THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
3.1.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Việc phát triển nhanh và ứng dụng sâu rộng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội trên quy mô toàn cầu cùng với những phát minh mới đã tạo ra cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 hay còn gọi là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hay chính là “cuộc cách mạng về dữ liệu và thông tin” [22].
Cuộc cách mạng này không chỉ ảnh hưởng mạnh, mà tác động trực tiếp và sẽ tạo ra sự thay đổi có tính cách mạng trong quản lý và sử dụng TLLT.
nghiệp vụ lưu trữ nhằm mục tiêu trợ giúp việc xử lý, khai thác và trao đổi thông tin kịp thời, nhanh chóng và chính xác, trợ giúp công tác điều hành và quản lý hành chính của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và quyền lực của bộ máy hành pháp Nhà nước nói chung trên đường tiến tới xây dựng nền hành chính điện tử của một Chính phủ điện tử trong tương lai.
Các Trung tâm LTQG cần thực hiện việc số hoá TLLT đáp ứng cho bảo hiểm và khai thác thông tin TLLT của độc giả cũng như việc tra tìm tài liệu khi làm công tác triển lãm trực tuyến TLLT được nhanh chóng, tiện lợi. Trước hết, các Trung tâm LTQG nên đầu tư kinh phí để xây dựng cơ sở dữ liệu hoàn thiện, dần dần chuyển từ TLLT giấy sang TLLT điện tử.
Bên cạnh đó, để thực hiện tốt hơn hoạt động triển lãm trực tuyến TLLT cũng như đảm bảo việc quản lý triển lãm trực tuyến TLLT trong môi trường mạng các Trung tâm LTQG nên đầu tư thêm các phần mềm ứng dụng đáp ứng các yêu cầu như: phân quyền truy cập; bảo đảm an toàn và xác thực thông tin; có khả năng quản trị cơ sở với dung lượng lớn với nhiều loại hình tài liệu; có khả năng quản trị và thu phí người sử dụng… Vì vậy, các Trung tâm LTQG cần chủ động lập kế hoạch xin kinh phí để mua sắm thêm các thiết bị như máy scan, máy tính để giúp cho việc số hoá tài liệu của các Trung tâm. Các Trung tâm LTQG cần tập trung vào công tác số hoá TLLT bằng việc đưa ra phương hướng, chiến lược cụ thể để thực hiện công tác số hoá hiệu quả. Đây là một trong những yếu tố quan trọng để tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG.
Ngoài ra, các Trung tâm LTQG III và IV nên đầu tư xây dựng website riêng với chuyên trang triển lãm trực tuyến nhằm tạo thuận lợi cho việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT của độc giả và để tránh tình trạng khi đề cập tới triển lãm trực tuyến TLLT công chúng sẽ nghĩ ngay tới website của Cục VTLTNN mà không phải là các website riêng của các Trung tâm LTQG. Để việc xây dựng website được nhanh chóng, Trung tâm LTQG III và IV nên xây dựng kế hoạch cụ thể về nội dung của website cũng như dự trù nguồn kinh phí để trình cơ quan có thẩm quyền phên duyệt. Bên cạnh đó, cần xây dựng đội ngũ nhân lực để vận hành có hiệu quả các website đó.