- Cấu trúc:
Chính sách chất lượng, MTCL Sổ tay chất lượng
Quy chế/ Quy định/ Quy trình, thủ tục
Hướng dẫn thao tác, mẫu biểu, tiêu chuẩn,...
48
- Duy trì chính sách chất lượng và sổ tay chất lượng:
+ Chính sách chất lượng được xem xét, sửa đổi khi cần thiết để luôn thích hợp.
+ Sổ tay chất lượng được xây dựng và kiểm soát theo các quy định về ban hành văn bản chế độ của BIDV.
- Kiểm soát văn bản chế độ: Việc kiểm soát văn bản chế độ được thực hiện đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000, áp dụng thống nhất tại BIDV, cụ thể thiết lập và cải tiến phù hợp thực tế:
+ Quy định về công tác ban hành văn bản chế độ, xác định rõ thẩm quyền phê duyệt văn bản chế độ của BIDV và quy định rõ đơn vị đầu mối thẩm tra văn bản chế độ trước khi trình cấp có thẩm quyền ban hành ký kết.
+ Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, trong đó thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày trong các văn bản chế độ của BIDV nhằm theo dõi, truy cập, sử dụng, lưu trữ và sửa đổi văn bản thuận tiện, dễ dàng.
+ Quy định về kiểm soát văn bản và giải quyết văn bản đi, đến, trong đó quy định rõ trình tự gửi và trả lời công văn giữa các đơn vị của BIDV giữa BIDV với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
+ Định kỳ rà soát và thông báo hiệu lực các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến các nghiệp vụ tại BIDV, đến văn bản chế độ của BIDV.
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ: Thiết lập quy định để đảm bảo việc lưu trữ, phân loại hồ sơ, tài liệu, xác định thời hạn bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu trong hệ thống được an toàn, chặt chẽ và thống nhất; xác định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ, tài liệu.