7. Bố cu ̣c của đề tài
2.2.2 Đặc điểm về lao động của nhân viên văn phòng
Hiện nay, Công ty bao gồm 80 nhân viên văn phòng và 572 nhân viên lao đô ̣ng làm viê ̣c ta ̣i các dự án.
Công ty Cổ phần Công nghê ̣ và Truyền thông Năm Sao là mô ̣t tổ chức chuyên ngành chính trong lĩnh vực phát triển các ứng du ̣ng trên máy tính và các hoa ̣t đô ̣ng liên quan đến công nghê ̣.
Công ty hiểu rõ con người là nhân tố quyết đi ̣nh đến sự thành công hay thất bại nên ngoài các chương trình đào ta ̣o cơ bản, hàng năm các nhân viên trong công ty cũng có các chính sách nhằm đô ̣ng viên tinh thần làm viê ̣c của nhân viên.
Nhìn mă ̣t bằng chung, các nhân viên văn phòng ta ̣i Công ty còn trẻ nên chưa có nhiều kinh nghiê ̣m. Tuy nhiên, ho ̣ có sự ham ho ̣c hỏi những điều mới, nhiê ̣t huyết và táo ba ̣o trong công viê ̣c.
a) Theo nhó m độ tuổi
Hình 2.1. Mô hình Đă ̣c điểm lao động theo nhóm độ tuổi năm 2017
Nguồn: Tác giả khảo sát (2018)
Nhó m đô ̣ tuổi từ 32 – 40 và 41 – 50 là hai nhóm đô ̣ tuổi chiếm tỷ lê ̣ ít nhất (tương đương vớ i 8% và 6%). Song đây chính là nhóm tuổi có nhiều kinh nghiệm, sự nhạy bén trong tư duy, có những kiến thức hiện đại trong công việc đòi hỏi sự phát triển liên tục và nhanh như ngành công nghệ thông tin, là lực lượng nòng cốt tạo điều kiện để phát triển doanh nghiệp.
Nhó m đô ̣ tuổi từ 18 – 25 tuổi chiếm 25% và nhóm đô ̣ tuổi từ 26 – 31 tuổi chiếm 61% là hai nhóm đô ̣ tuổi chiếm tỷ lê ̣ cao nhất trên tổng số công ty, thể hiê ̣n Công ty hiện đang có các nhân viên trẻ tuổi, nhiê ̣t tình trong công viê ̣c, là lực lượng nòng cốt cho tương lai của Công ty.
Do đặc điểm về độ tuổi khác nhau nên nhu cầu đối với công việc của mỗi nhóm tuổi cũng khác nhau. Đối với những người lao động trẻ có thể quan tâm hơn
đến mức lương hấp dẫn, cơ hội học tập, cơ hội thăng tiến, trong khi đó những người lao động lớn tuổi hơn và có thâm niên công tác thì nên thiết kế lại công việc theo hướng làm mới mẻ công việc, giao thêm trách nhiệm, giao quyền tự chủ trong công việc và công việc ổn định.
b) Theo giớ i tính
Hình 2.2. Mô hình Đă ̣c điểm lao động theo nhóm giới tính năm 2014 – 2018
Đơn vi ̣: Người
Nguồn: Tác giả khảo sát (2018)
Đối với một ngành di ̣ch vu ̣ với đặc thù công việc phù hợp với lao động nam hơn lao động nữ như ngành công nghê ̣ thông tin thì cơ cấu lao động theo giới tính của Tổng Công ty là hoàn toàn hợp lý. Biểu hiện rõ qua viê ̣c nhân viên văn phòng nam gần bằng 2/3 tổng số nhân viên ta ̣i công ty (cu ̣ thể năm 2017 – 2018 số nhân viên nam là 50 trên tổng số 80 nhân viên văn phòng). Tuy phần lớn số lao động tại Công ty là nam nhưng nhu cầu đối với công việc của nam và nữ là khác nhau nên khi tiến hành công tác tạo động lực lao động cũng cần phải quan tâm đến việc xác định nhu cầu của lao động theo giới tính để đưa ra các biện pháp tạo động lực phù hợp, thỏa mãn nhu cầu của người lao động.
