I. Kỹ năng làm việc nhóm 1 Khái niệm chung
i. Biết kết nối và chia sẻ trách nhiệm
Trưởng nhóm phải có khả năng nối kết những tính cách, năng lực khác nhau ấy để cho ra những thành quả làm việc tốt nhất.
1.5.3. Một số lưu ý đối với trưởng nhóm khi làm việc trong nhóm
Để làm việc nhóm hiệu quả ngồi những kỹ năng trên cần . Trưởng nhóm và các thành viên cần chú ý một số những chi tiết nhỏ sau ( Tuy nói là nhỏ nhưng đó lại là liều thuốc bổ trợ rất quan trọng cho sự thành cơng của mỗi nhóm và của trưởng nhóm).
1.5.3.1. Buổi gặp mặt đầu tiên
Có thể nói buổi gặp gỡ đầu tiên của một nhóm làm việc là một thời điểm rất quan trọng. Đây là lúc gây dựng và kích hoạt tinh thần chung của nhóm. Nếu khơng, sẽ rất khó khơi dậy điều này vào thời gian sau đó để xây dựng một nhóm làm việc năng động và nhiệt huyết. (đây có thể xem là ấn tượng ban đầu trong giao tiếp của các thành viên với trưởng nhóm, thành viên với thành viên)
1.5.3.2. Nhận thức của các thành viên (văn hóa nhóm)
Mỗi thành viên trong nhóm có điểm mạnh, điểm yếu và phong cách làm việc khác nhau. Mỗi người mang một màu sắc riêng biệt. Vấn đề là trưởng nhóm - họa sỹ - sẽ chọn và phối hợp màu sắc như thế nào. Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, một trong những trách nhiệm của lãnh đạo là thúc đẩy cả nhóm làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung. Đây có thể là một thử thách dễ làm nản chí nhiều người. Thường thì nhóm là sự kết hợp của các thành viên khác nhau, mỗi người có điểm mạnh, điểm yếu và phong cách làm việc riêng. Đôi khi không thể tránh khỏi bất đồng nội bộ hoặc những mâu thuẫn cá nhân. Người lãnh đạo, không những phải làm việc với tất cả những nhóm người này, mà còn cần phải giành được kết quả như mong đợi bằng sự vượt trội của mình.
Sẽ rất có ích nếu lãnh đạo có thể xác định những đặc điểm cá nhân của các thành viên trong nhóm. Hiểu những kiểu người cơ bản, lãnh đạo có thể tận dụng thế mạnh của các thành viên, cũng như giao nhiệm vụ phát huy được khả năng của người đó. Phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, nhà lãnh đạo có thể đưa cả nhóm đến sự thăng bằng và hoà hợp một cách hiệu quả.
Một nhà lãnh đạo, bằng việc hiểu được màu sắc của nhóm, có thể sử dụng kiến thức này để gắn kết các thành viên thành một bức tranh thống nhất. Dùng đúng màu sắc và phối hợp hài hồ các màu sắc, nhà lãnh đạo sẽ có được bức tranh đẹp.
1.5.3.3. Thiết lập thời gian biểu
Nếu là một nhóm trưởng, bạn khơng nên để các thành viên tận cuối mỗi buổi họp nhóm mới biết khi nào sẽ là buổi họp tiếp theo. Vạch ra rõ ràng thời gian biểu, lịch làm việc và thời hạn công việc (deadline) cho từng khoảng thời gian nhất định sẽ giúp các thành viên dễ dàng sắp xếp cho phù hợp. Bạn nên in ra thành từng bản đưa cho các thành viên hoặc gửi email và cập nhật thông tin thường xun.
1.5.3.4. Tính kiên trì
Thơng thường khó khăn xuất hiện đối với các nhóm nhiều nhất trong giai đoạn mới thành lập nhóm. Những khó khăn như sự chống đối của những người khác, sự thiếu hụt về tài chính, nhân sự, sự bất động về cách thức làm việc, tính cách...Và tất cả những yếu tố trên sẽ tạo ra những tảng băng trôi rất lớn ngăn chặn sự tiến lên của con thuyền nhóm. Chính vì thế mà khơng ít thành viên sẽ nản chí, mệt mỏi sau một thời gian làm việc. Và đương nhiên người trưởng nhóm khơng tránh khỏi những tâm trạng này. Có khi là nhiều hơn vì vai trị của người trưởng nhóm là lớn nhất trong nhóm. Và nếu như người nhóm trưởng bn xi lúc này thì cả nhóm sẽ tan rã vì “rắn đã mất đầu”. Nên điều cần thiết trong những lúc như thế này là người trưởng nhóm phải bình tĩnh, kiên nhẫn để tìm ra giải pháp và khích lệ động viên cho các thành viên khác hịa nhập trở lại để tiếp tục đưa nhóm đi lên.
