- Khi trình bày, bạn cố gắng đưa mắt về phía người nghe. Để dễ dàng, bạn nên chọ ra khoảng 6 người trong số những người nghe để quan tâm và nói chuyện với họ. Tốt nhất là nên chọn 1 người giữa hàng đầu, 2 người ngồi ở 2 bên ngoài của hàng ghế đầu, 1 người ngồi ở trung tâm của hội trường và 2 người ngồi ở 2 bên góc cuối. Khi bạn hướng về những vị trí này dường như cử tọa sẽ được ánh mắt của bạn quan tâm tới.
- Hãy sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ, ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ của mình một cách tự nhiên và khơng nên lạm dụng
2.3.1.3 Cử chỉ
- Bạn cần cử động các cánh tay với tốc độ thích hợp và đặc biệt khi thuyết trình bạn có thể di chuyển bàn tay trong khoảng cách giữa thắt lưng và ngực
2.3.1.4 Giọng nói và âm thanh
Trong nghệ thuật thuyết trình, giọng nói có vai trị hết sức quan trọng. Mọt giọng nói tốt phải có 3 điều kiện.
- Thứ nhất: là nhiều cường độ; tiếng nói càng to, càng mạnh thì càng dễ làm rung chuyển người nghe. Để tiếng nói được to thì bạn cần tập thở và khi nói phải biết lấy hơi dưới ngực hoặc ở bụng chứ đừng lấy hơi ở cuống họng mà tạo ra giọng óc khó nghe.
- Thứ hai: Âm vực phải rộng, tức là có thể phát ra từ những giọng thật trầm đến những giọng thật bổng. Người có âm vực rộng thì mới có thể diễn tả tình cảm: giọng trầm và ngập ngừng mô tả sự sợ sệt, giọng trầm và đều tả sự buồn bã, chán nản, giọng thật bổng và nhanh vừa dục tả sự giậnh dữ…Để luyện giọng bạn có thể ngậm miệng và ngân nga từ giọng trầm cho đến giọng bổng.
- Thứ ba: Có nhiều âm sắc. Am sắc là đặc tính rêng của giọng nói, có giọng thì trong trẻo, có giọng thì the thé, chính âm sắc làm cho giọng nói dễ thương hoặc dễ ghét. Người nói bằng giọng óc có thể sửa giọng bằng cách đưa lưỡi tới trước lúc nói. Người có giọng the thé có thể làm cho giọng trong trẻo bằng cách hít hơi vào nhiều và lúc nói tống mạnh hơi ra, hoặc lúc nói đưa hàm hạ ra trước.
Ngoài việc chú ý đến việc luyện giọng, cần tập nhấn giọng cho đúng, cách dùng ngữ diệu, uấn giọng cho phù hợp vơí nghĩa của câu nói.
- Bạn phải nói to và đủ rõ cho mọi người đều nghe được - Giọng nói cần được thay đổi.
- Tránh những thói quen dùng từ vơ nghĩa trong câu nói. Ví dụ: thực tế là, các bạn biết khơng, phải không…
2.3.2. Cấu trúc và cách tiến hành
Giai đoạn chuẩn bị
- Tư cách của người thuyết trình:
Người thuyết trình phải là người thích hợp để truyền đạt bức thông điệp đến với những người tham dự. Cái quyết định người thuyết trình có phù hợp để truyền đạt một thông điệp hay không là sự tin tưởng của người nghe đối với lập trường và trình độ người thuyết trình. Nếu họ thấy người thuyết trình là người có những thơng tin có ích cho họ thì họ sẽ sẵn sàng nghe. Nhưng nếu sau đó cuộc trình bày làm họ thất vọng thì họ sẽ khơng chú ý mà còn bộc lộ sự thất vọng rõ rệt.
Khi tầm quan trọng của thơng điệp khơng ngang tầm người thuyết trình thì sẽ nảy sinh sự mất tin tường. Ví dụ: Tổng giám đốc tập hợp các nhân viên bán hàng lại chỉ để thông báo là cửa nhà vệ sinh đã được sơn trắng. Một nhân viên cấp thấp tuyên bố nhà máy đã bị đóng cửa, người nghe sẽ khơng tin và đòi hỏi chứng cớ.
- Khơng gian thuyết trình:
Khơng gian thuyết trình sắp xếp tốt sẽ nâng cao chất lượng buổi thuyết trình. Các phương tiện hỗ trợ bằng mắt nhìn sẽ củng cố thêm buổi thuyết trình, cịn những hình vẽ khác sẽ làm phân tán tư tưởng. Ví dụ: những tranh treo trên tường, các cửa kính, bảng đen…
- Tư liệu
Phải trình bày nội dung gì hay chính xác hơn những điều gì mà người tham dự sẽ phải hiểu đươc và nhớ được.