c) Theo nhó m trình độ nghiê ̣p vụ
Hình 2.3. Mô hình Đă ̣c điểm lao động chia theo nhóm trình độ nghiê ̣p vụ
năm 2014 – 2018
Đơn vi ̣: %
Nguồn: Tác giả khảo sát (2018)
Nếu xem ở khía cạnh theo trình đô ̣ chuyên môn cho thấy lực lượng lao động tại Công ty có chất lượng tương đối cao mặc dù tốc đô ̣ tăng tương đối châ ̣m, trong đó: trình độ đại học chiếm tỷ tro ̣ng cao nhấttừ 57,75% năm 2014 – 2015 đến 61,25% năm 2017 – 2018; trình đô ̣ cao nhất là tha ̣c sĩ và tiến sĩ từ 2,5% trình đô ̣ tha ̣c sĩ và 3,75% trình đô ̣ tiến sĩ năm 2014 – 2015 lên đến 6,25% trình đô ̣ tiến sĩ năm 2017 - 2018. Các nhóm trình đô ̣ nghiê ̣p vu ̣ khác lần lượt là 6,25%, 6,25%, 12,5% trong năm 2014 – 2015 lên đến 3,75%, 10%, 18,75% năm 2017 -2018 trình đô ̣ đang ho ̣c, trung cấp và cao đẳng.
Lực lượng lao động có trình độ ngày càng cao thì khả năng nắm bắt công việc, làm chủ công nghệ càng tốt từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện công việc, đạt nhiều thành tích.
d) Theo nhó m chức danh
Hình 2.4. Mô hình Đă ̣c điểm lao động chia theo nhóm chức danh năm 2017
Nguồn: Tác giả khảo sát (2018)
Từ khảo sát cho thấy cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty vẫn còn tương đối ít chỉ chiếm 20% so với 71% tổng số nhân viên, còn tâ ̣p trung vào công viê ̣c chuyên môn, một vi ̣ trí quản lý còn kiêm nhiê ̣m nhiều công viê ̣c, ít giành thời gian cho công tác quản lý sẽ ít quan tâm đến viê ̣c nâng cao đô ̣ng lực làm viê ̣c của người lao đô ̣ng trong công ty. Do đó cần phải bổ nhiê ̣m nhân sự quản lý, tăng cường công tác quản lý nhằm tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc hiệu quả hơn và nâng cao năng suất lao đô ̣ng của người lao đô ̣ng. Tuy nhiên, đây cũng có thể là ý đồ của nhà quản lý. Trích lời của anh Trương Tiến Tuấn – Tổng Giám đốc Công ty cho biết:
“Hiện nay, nhân viên trong Văn phòng của Công ty là khá ít, ví dụ, Bộ phận Văn
phò ng chỉ có 03 nhân viên so với con số từ 10 nhân viên trở lên của các công ty
khá c. Tuy nhiên, vì nguồn lực còn non trẻ và hạn chế, công ty quyết đi ̣nh 03 thành
viên đó sẽ làm các công viê ̣c chính của bản thân cũng như kiêm nhiệm thêm các công
việc khác để tinh giản nhân viên. Qua hơn 03 năm hoạt động, 03 nhân viên phải
hoà n thành tốt công viê ̣c được giao và hoàn thành đúng thời hạn." (Nguồn: Tác giả
phỏng vấn)
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
❖ Ban lãnh đạo
Bộ máy của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến - chức năng với sự phân cấp quản lý rõ ràng.
Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc của Công ty cho đến thời điểm lập báo cáo này bao gồm:
Hội đồng Quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị hoạt động theo điều lệ Công ty và Quy chế làm việc của Hội đồng quản trị.
Tổng Giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu
trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó Tổng Giám đốc (02 người): là người giúp cho Tổng giám đốc trong quá trình thực hiện công việc, phương hướng sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự trong công ty.
❖ Các đơn vị chính trong Công ty:
Văn phòng (Phòng Tổng hợp): là phòng chức năng giúp việc trực tiếp cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty.
Phòng Tài chính - Kế toán: là phòng chức năng bao gồm các bộ phận: Tài chính và Kế toán; giúp việc cho Hội đồng Quản tri ̣ và Ban Giám đốc.
Phòng Kinh doanh dự án: là một bộ phận kinh doanh của Công ty. Có chức
năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện dự án từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành việc thanh quyết toán. Phòng Kinh doanh dự án được hỗ trợ bởi các phòng ban khác trong công ty và được sự giám sát và chỉ đạo của Ban Giám đốc
Trung tâm dịch vụ kỹ thuật: Nghiên cứu, thiết kế, tư vấn, lắp đặt, bảo trì, sửa
chữa các thiết bị và hệ thống mạng công nghệ thông tin, viễn thông, truyền thông đa phương tiện và các thiết bị, hệ thống dữ liệu.