Vì vậy cho nên sự kiên trì, bền bỉ là một yếu tố rất cần thiết để hình thành nên những người nhóm trưởng tài ba và một nhóm làm việc thành cơng
1.5.3.5. Đừng kết luận quá nhanh các vấn đề
Đây là lỗi thường gặp trong q trình làm việc nhóm. Khi đưa ra vấn đề và thảo luận, các thành viên có xu hướng đưa ra nhanh các kết luận. Tuy nhiên đây chính là lý do dẫn tới những vấn đề như lạc hướng và sai lầm sau này. Phải đảm bảo các ý đã được làm rõ và được các thành viên thơng suốt. Khi đó mới có thể có sự nhìn nhận tồn diện vấn đề và tìm ra cách giải quyêt đúng đắn.
1.5.3.6. Đừng quên ghi chú lại các vấn đề
Rất đáng tiếc rằng rất nhiều nhóm làm việc thơng thường qn điều này. Chính vì thế nên sau mỗi buổi họp nhóm, hầu như các ý và các vấn đề trong buổi họp hay bị “quên”. Tốt nhất, các thành viên phải chuẩn bị các sổ tay để ghi chép các ý kiến để theo dõi công việc.
1.5.3.7. Trị chơi đồn kết
Một trò chơi nhỏ cho cả nhóm cùng tham gia hay một vài câu đố vui, câu chuyện có ý nghĩa sẽ giúp cho nhóm gắn bó hơn. Có rất nhiều trị chơi nhóm đơn giản nhưng lại rất hiệu quả để gia tăng tinh thần đoàn kết giữa các thành viên. Sau những giờ làm việc căng thẳng, đây là những trò chơi xả stress và giúp các thành viên gắn bó hơn.
1.5.3.8. Hãy khen thưởng và ăn mừng
Nên khen thưởng cho cả nhóm thay vì từng cá nhân. Điều này sẽ tạo ra tinh thần làm việc đồng đội. Việc khen thưởng kịp thời giúp hâm nóng động cơ làm việc và nhiệt tình của cả nhóm.
Đừng bao giờ qn tận hưởng những thành tích mà nhóm đạt được. Có thể là cơng việc hồn thành sớm hơn dự định hay một thành viên nào đó có ý tưởng hay.
Nên có những phần thưởng nhỏ khích lệ tinh thần chung. Một bữa tiệc liên hoan hay một buổi karaoke sau khi dự án hay bài thuyết trình hồn thành sẽ củng cố và đảm bảo tinh thần cho các dịp làm việc khác.
1.5.4. Một số chiến lược quản lý nhóm nhân viên đa văn hóa
Bạn có bao giờ nghĩ rằng sẽ có lúc bạn là trưởng nhóm và làm việc với nhiều nhân viên đến từ nhiều các quốc gia khác nhau khơng? Khi ấy bạn sẽ phải làm gì để để thích nghi và làm tốt vai trị lãnh đạo của mình? Sau đây là một số lời khuyên giúp các bạn tránh được mâu thuẫn và sự hiểu lầm về văn hóa của nhau (đây là điều rất dễ xảy ra xung đột)
1.5.4.1 Hãy học cách thích nghi
- Tìm hiểu sơ qua về những nét văn hóa của nhau(sở thích, ẩm thực, phong cách làm việc…)
- Học cách sống chung với sự đa dạng ấy thậm chí chấp nhận nó. (đừng ép buộc họ phải thay đổi)
1.5.4.2. Tái tổ chức lại nhóm
- Hãy thận trọng tái tổ chức lại nhóm (khi cần thiết), phân cơng lại nhiệm vụ trong nhóm sẽ giúp giảm sự va chạm giữa các thành viên.
- Có thể chia thành nhiều nhóm nhỏ (thực tế nhóm q đơng sẽ hay gặp rủi ro).
1.5.4.3. Can thiệp bằng quản trị
- Hãy đưa ra những quy định, quy tắc, PP làm việc ngay khi thành lập các nhóm. - Hãy cố gắng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm theo n.lực vốn có của họ.
1.5.4.4. Thuyên chuyển
Với những nhóm thành lập chỉ phục cho dự án chúng ta nên áp dụng chiến lược này. Nếu có thành viên nào đó khơng hài lịng với nhóm chúng ta hãy cho họ rút lui. Hoặc khi các thành viên trong nhóm chưa hiểu nhau thì cũng khơng nên vội vàng đưa ép họ vào trong nhóm, cho dù họ là người có năng lực.
