b. Thanh toán Tín dụng chứng từ hàng nhập khẩu
2.2.3. Nhận thức rủi ro
Trong công tác phòng ngừa rủi ro, một nhiệm vụ rất quan trọng đó là tổng hợp và phân tích các rủi ro và tổn thất tương ứng xảy ra tại ngân hàng, trên cơ sở đó rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần sau. Điều mà Vietinbank hướng tới là sẽ không lặp lại các lỗi hoặc các rủi ro đã gặp phải trước đây. Muốn thực hiện được điều này Vietinbank đã thực hiện các nội dung sau:
2.2.3.1. Thực hiện tổng hợp dữ liệu và xây dựng tiêu chí, dấu hiệu rủi ro
a. Tổng hợp dữ liệu
Nhằm tổng hợp dữ liệu về các giao dịch thanh toán quốc tế nói chung và thanh toán tín dụng chứng từ nói riêng, Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam đã ban hành Quy định kiểm soát hệ thống báo cáo quản lý nghiệp vụ thanh toán quốc tế và tài trợ thương mại Mã số Qđ.SGD.01 theo quyết định số 3212/QĐ-NHCT-SGD. Mục đích là quy định quy trình kiểm soát các báo cáo quản lý nghiệp vụ Thanh toán quốc tế và Tài trợ thương mại trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. Bên cạnh đó, xác định trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, đơn vị liên quan trong việc kiểm soát báo cáo quản lý nghiệp vụ.
Theo Quy định trên, trách nhiệm và quyền hạn của các bên tham gia như sau: *Cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kế toán, cán bộ phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm tại Sở giao dịch, cán bộ phòng khách hàng/kế toán chi nhánh:
- Thực hiện kiểm soát báo cáo theo đúng các quy định của Quy định kiểm soát hệ thống báo cáo quan lý nghiệp vụ thanh toán quốc tế và tài trợ thương mại. - Xử lý kịp thời tất cả các khoản chênh lệch trên sổ sách và chứng từ gốc, các
khoản treo trễ. Trường hợp cần thiết, báo cáo Kiểm soát viên 1, nêu rõ nguyên nhân để Kiểm soát viên 1 xem xét, xử lý
- Lập báo cáo theo sự phân công của KSV
- Căn cứ kết quả kiểm soát báo cáo thông kê, đề xuất giải pháp cải tiến hệ thống, báo cáo quản lý nghiệp vụ TTQT và TTTM và báo cáo số liệu kịp thời khi có yêu cầu của Kiểm soát viên.
- Lưu hồ sơ, bảo quản hồ sơ, báo cáo thông kê theo đúng quy định hiện hành của Vietinbank.
*Kiểm soát viên cấp 1
- Kiểm tra, kiểm soát việc đối chiếu, lập báo cáo, lưu trữ báo cáo. Trực tiếp chỉ đạo xử lý các khoản chênh lệch, các khoản treo trễ, tồn đọng trong phạm vi được ủy quyền.
- Căn cứ kết quả kiểm soát hệ thống báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm và báo cáo đột xuất, tiến hành phân tích hoạt động hoạt động TTQT và tài trợ thương mại, làm cơ sở quản lý điều hành hoạt động TTQT và TTTM trong phạm vi thẩm quyền, báo cáo Kiểm soát viên cấp 2 về tình hình hoạt động, các khó khăn, thuận lợi, đề xuất giải pháp khắc phục và phát triển.
- Giải quyết mọi vướng mắc phát sinh trong phạm vi thẩm quyền. Các vướng mắc không xử lý được phải trình Kiểm soát viên cấp 1 quyết định.
*Kiểm soát viên cấp 2
- Kiểm tra, kiểm soát việc đối chiếu, lập báo cáo, lưu trữ báo cáo. Trực tiếp chỉ đạo xử lý các khoản chênh lệch, các khoản treo trễ, tồn đọng trong phạm vi được ủy quyền.
- Căn cứ kết quả báo cáo để theo dõi, chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ TTQT và TTTM tại đơn vị mình. Báo cáo Ban lãnh đạo Vietinbank về tình hình hoạt động TTQT và TTTM, đề xuất các giải pháp khắc phục khó khăn và phát triển.
