7. Bố cục của luận văn
3.2.3. Hoàn thiện công tác phân công công việc
Hiện nay, công tác phân công công việc tại Trung tâm gặp một số những hạn chế như: phân công công việc không gắn liền với kết quả phân tích công việc; trong phân công công việc không quy định rõ tiến độ thực hiện công việc và có lịch trình kiểm tra, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện công việc theo tiến độ thực hiện công việc đã định; công tác phân công công việc còn có sự chồng chéo, một người đảm đương nhiều nhiệm vụ luân phiên thay đổi trong tuần.
Để có cơ sở hoàn thiện công tác phân công công việc, Trung tâm cần hoàn thiện công tác phân tích công việc. Trung tâm nên tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kỳ 01 năm phải xem xét lại. Phòng Tổ chức cán bộ nên lựa chọn phương pháp phù hợp để thu thập thông tin phân tích công việc như: thu thập bảng hỏi, phỏng vấn, quan sát… cũng như lựa chọn người có chuyên môn thu thập thông tin, phân tích số liệu để có được kết quả phân tích công việc một cách khoa học.
Để thực hiện tốt công tác phân tích công việc, tác giả đề xuất cách thức thực hiện như sau:
- Thu thập thông tin để xây dựng được bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc:
+ Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức, hoạt động của trung tâm, chế độ tiền lương, khen thưởng, phụ cấp, tầm quan trọng của công việc trong trung tâm, các yếu tố của điều kiện an toàn - vệ sinh lao động.
+ Thông tin về các hoạt động thực tế của NLĐ tiến hành tại từng nơi làm việc như: phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, thời gian thực hiện công việc, cách thức làm việc với các loại máy móc, thiết bị.
+ Thông tin về các loại máy móc, thiết bị y tế nơi làm việc;
+ Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng…
+ Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối vớiNLĐ.
Xác định nội dung và trình tự thực hiện phân tích công việc.
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định được phương pháp thu thập thông tin hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản sẵn có trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của trung tâm và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ, bản mô tả công việc cũ.
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm them chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm chi phí trong thực hiện phân tích công việc;
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc, có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin;
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
Để phân công công việc hợp lý, bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm phần mô tả công việc cần được xây dựng cụ thể, đầy đủ các tiêu chí như: tên các đầu việc, trong mỗi đầu việc lại phải quy định từng nhiệm vụ cụ thể; quan hệ phối hợp công tác, trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc; điều kiện làm việc…
Phần tiêu chuẩn thực hiện công việc, trung tâm nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể về mặt định tính, định lượng, thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
Phần yêu cầu đối với người thực hiện công việc, trên cơ sở các nhiệm vụ chính và cụ thể của từng vị trí việc làm trong phần mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc, trung tâm sẽ xác định được yêu cầu đối với người thực hiện công việc bao gồm các nội dung: trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm công tác, kỹ năng, năng lực, và các yêu cầu khác tùy vào từng vị trí việc làm.
Nếu công tác phân tích công việc được quan tâm đúng mức sẽ tạo tiền đề tuyển dụng, phân công công việc hợp lý, bố trí đúng người, đúng việc giúp NLĐ được làm công việc phù hợp với chuyên môn, khả năng của mình từ đó kích thích tạo động lực lao động.