Trong các nhóm đa quốc tịch, người trưởng nhóm thường gặp nhiều khó khăn trong việc tìm hiểu và thích nghi với văn hóa của họ, nhưng nếu bạn là một trưởng nhóm tốt bạn sẽ vượt qua và thấy rằng vấn đề này không phải là không làm được. Khi các nhóm gặp khó khăn hay mâu thuẫn, trước tiên bạn hãy chờ sự tự giải quyết của họ, nếu không ổn bạn xuất hiện, nhưng hãy cố gắng đừng can thiệp sâu. Và có một điều cuối cùng tôi muốn nhắc các nhà quản lý, các trưởng nhóm hãy hiểu rằng quản lý con người khó hơn rất nhiều so với việc vận hành máy móc với những nút bấm và công tắc, con người khơng phải là người máy; mỗi người đều có những ưu, nhược điểm của bản thân, cách xử lý công việc khác nhau cũng như năng lực khác nhau. Nếu được lựa chọn kỹ càng và quản lý tốt, tạo môi trường cho họ phát huy năng lực thì họ chính là chìa khóa cho thành cơng trong kinh doanh của các bạn.
1.6. Một số định hướng rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm cho sinh viên
Trong các trường CĐ, ĐH, hình thành và rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm giúp sinh viên có điều kiện giúp đỡ nhau trong học tập, tu dưỡng và rèn luyện nhân cách, hình thành các kỹ năng nghề nghiệp tương lai tốt; xây dựng được bầu khơng khí tâm lý trong trường, lớp thoải mái, vui vẻ, đồn kết, có cơ hội xây dựng tập thể sinh viên thành một tập thể thân ái và biết chia sẻ; phát triển tư duy sáng tạo vì đời sống và hoạt động trong nhóm, tập thể có sự hợp tác, các ý tưởng của mỗi người
được bộc lộ; nhanh chóng thích ứng với hoạt động nghề nghiệp ngay sau khi ra trường;
Thứ nhất, về nhận thức: muốn rèn luyện được kỹ năng hợp tác nhóm, sinh
viên cần phải nhận thức được: mục đích chung của nhóm hợp tác, ý thức cộng đồng trách nhiệm trong hoạt động nhóm; cơng việc của mình là một phần cơng việc của nhóm, từ đó biết nhận những cơng việc phù hợp với năng lực của bản thân để hoàn thành cho tốt, khơng nhận nhiệm vụ một cách gượng ép, vì như vậy sẽ gây ức chế khơng có hứng thú khi làm việc và chắc chắn khó có thể hồn thành tốt nhiệm vụ; nghiêm túc tuân theo những quy định chung và sự điều hành của nhóm, làm việc với tinh thần kỷ luật cao…; phối hợp nhịp nhàng trong công việc; sẵn sàng chia sẻ ý tưởng, thông tin của cá nhân và tiếp nhận ý tưởng của mọi thành viên trong nhóm, cùng nhau bàn bạc biến ý tưởng thành hiện thực; làm việc khơng chỉ vì bản thân mà cịn vì nhóm, khơng ganh đua ích kỷ mà cạnh tranh lành mạnh giữa các cá nhân và nhóm với nhau; năng động, sáng tạo, không dựa dẫm, ỷ lại vào hoạt động của bạn; trong nhóm, các thành viên nên có sự khác nhau về năng lực, giới tính, hồn cảnh để dễ dàng tạo ra sự thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau.
Thứ hai, biết thiết kế, xây dựng các nhiệm vụ học tập theo nhóm: do yêu cầu
đổi mới giáo dục đại học, chuyển từ hình thức đào tạo theo niên chế sang hình thức đào tạo theo học chế tín chỉ. Do đó, khối lượng kiến thức của môn học và ngành học sâu, rộng đòi hỏi sinh viên phải biết hợp tác cùng nhau trong học tập thì mới đạt được kết quả tốt. Hợp tác - làm việc nhóm, là một phương pháp học tập khơng thể thiếu của sinh viên hiện nay. Bởi hợp tác sẽ giúp sinh viên cùng nhau giải quyết tốt nhiệm vụ học tập mà giảng viên giao phó; làm phong phú thêm nội dung học tập, mở rộng và đào sâu kiến thức; hỗ trợ nhau cùng tiến bộ; phát huy tính độc lập, sáng tạo, phát triển kỹ năng điều chỉnh bản thân và điều chỉnh người khác khi tham gia hoạt động học tập. Do khối lượng kiến thức nhiều, thời gian học trên lớp không đủ để giảng viên truyền tải hết kiến thức cho sinh viên, nên đào tạo theo học chế tín chỉ địi hỏi các em phải tự học, tự nghiên cứu là chính. Thực tế cho thấy, nếu sinh viên tự nghiên cứu mà khơng có sự hợp tác cùng bạn bè thì cũng khơng hồn thành tốt được nhiệm vụ học tập giảng viên giao phó, do đó các em rất cần sự hợp tác - làm việc nhóm.
