THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
dẫn nghiệp vụ về tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ
Để công tác tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG được thực hiện có hiệu quả hơn cần có sự ảnh hưởng của pháp luật đi kèm với sự ủng hộ của các nhà làm chính sách. Cụ thể, cần thực hiện tốt công tác sau:
Điều 32, Luật Lưu trữ năm 2011 cần bổ sung thêm nội dung về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ hiện đại là:
- Khai thác sử dụng TLLT trên phòng đọc trực tuyến (phòng đọc ảo);
- Cung cấp thông tin TLLT qua mạng; - Trưng bày, triển lãm trực tuyến TLLT.
Đây là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT nói chung ở nước ta.
Các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ như Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục VTLTNN cần xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam. Chẳng hạn như, văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ nghiệp vụ, tiêu chuẩn, qui trình và định mức kinh tế - kỹ thuật đối với việc tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG; chức danh, tiêu chuẩn của công chức, viên
chức ngành lưu trữ thực hiện công tác triển lãm trực tuyến và quy định về xử lý vi phạm trong tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT.
Đặc biệt, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần ban hành các văn bản quy định cụ thể về loại hình TLLT được sử dụng trong triển lãm trực tuyến TLLT. Cụ thể, loại tài liệu nào người sử dụng chỉ có thể xem, loại tài liệu nào có thể tải về miễn phí hoặc phải trả phí; đối tượng khai thác tài liệu có cần tài khoản truy cập hay bất cứ ai cũng có thể tiếp cận…
Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần ban hành văn bản quy định cụ thể về danh mục tài liệu hạn chế sử dụng cũng như ban hành các văn bản hướng dẫn về quy tắc, qui trình, cơ chế giải mật đối với TLLT ở các Trung tâm LTQG. Điều này tạo thuận lợi cho các Trung tâm LTQG trong việc lựa chọn TLLT đưa ra triển lãm trực tuyến TLLT.
Ngoài ra, các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT cũng như những nghiệp vụ liên quan. Đây chính là cơ sở để công chức, viên chức làm công tác tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT có đủ cơ sở pháp lý và cơ sở khoa học dựa vào đó triển khai các nhiệm vụ được giao.
Theo nghiên cứu, tổng hợp của tác giả, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục VTLTNN) nên ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT với cấu trúc như sau:
- Phạm vi, đối tượng điều chỉnh: trước mắt tại các Trung tâm LTQG ở Việt Nam, giai đoạn tiếp theo là tại các Lưu trữ lịch sử các cấp.
- Nguyên tắc tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT - Trình tự tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT: + Lựa chọn chủ đề triển lãm trực tuyến TLLT
+ Xây dựng, trình duyệt kế hoạch và đề cương triển lãm trực tuyến TLLT + Lựa chọn tài liệu và xây dựng danh mục tài liệu triển lãm trực tuyến TLLT + Lập phương án trưng bày và thiết kế triển lãm trực tuyến TLLT
+ Thông tin tuyên truyền
+ Tổng kết, đánh giá triển lãm trực tuyến TLLT
- Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức thực hiện triển lãm trực tuyến TLLT Để có được hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT hoàn chỉnh, với chức năng tham mưu, soạn thảo các văn bản về lưu trữ nói chung, Cục VTLTNN cần phải xây dựng kế hoạch cho việc hoàn thiện hệ thống văn bản về lưu trữ nói chung và tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT nói triêng. Khi đã có hệ thống văn bản hoàn chỉnh, vấn đề triển khai văn bản là khâu rất quan trọng. Cần tăng cường tuyên truyền, phổ biến và tăng cường hướng dẫn thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động triển khai và thực thi văn bản nhà nước về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT. Như vậy, các Trung tâm LTQG nên thực hiện việc kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT nhằm đưa ra hình thức khen thưởng, kỷ luật để tạo động lực cho người làm công tác này cũng như kịp thời chấn chỉnh những thiếu sót, vi phạm.
Tóm lại, việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT sẽ là giải pháp đầu tiên cũng là giải pháp quan trọng nhất bởi giải pháp này góp phần định hướng, chỉ đạo để việc tổ chức triển lãm trực tuyến TLLT tại các Trung tâm LTQG được hiệu quả.