5. Bố cục của luận văn
3.3.2. Kiểm soát chất lượng giai đoạn thực hiện kiểm toán
Việc kiểm soát chất lượng kiểm toán đối với giai đoạn thực hiện kiểm toán dựa trên việc tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán hiện hành do KTNN quy định của đoàn kiểm toán ngân sách địa phương. Theo đó, giai đoạn thực hiện kiểm toán đối với các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương được tiến hành như sau:
- KTV thực hiện kiểm toán các nội dung, phần việc được giao. Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán chi tiết của tổ kiểm toán đã được duyệt và nhiệm vụ được phân công, KTV sử dụng các phương pháp kiểm toán để thực hiện kiểm toán từng nội dung, khoản mục nhằm thu thập và đánh giá các bằng chứng kiểm toán. KTV tự chịu trách nhiệm kiểm tra, soát xét lại kết quả kiểm toán, tổng hợp kết quả kiểm toán báo cáo Tổ trưởng. Sau khi kết quả kiểm toán được Tổ trưởng thông qua, KTV lập biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán theo mẫu quy định, sau đó lấy ý kiến và chữ ký xác nhận của đơn vị được kiểm toán; ngoài ra trong quá trình kiểm toán KTV phải thường xuyên viết nhật ký kiểm toán, trình Tổ trưởng xem xét và ký theo ngày.
- Tổ trưởng Tổ kiểm toán là người chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng kiểm toán của các KTV, Tổ trưởng xây dựng và ký Kế hoạch kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán ngay sau khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán, KHKT chi tiết được lập theo mẫu quy định của KTNN; nội dung tại KHKT chi tiết được xác định căn cứ theo KHKT tổng quát và phân công cụ thể cho từng KTV trong khoảng thời gian xác định; sau đó trình Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt.
- Sau khi Kế hoạch kiểm toán chi tiết được Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phân công, chỉ đạo và giám sát các thành viên của Tổ thực hiện nhiệm vụ đúng với mục tiêu, nội dung trong Kế hoạch kiểm toán chi tiết, xem xét KTV có đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc được giao hay không (Trong trường hợp thay đổi nội dung Kế hoạch kiểm toán chi tiết, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải báo cáo với Trưởng đoàn kiểm toán bằng văn bản và chỉ được phép thực hiện sau khi được Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt); giám sát hoạt động kiểm toán và đạo đức nghề nghiệp của các KTV; soát xét lại kết quả kiểm toán, bằng chứng kiểm toán, giấy tờ làm việc của KTV theo mẫu quy định của KTNN gồm: Biên bản xác nhận số liệu, tình hình kiểm toán và Nhật ký kiểm toán viên; trên cơ sở đó, tổng hợp để lập Biên bản kiểm toán và dự thảo Báo cáo kiểm toán của Tổ kiểm toán; Tổ chức họp Tổ kiểm toán về dự thảo Báo cáo kiểm toán, cuộc họp phải được viết thành biên bản theo đúng mẫu quy định có đầy đủ chữ ký của Tổ trưởng và các thành viên trong Tổ được lưu trong hồ sơ kiểm toán (trường hợp có ý kiến khác nhau thì KTV có quyền bảo lưu kết quả và được lập thành Báo cáo trình Trưởng đoàn); sau đó Tổ trưởng xem xét và hoàn chính dự thảo Báo cáo kiểm toán sau khi thảo luận trong Tổ.
