THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
3.2.1. Hoàn thiện qui trình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
quốc tế trong tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT cũng là cơ hội để các Trung tâm LTQG, các công chức, viên chức có thể tìm hiểu, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và giúp đỡ lẫn nhau.
Khi phối hợp tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT giữa các Trung tâm LTQG Việt Nam với các cơ quan trong và ngoài nước cần có cơ chế, kế hoạch phối hợp rõ ràng nhằm thể hiện được vai trò và trách nhiệm của những bên có liên quan. Bởi vì, có những cuộc triển lãm trực tuyến TLLT, một số bên tham gia chỉ cung cấp tài liệu để triển lãm còn các công việc khác như xây dựng kế hoạch hay lập dự toán và kinh phí đều do cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm.
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể
Để thực hiện hiệu quả hơn công tác tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam bên cạnh việc đề xuất những giải pháp chung, tác giả còn đưa ra một số giải pháp cụ thể dựa trên thực tế tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT ở các Trung tâm LTQG và kinh nghiệm triển lãm trực tuyến của một số quốc gia trên thế giới nhằm thực hiện tốt hơn việc tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ, đặc biệt là cách thiết kế chuyên trang triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam.
3.2.1. Hoàn thiện qui trình tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ trữ
Rút kinh nghiệm từ việc thực hiện triển lãm trực tuyến TLLT trong thời gian qua, các Trung tâm LTQG thời gian tới cần chú ý hoàn thiện các bước của qui trình tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT như sau:
Về lựa chọn chủ đề triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ: Các Trung tâm LTQG nên lựa chọn những chủ đề triển lãm thiết thực, có tính thời sự, khơi dậy được lòng mong muốn tìm hiểu quá khứ, thu hút được đông đảo mọi tầng lớp nhân dân quan tâm. Đặc biệt, các Trung tâm LTQG cần tiến hành khảo sát, nắm bắt nhu cầu sử dụng tài liệu của nhân dân nhằm phục vụ kịp thời và lựa chọn chủ để,
chuyên đề triển lãm trực tuyến TLLT một cách thiết thực và bổ ích, gắn liền với phương châm “triển lãm tài liệu lưu trữ gắn với nhu cầu xã hội”.
Về xây dựng kế hoạch và đề cương tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT:
Các Trung tâm LTQG khi xây dựng kế hoạch triển lãm cần phải đảm bảo những thông tin cơ bản sau:
- Tên triển lãm;
- Mục đích, ý nghĩa, nội dung chủ đề;
- Cơ quan chủ trì tổ chức/phối hợp tổ chức và cơ quan thực hiện; - Thời gian và địa điểm dự kiến tổ chức;
- Dự kiến số lượng, loại hình tài liệu và hình thức trưng bày; - Phân công thực hiện;
- Kinh phí.
Về đề cương chi tiết triển lãm trực tuyến TLLT phải thể hiện được các nội dung sau:
- Chủ đề, tên gọi chính thức;
- Bố cục các phần và nội dung chi tiết các phần;
- Thời gian, cơ quan chủ trì, phối hợp và cơ quan tổ chức thực hiện.
Về lựa chọn tài liệu và xây dựng danh mục tài liệu: Các Trung tâm LTQG
khi thực hiện triển lãm trực tuyến cần lựa chọn những tài liệu quý, có giá trị, chưa từng công bố liên quan tới chủ đề triển lãm trong đó cần phải lựa chọn một số tài liệu, hiện vật làm điểm nhấn để thu hút người xem. Các tài liệu được lựa chọn triển lãm trực tuyến phải không thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng hoặc tài liệu chứa các dấu chỉ mức độ mật mà chưa được giải mật. Bên cạnh đó cần đa dạng nhiều loại hình tài liệu nhằm cung cấp cho người xem cái nhìn đầy đủ nhất về chủ đề triển lãm. Danh mục tài liệu triển lãm trực tuyến cần thể hiện các nội dung sau:
- Số lượng tài liệu;
- Nội dung tài liệu (Tiêu đề văn bản hoặc tóm tắt nội dung tài liệu);
- Chú thích xuất xứ của tài liệu (Số và ký hiệu đơn vị bảo quản, tên hoặc số mục lục hồ sơ, tên phông hoặc sưu tập lưu trữ, tên cơ quan lưu trữ);
Về tuyên truyền, quảng cáo: các Trung tâm LTQG nên chủ động xây dựng công tác truyền thông, quảng bá trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc mạng xã hội nhằm thông tin về các cuộc triển lãm trực tuyến TLLT sắp diễn ra. Chẳng hạn, trước khi một cuộc triển lãm trực tuyến TLLT sắp diễn ra, các Trung tâm LTQG nên tổ chức một cuộc họp báo giới thiệu về cuộc triển lãm để các nhà báo viết bài, đưa tin. Trong các cuộc họp báo nên mời một số nhân vật tiêu biểu liên quan tới các sự kiện trong nội dung triển lãm trực tuyến TLLT. (Xem Phụ lục 14: Tờ rơi Triển lãm “Chủ tịch Hồ Chí Minh với nước Nga qua TLTL” năm 2014 và Phụ lục 15: Ấn phẩm Triển lãm “Việt Nam – Nhật Bản: Lịch sử quan hệ hợp tác qua tài liệu lưu trữ” năm 2018).