THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
2.4. Đánh giá tình hình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
2.4.1. Ưu điểm
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ nói chung và triển lãm trực tuyến TLLT nói riêng, các Trung tâm LTQG ở Việt Nam đã bước đầu áp dụng hiệu quả hình thức tổ chức triển lãm trực tuyến đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam đạt được một số ưu điểm sau:
Thứ nhất, các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT của các Trung tâm LTQG ở Việt Nam đều được thực hiện theo một qui trình nhất định từ khâu lựa chọn chủ đề, xây dựng kế hoạch, đề cương triển lãm cho tới khâu tổng kết, đánh giá. Do vậy, các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT đã bước đầu góp phần thu hút đông đảo người dân quan tâm.
Thứ hai, các cuộc triển lãm đã có sự kết hợp giữa các cơ quan lưu trữ, bảo
tàng trong nước và với các cơ quan lưu trữ nước ngoài nhằm làm chủ đề của các cuộc triển lãm ngày càng phong phú, đa dạng. Ngoài các tài liệu ảnh, giấy được số hoá, các Trung tâm LTQG còn đưa bản ảnh của hiện vật trưng bày giúp thu hút người xem.
Thứ ba, về thiết kế trang triển lãm trực tuyến TLLT, các trang triển lãm trực
tuyến TLLT của Trung tâm LTQG I và Trung tâm LTQG II đều được thiết kế khá đơn giản, dễ sử dụng, hài hoà về bố cục và nội dung. Cả hai trang triển lãm trực tuyến TLLT này đều thân thiện với người dùng, người sử dụng không cần đăng ký tài khoản để đăng nhập mà vẫn có thể xem được tất cả triển lãm. Nội dung đăng tải trên trang triển lãm phù hợp với mục tiêu là quảng bá, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, không chèn những quảng cáo thừa trên giao diện của trang triển lãm. Bên
cạnh đó, tốc độ truy cập chuyên trang triển lãm TLLT trực tuyến của Trung tâm LTQG I và II tương đối nhanh, đảm bảo người sử dụng có thể truy cập nội dung trang web trong thời gian ngắn nhất.
Thứ tư, về không gian và thời gian, thông thường các cuộc trưng bày triển lãm truyền thống đều giới hạn về không gian và thời gian diễn ra triển lãm nhằm đảm bảo an ninh cũng như kinh phí tổ chức. Tuy nhiên, với triển lãm trực tuyến TLLT do sử dụng không gian mạng để tương tác với người sử dụng nên nó không bị giới hạn về không gian và thời gian. Người sử dụng qua các trang triển lãm trực tuyến TLLT có thể khai thác sử dụng TLLT mọi lúc, mọi nơi mà trước đó có thể vì lý do nào đó họ không thể tới hoặc không có điều kiện tham dự triển lãm truyền thống trước đó.
Thứ năm, nhờ các trang triển lãm trực tuyến TLLT mà đối tượng khai thác sử
dụng TLLT được mở rộng. Có một số cuộc triển lãm được thiết kế bằng hai hoặc ba thứ tiếng giúp cho độc giả trong nước và trên thế giới có thể tiếp cận với TLLT.. Bên cạnh đó, đã có một số cuộc triển lãm trực tuyến TLLT liên kết với website của các nước đồng tổ chức triển lãm nhằm làm tăng đối tượng người sử dụng. Cụ thể là triển lãm “Chủ tịch Hồ Chí Minh với Trung Quốc” năm 2007 được thực hiện trên cả website của Cục VTLTNN và website của Cục Lưu trữ quốc gia Trung Quốc, triển lãm “Việt Nam – Nhật Bản: Lịch sử quan hệ hợp tác qua tài liệu lưu trữ” năm 2018 cũng được thực hiện trên cả website của Cục VTLTNN và website của Cục Lưu trữ quốc gia Nhật Bản.