- Trưởng đoàn kiểm toán kiểm soát chất lượng kiểm toán căn cứ vào Kế hoạch kiểm toán của Đoàn kiểm toán, các thông tin thu thập được về đơn vị được kiểm toán... để xem xét: tính phù hợp của mục tiêu, phạm vi, trọng tâm kiểm toán; tính đúng đắn của đánh giá rủi ro kiểm toán; tính khả thi của nội dung, phương pháp kiểm toán, thời gian tiến hành cuộc kiểm toán; sự phù hợp trong việc phân công nhiệm vụ cho các KTV trong Kế hoạch kiểm toán chi tiết. Trưởng đoàn kiểm toán yêu cầu Tổ kiểm toán bổ sung, sửa đổi, hoàn chỉnh và ký phê duyệt kế hoạch kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán; chỉ đạo các Tổ kiểm toán phải thực hiện kiểm toán theo Kế hoạch kiểm toán được phê duyệt. Những nội dung phát sinh ngoài kế hoạch kiểm toán phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh
đạo KTNN bằng văn bản; soát xét các bằng chứng kiểm toán, những nhận xét đánh giá và kiến nghị kiểm toán trong Báo cáo kiểm toán. Trưởng đoàn kiểm toán yêu cầu Tổ kiểm toán chỉnh sửa, bổ sung những sai sót và hoàn chỉnh Báo cáo kiểm toán trước khi thông qua tại đơn vị được kiểm toán; Quản lý các thành viên của Đoàn kiểm toán trong thời gian thực hiện nhiệm vụ thông qua báo cáo định kỳ hàng tuần hoặc đột xuất (theo yêu cầu của Trưởng đoàn) của các Tổ trưởng bằng văn bản; Kiểm tra, soát xét dự thảo Báo cáo kiểm toán, các bằng chứng kiểm toán; yêu cầu Tổ trưởng làm rõ, giải trình những nội dung ghi trong Báo cáo kiểm toán; đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch kiểm toán và mục tiêu kiểm toán; xem xét, giải quyết những đề nghị của Tổ kiểm toán, chỉ đạo Tổ kiểm toán tiếp tục thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết; Xem xét và ký duyệt Báo cáo kiểm toán dựa trên các Biên bản kiểm toán của Tổ kiểm toán, văn bản giải trình và ý kiến của đơn vị được kiểm toán tại cuộc họp thông qua dự thảo Báo cáo kiểm toán giữa Tổ kiểm toán và đơn vị.
Trên cơ sở những nội dung mà đoàn kiểm toán ngân sách địa phương thực hiện, Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán so sánh, đối chiếu với những quy định của KTNN, các chuẩn mực kiểm toán để tìm ra những sai sót hay lỗi mà đoàn kiểm toán ngân sách địa phương có thể mắc phải trong quá trình triển khai thực hiện công tác kiểm toán. Trong giai đoạn 2017 – 2019, các cuộc kiểm soát chất lượng đã chỉ ra được một số lỗi chính của các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương thường xuyên mắc phải trong quá trình kiểm toán như sau:
- Phân công thiếu nội dung kiểm toán cho kiểm toán viên, không phân công cho kiểm toán viên dự bị: Khi xây dựng kế hoạch kiểm toán chi tiết của đoàn kiểm toán ngân sách địa phương, Tổ phân công thiếu nội dung kiểm toán cho các kiểm toán viên trong Tổ, không phân công hướng dẫn đối với các kiểm toán viên dự bị. Do đó, khi triển khai các kiểm toán viên này chỉ thực hiện những nội dung do tổ trưởng chỉ đạo. Lỗi này tương đối phổ biến ở các đoàn
kiểm toán ngân sách địa phương. Qua kiểm soát cho thấy, trong giai đoạn 2017 - 2019 lỗi này chiếm khoảng trên 10% số lỗi mà đơn vị kiểm soát phát hiện và có xu hướng giảm qua các năm. Điều này cho thấy các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương đã có sự cải thiện trong việc khắc phục vấn đề này.
Bảng 3.6: Các sai sót chính trong quá trình thực hiện kiểm toán ngân sách địa phương tại giai đoạn thực hiện kiểm toán
Nội dung sai sót được phát hiện
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 SL (lượt) CC (%) SL (lượt) CC (%) SL (lượt) CC (%)
Phân công thiếu nội dung kiểm toán cho
KTV, không phân công cho KTV dự bị 19 13,01 15 11,03 11 10,19
KTV chưa thực hiện đúng trình tự, thủ
tục kiểm toán 28 19,18 31 22,79 33 30,56
Thời gian trên nhật ký làm việc không
phù hợp với kế hoạch kiểm toán 18 12,33 18 13,24 16 14,81