Phần mở đầu, người thuyết trình thiết lập mối quan hệ với người nghe.Phần mở đầu bổ ích là giải thích được cho người nghe hiểu rằng cuối cùng họ sẽ biết được hoặc có thể làm được những gì. Cũng có ích nếu phác ra nét lớn nội dung sẽ trình bày, để mọi người chuẩn bị theo dõi.
Rất ít người thuyết trình có hiệu quả mà khơng cần có bản ghi sẵn, mặc dù người ta có xu hướng thán phục những người làm được như vậy. Chỉ ỷ vào trí nhớ, dẫn đến nguy cơ bỏ sót sự việc, nhận thức sai sự việc. Bản ghi sẵn khuôn ra vào kỷ luật và hạn chế xu hướng nói lan man dơng dài.
Bản ghi sẵn có hai loại: ghi đầu đề và bản thảo ghi toàn văn. Cách ghi đầu đề phổ biến hơn.
- Diễn giả
Điểm cuối cùng trong việc chuẩn bị là thuộc về diễn giả, người phải thể hiện những lời ghi thành lời nói sinh động. Sự diễn tập có thể hạn chế bớt những khó khăn tiềm ẩn nhưng cịn phụ thuộc vào phía người nghe. Cần phải tự tin để khiến cử toạ lắng nghe. Tính thiếu tự tin có thể được hạn chế nhờ chủ động thư giãn, có ý thức cử động chậm, tập hít thở đều đặn, nên mỉm cười nhiều vì điều đó sẽ xố bỏ những dấu vết lo âu và làm dịu nét mặt trước khi đối mặt với cử toạ.
Giai đoạn mở đầu
- Bạn hãy tự giới thiệu về mình và về đề tài thuyết trình . Tùy vào từng buổi thuyết trình mà bạn có thể giới thiệu mình cùng với những vai trị, chức danh gì. Phần giới thiệu không nên quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt.
- Bạn phải nắm bắt được quy luật của sự chú ý là: Sự tập trung chú ý cao nhất của người nghe được diễn ra trong vòng 30 giây đầu tiên và 30 giây cuối cùng của bài thuyết trình. Vì vậy những câu nói đầu tiên phải lơi cuốn được họ, làm cho họ quan tâm, thích thú.
- Có rất nhiều cách mở đầu bài thuyết trình:
+ Dẫn nhập trực tiếp: Bạn nhác lại tên bài thuyết trình, nói rõ mục đích và những vấn đề chính của bài nói chuyện.
+ Dẫn nhập theo lối tương phản: Bài diễn thuyết bắt đầu bằng việc nhấn mạnh sự mâu thuẫn, để gây sự chú .
+ Dẫn nhập từ từ theo lối kể chuyện
+ Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi. Bằng cách này có thể làm cho người nghe phải chú ý và suy nghĩ cùng bạn. Ngay cả người buồn ngủ nhất cũng phải ngồi thẳng lên khi gặp câu hỏi.
+ Dẫn nhập bằng cách trích dẫn. Một câu trích dẫn thích hợp có thể là một mở đầu thú vị
+ Dẫn nhập gây chấn động: Khi người nghe thờ ơ với đề tài hoặc khi họ đã mệt mỏi khó tập trung chú ý bạn có thể bắt đầu bằng một lời nói hồn tồn trái ngược lại với sự mong đợi của người nghe.
- Khi vào đề bạn cần chú ý: + Vào đề quá dài
+ Vào đề khơng ăn nhập với nội dung bài nói chuyện + Vào đề thiếu tự tin
+ Vào đề với lời xin lỗi
Giai đoạn triển khai
Sự chú ý và qua tâm đến người nghe phải được duy trì trong suốt bổi thuyết trình Khi trình bày bạn phải cố gắng đưa mắt về phía người nghe
- Bạn phải nói to và đủ rõ cho mọi người đều nghe được
- Giọng nói cần được thay đổi khi trầm khi bổng, khi lên khi xuống, khi gằn từng tiếng, khi lướt qua tùy vào nội dung từng đoạn
- Tránh những thói quen dùng từ vơ nghĩa trong câu nói. Ví dụ: thực tế là, các bạn biết khơng, phải không…
- Hãy sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ, ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ của mình một cách tự nhiên và không nên lạm dụng
- Giao lưu khán giả :
+ Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã có câu nói nổi tiếng: ”Tơi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả.
+ Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.