triển lãm trực tuyến TLLT của Trung tâm LTQG II chưa có tính năng đăng ký thành viên, tìm kiếm thông tin nhưng đã có tính năng bình luận và chia sẻ, liên hệ. Người sử dụng có thể chia sẻ thông tin cuộc triển lãm lên facebook bằng việc nhấn biểu tượng ở cuối phần tài liệu. Sau khi nhấn vào biểu tượng này sẽ hiện lên một trang mới như hình bên dưới và người dùng có thể ghi lời bình luận và chia sẻ lên facebook. Ví dụ, xem Phụ lục11: Tính năng chia sẻ, bình luận của triển lãm “Phái đoàn Quốc hội Việt Nam thăm hữu nghị Cộng hòa Pháp năm 1946 – Một biểu tượng của khát vọng hòa bình” năm 2019.