Thiếu thống nhất trong việc phê duyệt danh sách chọn mẫu kiểm toán hoặc đối chiếu
5 3,42 5 3,68 4 3,70
Kết quả kiểm toán ghi không phù hợp
với nội dung kiểm toán được phân công 5 3,42 6 4,41 5 4,63
Chưa viện dẫn đầy đủ các cơ sở cho việc xử lý một số phát hiện kiểm toán của Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán
30 20,55 18 13,24 4 3,70
Kết quả kiểm toán chưa được tập hợp
trong báo cáo kiểm toán của Tổ 4 2,74 4 2,94 2 1,85
Tổ trưởng chưa phát huy đầy đủ vai trò trong việc quản lý, điều hành công tác kiểm toán
Nội dung sai sót được phát hiện
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 SL (lượt) CC (%) SL (lượt) CC (%) SL (lượt) CC (%)
Xử lý thiếu thống nhất giữa các Tổ kiểm
toán, Đoàn kiểm toán 2 1,37 3 2,21 2 1,85
Lập và lưu thiếu bằng chứng kiểm toán 23 15,75 20 14,71 19 17,59
Biên bản kiểm toán lập thiếu một số chỉ
tiêu trên báo cáo tài chính của đơn vị. 7 4.79 11 8.09 9 8.33
Tổng 146 100 136 100 108 100
Nguồn: Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán – KTNN
- Một số kiểm toán viên chưa thực hiện đúng trình tự, thủ tục kiểm toán: Mặc dù đã có quy định, quy trình cụ thế do KTNN ban hành khi tiến hành kiểm toán, tuy nhiên một số kiểm toán viên chưa tuân thủ nghiêm túc hoàn toàn, tâm lý chủ quan. Đơn vị kiểm soát đã phát hiện, nhắc nhở việc thực hiện theo đúng quy định. Số lượng lỗi này xuất hiện tương đối nhiều và có xu hướng tăng lên qua các cuộc kiểm soát hằng năm. Nếu như năm 2017 lỗi này chỉ chiếm tỷ lệ 19,18% trong các lỗi phát hiện thì trong những năm 2018, 2019 lỗi này tăng lên chiếm tỷ lệ khoảng 31%. Đây là lỗi phổ biến nhất mà các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương hay mắc phải. Nguyên nhân chủ yếu từ tâm lý chủ quan, muốn tiết kiệm thời gian làm việc của các kiểm toán viên, cần có biện pháp chấn chỉnh.
- Thời gian trên nhật ký làm việc không phù hợp với kế hoạch kiểm toán: Lỗi này chủ yếu do khối lượng công việc kiểm toán thực tế thực hiện chưa phù hợp với dự kiến theo kế hoạch hoặc do lỗi soạn thảo văn bản chưa chính xác. Nhìn chung, lỗi này là lỗi nhỏ nhưng mức độ xuất hiện cũng khá thường xuyên (chiếm trên 10% tổng số lỗi). Tuy nhiên, về mức độ đây không phải là lỗi nghiêm trọng, có thể dễ dàng chỉnh sửa nếu là lỗi soạn thảo và rút kinh nghiệm trong việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp với khối lượng công việc.
- Thiếu thống nhất trong việc phê duyệt danh sách chọn mẫu kiểm toán hoặc đối chiếu: Nội dung của lỗi này chủ yếu là có tổ kiểm toán thực hiện, có tổ lại không thể hiện khi trình trong kế hoạch kiểm toán chi tiết để Lãnh đạo Đoàn phê duyệt. Số lượng lỗi này chiếm tỷ lệ nhỏ, chỉ chiếm dưới 4% số lỗi mắc phải trong quá trình thực hiện kiểm toán.
- Kết quả kiểm toán ghi không phù hợp với nội dung kiểm toán được phân công. Lỗi này chiếm dưới 5% tổng số lỗi mà đoàn kiểm toán ngân sách địa phương mắc phải được đơn vị kiểm soát chỉ ra. Mặc dù chiếm tỷ lệ không cao, tuy nhiên cần có biện pháp chấn chỉnh để đảm bảo công việc kiểm toán được thực hiện theo đúng
- Chưa viện dẫn đầy đủ các cơ sở cho việc xử lý một số phát hiện kiểm toán của Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán: Đây là lỗi tương đối phổ biến được phát hiện trong quá trình kiểm soát chất lượng kiểm toán. Lỗi này xuất hiện khá nhiều trông năm 2017 (30 lượt). Tuy nhiên, nó có xu hướng giảm mạnh trong những năm tiếp theo. Tính trong năm 2019 lỗi này chỉ còn chiếm 3,7% trong tổng số lỗi. Đạt được kết quả này là do KTNN quán triệt các đoàn kiểm toán cần đưa ra phương án xử lý đúng quy định, tuân thủ tuyệt đối các chuẩn mực, chịu trách nhiệm trước những biện pháp xử lý được áp dụng không đúng. Nhờ đó, sai sót này có xu hướng được cải thiện theo hướng tích cực trong thời gian qua.