Thứ sáu, các trang triển lãm trực tuyến đều cho phép người sử dụng liên kết
với các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter, Youtobe… Do đó, người nghiên cứu có thể tìm hiểu nhiều thông tin hơn về cơ quan, đồng thời điều này cũng giúp quảng bá hình ảnh của Trung tâm LTQG I và II tới công chúng được rộng rãi qua nhiều phương tiện thông tin đại chúng. Bên cạnh đó, người sử dụng có thể chia sẻ thông tin và trình bày ý kiến của mình về triển lãm trực tuyến.
Thứ bảy, triển lãm trực tuyến TLLT chủ yếu sử dụng loại hình tài liệu điện tử
(TLLT được số hoá từ tài liệu lưu trữ truyền thống), đây chính là tiền đề đẩy mạnh công tác số hóa TLLT tại Việt Nam, góp phần thực hiện công tác hiện đại hóa công
tác lưu trữ và là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các ngành lưu trữ nước nhà phát triển trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay.
2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam vẫn tồn tại một số hạn chế:
Thứ nhất, các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ vẫn chưa ban hành cơ chế, chính sách cũng như hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức triển lãm TLLT nói chung và triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG nói riêng. Điều này dẫn đến tình trạng chưa có hoặc thiếu qui trình, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật cho công tác tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT, gây nhiều khó khăn trong việc hình thành đội ngũ chuyên môn hoá đảm trách công việc với đầy đủ năng lực, trình độ, kỹ thuật để tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG chuyên nghiệp, hiệu quả.
Thứ hai, nguồn nhân lực để thực hiện các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT tại
các Trung tâm LTQG chưa được đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về chuyên môn và nghiệp vụ. Như trình bày ở trên, quy trình để tổ chức một cuộc triển lãm trực tuyến TLLT có nhiều khâu, nhất là phần thiết kế. Thực tế cho thấy, nguồn nhân lực chủ yếu để thực hiện các cuộc triển lãm TLLT nói chung ở các Trung tâm LTQG chủ yếu là các viên chức thuộc Phòng Công bố và giới thiệu tài liệu hoặc Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu nhưng hầu như các viên chức đều chưa có kiến thức chuyên sâu về trưng bày, triển lãm trực tuyến TLLT. Bên cạnh đó, trình độ ngoại ngữ và tin học, kỹ năng làm việc tập thể, phối hợp liên ngành còn nhiều hạn chế.
Thứ ba, trong bốn Trung tâm LTQG chỉ mới có hai Trung tâm (Trung tâm LTQG I và II) xây dựng website và có chuyên trang triển lãm trực tuyến TLLT. Tuy nhiên, số lượng các triển lãm trực tuyến tại các website của các Trung tâm này tương đối ít so với số lượng các cuộc triển lãm truyền thống diễn ra hàng năm. Hầu hết các cuộc triển lãm trực tuyến chủ yếu được thiết kế trên website của Cục VTLTNN sau khi được các Trung tâm cung cấp tài liệu. Như vậy, việc thực hiện triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam chưa đồng bộ.
Thứ tư, website triển lãm trực tuyến của các Trung tâm LTQG vẫn còn đơn giản, chưa được thu hút được người dùng. Mỗi chuyên đề triển lãm trực tuyến đều được thiết kế giống nhau, không đa dạng và sáng tạo như triển lãm trực tuyến của các nước phát triển (Lưu trữ Quốc gia Mỹ, Singapore,..), nội dung trình chiếu như cuốn sổ, khai thác tài liệu triển lãm bằng hình thức lật trang đơn điệu, dễ gây nhàm chán cho người dùng.
Thứ năm, các tài liệu sử dụng trong triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung
tâm LTQG chưa phong phú đa dạng chủ yếu là tài liệu số hoá đơn điệu mà không có thêm các hình thức tài liệu khác như video, file ghi âm… làm giảm sự thu hút đối với người sử dụng. Bên cạch đó, số lượng tài liệu đã được số hoá tại các Trung tâm LTQG chưa nhiều, điều này gây mất thời gian trong quá trình số hoá tài liệu phục vụ triển lãm trực tuyến.