Phòng phát triển phần mềm ứng dụng: Phòng Phát triển phần mềm ứng dụng là một bộ phận sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Công nghê ̣ và Truyền thông Năm Sao (Phụ lục 01).
2.3. Mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến ta ̣o đô ̣ng lực làm viê ̣c đến nhân viên văn phòng văn phòng
Qua vận du ̣ng các học thuyết cũng như các công trình nghiên cứu về động lực làm việc tác giả đã nghiên cứu thực tế vấn đề này ta ̣i Công ty Cổ phần Công nghê ̣ và Truyền thông Năm Sao. Cùng với tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn và tiến hành phỏng vấn tại Công ty, từ đó, tác giả xây dựng mô hình nghiên cứu như sau:
Hình 2.5. Mô hình nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm viê ̣c
củ a nhân viên văn phòng
Nguồn: Tác giả
Công tác tạo động lực trong doanh nghiệp được thực hiện qua hai hình thức cơ bản là biện pháp tài chính và biện pháp phi tài chính. Biện pháp tài chính là điều kiện cần và biện pháp phi tài chính là điều kiện đủ để giữ chân người lao động.
Biện pháp tài chính trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau: tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi, trợ cấp được tác giả gọi dưới tên chính sách nhân sự. Bản chất của nó nhằm chăm lo cuộc sống vật chất của người lao động thông qua công cụ chính là tiền bạc – yếu tố thúc đẩy quan trọng nhất đối với hầu hết người lao động. Biện pháp tài chính giúp doanh nghiệp khuyến khích người lao động làm việc say mê, nhiệt tình, sáng tạo và quan trọng hơn, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Vì thế, nên chính sách nhân sự là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty.
Tuy nhiên, người lao động sẽ làm việc tốt hơn khi họ được giao công việc phù hợp với chuyên môn, được làm việc trong môi trường thoải mái, cơ hội thăng tiến cao… Từ đó thu nhập của người lao động cũng được cải thiện đáng kể. Vì thế, biện pháp phi tài chính là điều kiện để người lao động được hưởng những đãi ngộ tài chính tốt nhất cũng như giúp nhân viên gắn bó hơn với Công ty, nâng cao động lực làm việc.
2.4. Cá c nhân tố thực tế ảnh hưởng đến đô ̣ng lực làm viê ̣c của nhân viên văn phòng ta ̣i Công ty Cổ phần Công nghê ̣ và Truyền thông Năm Sao
Tác giả đã tiến hành điều tra, khảo sát về các nhân tố tạo động lực cho nhân viên văn phòng ta ̣i Công ty Cổ phần Công nghê ̣ và Truyền thông Năm Sao thông qua phát bảng câu hỏi cho các nhân viên tại đây. Do tổng quy mô của Công ty chỉ mới dừ ng la ̣i ở Doanh nghiê ̣p vừa và nhỏ, vì thế tác giả quyết định lấy ý kiến khảo sát của tất cả 80 nhân viên văn phòng của Công ty.
Thời gian tiến hành thực tâ ̣p và phỏng vấn, nghiên cứu cũng như thu thâ ̣p bảng khảo sát từ tháng 18/12/2017 đến 01/3/2018 (số phiếu phát ra: 80 phiếu, số phiếu thu về: 80 phiếu, số phiếu không hợp lệ: 0 phiếu, số phiếu hợp lệ: 80 phiếu).
Để sử dụng mô hình nghiên cứu đánh giá các nhân tố tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phò ng ta ̣i Công ty, tác giả tiến hành thực hiện phân tích mô hình 2.5. và thu được kết quả về các nhân tố như sau:
2.3.1. Chính sách nhân sự
Có thể nói chính sách nhân sự là một trong các nội dung rất quan trọng của công tác quản trị nhân lực. Những thứ như: máy móc thiết bị, của cái vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, còn con người thì không thể. Việc quan tâm tới hoạt động đãi ngộ nhân sự đã mang lại rất nhiều thành công cho các doanh nghiệp mà điển hình là các doanh nghiệp Nhật Bản đã chứng minh rằng họ ý thức rất đúng và đầy đủ về công tác này. Bởi sự thành công vượt bậc của nền kinh tế và kỹ thuật Nhật Bản trong thế kỷ 20 được đánh giá là do đã tiếp thu có chọn lọc những tinh hoa của văn minh phương Tây phù hợp với văn hóa Nhật, đặc biệt là những nhà lãnh đạo Nhật đã đặt “vấn đề con người” vào trung tâm của sự chú
ý, họ có những chính sách, biện pháp cụ thể tác động đến người lao động, tạo thái độ tích cực của họ đối với sản xuất, đối với công ty, hết lòng vì sự thành công của công ty, vì sự hùng cường của nước Nhật.