- Giải quyết mọi vướng mắc phát sinh trong phạm vi thẩm quyền. Các nghiệp vụ vượt thẩm quyền, các vướng mắc không xử lý được phải trình Ban lãnh đạo Vietinbank quyết định.
Các đơn vị lập báo cáo bao gồm: Sở giao dịch và Chi nhánh. Báo cáo được chia làm: Báo cáo ngày, báo cáo tháng và báo cáo năm.
Một trong những nội dung quan trọng của Báo cáo ngày đó là:
*Nhật ký hoạt động của hệ thống kỹ thuật: Ghi lại các sự cố xảy ra trong quá trình hoạt động hàng ngày của chương trình Trade Finance, Swift Editor và các chương trình kỹ thuật khác bao gồm các lỗi của hệ thông phát sinh trong ngày,
nguyên nhân, trách nhiệm của các bên liên quan và giải pháp khắc phục. Nhật ký được Cán bộ nhân viên ghi hàng ngày và theo dõi cùng với phiếu báo lỗi có xác nhận của bộ phận kỹ thuật liên quan.
*Thống kê điện gửi đi SWIFT bị lỗi: Báo cáo liệt kê các bức điện Swift bị lỗi, không gửi đi được. Cán bộ nhân viên có liên quan kiểm tra lại nội dung giao dịch, chỉnh sửa chi tiết gây lỗi và chuyển Kiểm soát viên phê duyệt trước khi chuyển lại cho phòng Swift để gửi đi.
b. Phân tích và xây dựng tiêu chí, dấu hiệu rủi ro
Trên cơ sở báo cáo nhận được theo ngày, tháng và năm, Ban lãnh đạo Sở giao dịch kêu gọi toàn thể cán bộ nghiệp vụ, cán bộ kế toán, kiểm soát viên cấp 1 và 2 theo gia vào quá trình phân tích, nêu ra nguyên nhân rủi ro và đề xuất giải pháp khắc phục.
2.2.3.1. Phổ biến và đào tạo
Kết quả của quá trình phân tích sẽ được đúc kết lại thành các bài học kinh nghiệm hoặc các báo cáo phát hành trên các bản tin nội bộ của ngân hàng hoặc t rên Tạp chí của Ngân hàng TMCP Công thương định kỳ 2 số/tháng.
Vietinbank luôn chú trọng vào công tác đào tạo nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật và đạo đức cho cán bộ thanh toán quốc tế nhằm hạn chế rủi ro kỹ thuật và rủi ro đạo đức. Việc đào tạo được thực hiện bởi các Kiểm soát viên giỏi, Trưởng phòng, Lãnh đạo Sở giao dịch hoặc mời các chuyên gia hàng đầu về thanh toán quốc tế trong và ngoài nước. Nội dung đào tạo chú trọng vào bổ sung kiến thức nghiệp vụ, rủi ro nghiệp vụ mà cán bộ thanh toán quốc tế có thể gặp phải. Bài giảng được thiết kế trên cơ sở những tình huống phát sinh tại Vietinbank hoặc các Ngân hàng trên thế giới, điều đó làm phong phú nội dụng giảng dạy.
Ngoài ra, Vietinbank luôn chú trọng đánh giá trình độ cán bộ công nhân viên nói chung và cán bộ thanh toán tín dụng chứng từ nói riêng thông qua các bài kiểm tra định kỳ. Kết quả của bài kiểm tra là cơ sở để đề bạt cán bộ nhân viên lên vị trí cao hơn, ví dụ, từ cán bộ tín dụng chứng từ lên Kiểm soát viên cấp 1, sau đó là cấp 2 hoặc lên cấp lãnh đạo Sở giao dịch. Mặt khác, kết quả bài kiểm tra cũng được
dùng để thuyên chuyển công tác, đối với những cán bộ không có năng lực sẽ bị chuyển sang bộ phận khác, điều đó làm giảm nguy cơ rủi ro mà Vietinbank sẽ đối mặt trong tương lai.