- Lập và lưu thiếu bằng chứng kiểm toán: đây là lỗi mà các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương mắc phải tương đối nhiều. Sai sót này thường xảy ra do nhân tố chủ quan của kiểm toán viên và việc quản lý hồ sơ của đoàn kiểm toán. Tỷ lệ lỗi này chiếm khoảng từ 14 – 17% tổng số lỗi và có xu hướng biến động không rõ ràng quan các năm. Nhìn chung, vấn đề này chưa được khắc phục được triệt để ở các đoàn kiểm toán. Cần có biện pháp phù hợp để cải thiện.
- Ngoài những sai sót chính ở trên, các đoàn kiểm toán còn gặp phải một số lỗi khác như: Tổ trưởng chưa phát huy đầy đủ vai trò trong việc quản lý,
điều hành công tác kiểm toán; Xử lý thiếu thống nhất giữa các Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán; Biên bản kiểm toán lập thiếu một số chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của đơn vị.
Từ những những sai sót được phát hiện trong giai đoạn thực hiện kiểm toán của các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương, Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán đã tổng hợp, lập báo cáo và yêu cầu đoàn kiểm toán ngân sách địa phương sửa chữa, khắc phục sai sót thuộc trách nhiệm của đoàn kiểm toán và báo cáo về Vụ kết quả khắc phục đã thực hiện. Việc khắc phục những sai sót của đoàn kiểm toán ngân sách địa phương khâu thực hiện kiểm toán trong giai đoạn 2017 - 2019 được tổng hợp tại bảng 3.7:
Bảng 3.7: Tình hình khắc phục sai sót trong quá trình chuẩn bị kiểm toán của Đoàn kiểm toán ngân sách địa phương
Nội dung sai sót được phát hiện
2017 2018 2019 Khắc phục (lỗi) Tỉ lệ (%) Khắc phục (lỗi) Tỉ lệ (%) Khắc phục (lỗi) Tỉ lệ (%)
Phân công thiếu nội dung kiểm toán cho KTV, không phân công cho KTV dự bị
16 84,21 14 93,33 10 90,91
KTV chưa thực hiện đúng trình tự,
thủ tục kiểm toán 25 89,29 28 90,32 30 90,91
Thời gian trên nhật ký làm việc không phù hợp với kế hoạch kiểm toán
16 88,89 16 88,89 15 93,75
Thiếu thống nhất trong việc phê duyệt danh sách chọn mẫu kiểm toán hoặc đối chiếu
5 100,00 5 100,00 4 100,00
Kết quả kiểm toán ghi không phù hợp với nội dung kiểm toán được phân công
Nội dung sai sót được phát hiện 2017 2018 2019 Khắc phục (lỗi) Tỉ lệ (%) Khắc phục (lỗi) Tỉ lệ (%) Khắc phục (lỗi) Tỉ lệ (%)
Chưa viện dẫn đầy đủ các cơ sở cho việc xử lý một số phát hiện kiểm toán của Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán
27 90,00 17 94,44 4 100,00
kết quả kiểm toán chưa được tập
hợp trong BCKT của Tổ 4 100,00 4 100,00 2 100,00
Tổ trưởng chưa phát huy đầy đủ vai trò trong việc quản lý, điều hành công tác kiểm toán
5 100,00 5 100,00 3 100,00
Xử lý thiếu thống nhất giữa các Tổ
kiểm toán, Đoàn kiểm toán 2 100,00 3 100,00 2 100,00
Lập và lưu thiếu bằng chứng kiểm
toán 20 86,96 18 90,00 18 94,74
Biên bản kiểm toán lập thiếu một
số chỉ tiêu trên BCTC của đơn vị, 5 71,43 9 81,82 8 88,89
Tổng 130 89,04 125 91,91 101 93,52
Nguồn: Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán – KTNN
Nhìn chung, các đoàn kiểm toán đã nghiêm túc chấp hành thực hiện các kiến nghị của đơn vị kiểm soát chất lượng, tích cực khắc phục những sai sót trong phạm vi của đoàn. Đối với những lỗi có thể khắc phục trong quá trình, đoàn trực tiếp sửa chữa ngay. Tỷ lệ khắc phục các lỗi theo kiến nghị của các đoàn kiểm toán trong quá trình thực hiện kiểm toán lên đến tren 90% và có xu hướng tăng lên qua các năm. Kết quả này cho thấy các đoàn kiểm toán ngân sách địa phương tích cực, nghiêm túc thực hiện các kiến nghị do đơn vị kiểm soát đưa ra nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát. Đảm bảo quá trình kiểm toán được thực hiện theo đúng quy định.