Qua khảo sát và nghiên cứu, tác giả nhận thấy hai hoạt động hình thức cơ bản trong biện pháp tài chính là trả lương và trả thưởng cần phải được coi trọng, đây là một đòn bẩy quan trọng để doanh nghiệp có thể thu hút được người tài, giữ chân nhân viên giỏi và khuyến khích họ cống hiến hết mình cho công việc, qua đó phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.
2.3.1.1. Chính sách về trả công cho nhân viên
a) Hình thức trả lương cho nhân viên văn phòng
Công ty thường trả lương cho nhân viên vào ngày mùng 5 hàng tháng bằng cách trả lương trực tiếp cho nhân viên trong bao thư với các hình thức trả lương như sau:
•Hình thức 01: Trả lương theo hê ̣ số lương doanh nghiê ̣p
Trả lương cho nhân viên trên cơ sở ngày công thực tế, hệ số hoàn thành kế hoạch và chấp hành nội quy kỷ luật, hệ số lương doanh nghiệp (Theo Nghi ̣ đi ̣nh 141/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 07/12/2017 quy đi ̣nh về mức lương tối thiểu vù ng đối với người lao đô ̣ng làm viê ̣c theo hợp đồng lao đô ̣ng). Ngày công được Ban quản lý chấm công trên giấy chấm công hàng tháng.
Quỹ lương được xác định trên cơ sở cân đối đơn giá lương bình quân (ĐG) trên một ngày công, Hệ số lương doanh nghiệp, Hệ số Kcl của các khối hưởng lương khoán. Công thức :
Trong đó:
: Tổng quỹ lương chi trả cho khối lao động hưởng lương sản phẩm theo thời gian cần trả trong tháng.
: Ngày công của ngườ i lao đô ̣ng.
: Hệ số lương doanh nghiệp của người lao đô ̣ng i : Hệ số chất lượng lao động của ngườ i lao đô ̣ng i.
Tổng quỹ lương được xác định trên đơn giá tính theo doanh thu, doanh thu trừ chi phí.
•Hình thức 02: Trả lương theo thâm niên công tác:
Nhân viên văn phòng khi hết thời gian giữ bậc lương doanh nghiệp cuối cùng sẽ được xét hưởng thêm lương thâm niên. Mỗi năm được cộng thêm 1% lương doanh nghiệp.
•Hình thức 03: Các hình thức trả lương khác:
Các trường hợp trả lương cho nhân viên có chất lượng cao, chuyên gia, tư vấn, lương kiêm nhiệm, lương khuyến khích có trình độ trên đại học, sử dụng tốt ngoại ngữ tại vị trí công tác có nhu cầu ngoại ngữ… do Giám đốc quyết định trong từng trường hợp cụ thể.
Công ty áp dụng chế độ nghỉ phép để đảm bảo cho người lao động được nghỉ ngơi theo quy định của pháp luật. Các phòng, đơn vị quản lý trực tiếp nhân viên chịu trách nhiệm bố trí cho nhân viên nghỉ phép và lập danh sách đăng ký kế hoạch đi phép gửi Văn phòng theo dõi, quản lý.
Các trường hợp hết tuổi lao động, nghỉ hưu, nghỉ chờ chế độ hưu trí Công ty trả thêm 1 tháng lương doanh nghiệp.
b) Nguyên tắ c trả lương
Công ty tuân thủ 03 nguyên tắc sau:
- Tiền lương trả ngang nhau cho các nhân viên vi ̣ trí làm viê ̣c như nhau; - Đảm bảo tăng năng suất lao động nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân; - Đảm bảo mối quan hê ̣ hợp lý về tiền lương giữa những người lao đô ̣ng làm các nghề khác nhau trong nền kinh tế quốc dân.