Thứ sáu, các trang triển lãm trực tuyến TLLT đều chưa có công cụ tra tìm dẫn tới việc mất thời gian trong quá trình tìm tài liệu. Chẳng hạn, khi chúng ta muốn tìm triển lãm “Kiến trúc Pháp trong lòng Hà Nội” nhưng không nhớ triển lãm diễn ra vào năm nào, chúng ta phải tìm lần lượt các cuộc triển lãm theo từng năm, nếu số lượng các cuộc triển lãm càng nhiều, việc tra tìm lại càng thêm khó khăn và tốn thời gian. Nếu các website có công cụ tra tìm, chúng ta chỉ cần gõ từ khoá thì kết quả cần tìm sẽ hiển thị một cách nhanh chóng.
Thứ bảy, về tính liên kết thông tin: Một trong những ưu điểm nổi trội của triển lãm trực tuyến TLLT là việc phát triển lượng thông tin thông qua liên kết với các nguồn tin bên ngoài. Tuy nhiên, hiện nay, triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam còn chưa có sự liên kết với các website khác liên quan. Vì lẽ đó, tính liên kết thông tin của triển lãm trực tuyến TLLT ở Việt Nam vẫn còn yếu.
Thứ tám, hình thức triển lãm trực tuyến TLLT chưa được đông đảo công chúng biết tới. Đối tượng biết đến triển lãm trực tuyến chủ yếu là người làm công tác lưu trữ tại các Trung tâm LTQG, Cục VTLTNN, nhà nghiên cứu lưu trữ, lịch sử hay các giảng viên, sinh viên ngành lưu trữ, lịch sử mà chưa phổ cập tới đông đảo
công chúng trong xã hội. Bởi vậy, tiềm năng của TLLT tại các Trung tâm LTQG chưa được phát huy hết.
Thứ chín, việc phối hợp thực hiện triển lãm trực tuyến TLLT với các cơ quan
lưu trữ trong và ngoài nước hay với các cơ quan liên quan đôi khi chưa có sự thống nhất nên gây khó khăn cho người làm triển lãm trực tuyến.
* Nguyên nhân của hạn chế
Thứ nhất, nhận thức của công chúng, lãnh đạo các cấp, ngành về công tác tổ
chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG vẫn còn hạn chế. Thực tế, việc thực hiện triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG chưa được thực hiện đồng bộ và đây cũng là hình thức tổ chức khai thác sử dụng hiện đại nhưng vẫn còn mới mẻ ở Việt Nam. Với tính chất mới như vậy nên các chính sách và cơ sở pháp lý để tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT nói chung và triển lãm trực tuyến TLLT ở các Trung tâm LTQG nói riêng vẫn chưa thực sự được kín kẽ, đầy đủ.
Thứ hai, các công chức, viên chức làm công tác trưng bày, triển lãm TLLT
tại các Trung tâm LTQG vẫn giữ quan điểm ngại thay đổi, chưa chủ động học hỏi, trau dồi kiến thức về công nghệ thông tin cũng như ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn đòi hỏi ngày càng cao khi áp dựng hình thức tổ chức khai thác sử dụng TLLT hiện đại.
Thứ ba, việc đầu tư công nghệ, cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị hiện đại như
máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý, tra tìm tài liệu đòi hỏi một nguồn kinh phí lớn và cần phải đào tạo công chức, viên chức lưu trữ cũng như việc cập nhật để đáp ứng yêu cầu tin học hóa công tác lưu trữ. Vì vậy, công tác số hoá tại các Trung tâm LTQG mới được triển khai bước đầu, số lượng tài liệu được số hoá chưa nhiều.
Thứ tư, hiện nay còn hai Trung tâm LTQG (Trung tâm LTQG III và IV) chưa xây dựng website riêng, điều này gây khó khăn cho việc tổ chức, áp dụng cũng như liên kết triển lãm trực tuyến TLLT, đồng thời người dùng khó có thể tra tìm và khai thác thông tin về TLLT của các Trung tâm qua mạng Internet.