Việc giảng viên tăng cường giao nhiệm vụ học tập của học phần thành các bài tập cho sinh viên làm việc nhóm là một việc làm rất cần thiết để hình thành và rèn luyện kỹ năng hợp tác cho sinh viên. Tổ chức hoạt động nhóm trong dạy học là mơi trường, điều kiện rất quan trọng trong việc rèn luyện kỹ năng hợp tác cho người học. Song quá trình rèn luyện kỹ năng hợp tác cho sinh viên sư phạm trong hoạt động nhóm là một q trình lâu dài, địi hỏi phải được thực hiện thường xuyên, theo đúng bản chất hợp tác của hoạt động nhóm và vận dụng hợp lý quy trình rèn luyện kỹ năng hợp tác. Trong quá trình học tập, làm việc theo nhóm sinh viên phải quan tâm đến những yếu tố tạo nên sự thành công trong hợp tác như:
- Phải xây dựng mục tiêu chung một cách dân chủ.
- Mọi thành viên biết đoàn kết và tin cậy lẫn nhau. - Biết phân công công việc phù hợp với khả năng, năng lực của từng cá nhân.
- Phải có sự tơn trọng lẫn nhau về những quan điểm, ý kiến đề xuất của từng cá nhân.
- Phải biết nhìn người khác làm và lắng nghe người khác nói để phối hợp nhịp nhàng.
- Hình thành và rèn luyện các kỹ năng khác trong hợp tác như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tư duy sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề và duy trì mối quan hệ liên cá nhân vv...
Thứ ba, phải tăng cường các hoạt động tập thể, ngoài giờ lên lớp: tổ chức hoạt
động tập thể cho sinh viên trong phạm vi lớp môn học, lớp sinh viên hoặc các hoạt động rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp như các hội thi nghiệp vụ sư phạm, những ngày lễ, kỷ niệm lớn của Đồn, Hội Sinh viên…là điều kiện, mơi trường rất tốt để sinh viên phát huy kỹ năng hợp tác. Các hoạt động trên sẽ phân chia nhiệm vụ cụ thể cho mỗi thành viên phù hợp với năng lực để tạo cơ hội cùng nhau làm việc và giúp đỡ nhau. Ngồi ra, việc tích cực tham gia câu lạc bộ mà sinh viên yêu thích như: câu lạc bộ thể thao (bóng chuyền, cầu lơng, bóng bàn…); câu lạc bộ những người u thích tốn học, văn học; câu lạc bộ âm nhạc, hội họa vv... là các hoạt động rất có hiệu quả để rèn luyện kỹ năng hợp tác. Hoặc trong hoạt động mùa hè xanh, hoạt động tình nguyện đều giúp sinh viên biết phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ, phải biết lên kế hoạch cho hoạt động, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm phù hợp với sở trường, năng lực; Tổ chức những buổi đi dã ngoại, tham quan học tập. Tham gia các hoạt động xã hội như: nhóm sinh viên bảo vệ trật tự giao thơng; nhóm sinh viên tun truyền phịng chống các tệ nạn xã hội; nhóm sinh viên bảo vệ môi trường vv... .
Kết luận
Coi trọng việc đào tạo, rèn luyện kỹ năng hợp tác cho sinh viên như một yêu cầu cần được quán triệt trong quá trình đào tạo nghề cho họ. Điều này giúp sinh viên có nhận thức đúng đắn, có nhu cầu, nắm được cách thức rèn luyện kỹ năng hợp tác. Nhà trương cần nghiên cứu chương trình, tìm tịi những nội dung, cách thức tổ chức hoạt động nhóm trong các loại giờ học, từ đó mới tác động tích cực đến việc rèn luyện kỹ năng hợp tác của sinh viên; đối với giảng viên chuyên ngành không ngừng học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ sư phạm, nghiên cứu, vận dụng các phương pháp và kỹ thuật dạy học tích cực nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của quá trình đào tạo. Sinh viên cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc rèn luyện kỹ năng hợp tác, trên cơ sở đó, tích cực, chủ động, sáng tạo trong việc