Thứ nhất, tăng cường tập huấn, hướng dẫn đối với Ban quản lý Tổ TK&VV trong việc cho vay.
Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện cần thường xuyên phối hợp với Hội đoàn thể cấp huyện, cấp xã định kỳ hàng tháng kết hợp với việc họp giao ban tại điểm giao dịch xã để tập huấn, hướng dẫn:
- Bằng cách cầm tay chỉ việc đối với Ban quản lý Tổ TK&VV về các thủ tục, hồ sơ vay vốn NHCSXH theo từng chương trình, đối tượng được vay,... để Ban quản lý Tổ TK&VV hiểu, thành thạo và hướng dẫn lại cho thành viên vay vốn về hồ sơ, thủ tục nhanh chống đáp ứng yêu cầu, mong muốn của hộ vay.
nắm bắt nhu cầu, mục đích vay vốn cho phù hợp với từng đối tượng chính sách được thụ hưởng theo quy định của Chính phủ.
- Kỷ năng tuyên truyền cho Ban quản lý Tổ TK&VV nhằm nâng cao việc truyền đạt, phổ biến, giải thích rõ ràng về quyền lợi, nghĩa vụ của tổ viên và quy chế hoạt động của Tổ TK&VV để tổ viên hiểu và thực hiện.
- Ban quản lý Tổ TK&VV thường xuyên kết hợp giữ nhu cầu vay vốn của hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác với mức nguồn vốn được phân bổ theo định kỳ hoặc đột xuất. Để đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu của các hộ vay, đảm bảo không để xảy ra tình trạng thừa, thiếu vốn.
Thứ hai,cải tiến hồ sơ thủ tục cho vay vốn.
- Quy trình cho vay ủy thác qua Tổ TK&VV đã quy định rõ về mẫu biểu, thủ tục, thời gian và trách nhiệm hoàn thiện các loại hồ sơ, nhưng việc hoàn thành hồ sơ đôi khi còn chậm, đặc biệt là khâu xét duyệt, tổng hợp từ cơ sở để gửi lên ngân hàng, mặc khác các đơn vị nhận ủy thác còn ỷ lại nhiều vào cán bộ ngân hàng nên khâu viết hoàn chỉnh còn bỏ trống nhiều khoảng, ghi chép chưa chính xác . Từ đó, công tác nhận hồ sơ của cán bộ ngân hàng vừa trễ vừa thiếu sót ảnh hưởng đến thời gian phê duyệt giải ngân. Mặt khác, hiện tại NHCSXH cho vay nhiều chương trình cho nhiều đối tượng do nhiều đơn vị chủ quản (Chính phủ, Bộ LĐ-TBXH, Bộ NNo&PTNT ) mỗi chương trình có điều kiện riêng về đối tượng, phương thức cho vay ... nên phải có các loại giấy tờ phù hợp từ đó việc hoàn chỉnh hồ sơ cũng khó khăn, mặc dù NHCSXH đã cố gắng đơn giản các thủ tục nhưng hiện tại vẫn còn nhiều loại giấy tờ trong bộ hồ sơ vay nên phần nào gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ từ cơ sở, đặc biệt là hệ thống Ban quản lý Tổ TK&VV với trình độ còn hạn chế.
- Kết quả hoạt động tín dụng những năm qua cho thấy sự ủy thác một số công đoạn cho vay qua các tổ chức CTXH đã tăng cường được việc quản lý, kiểm soát và hoàn thiện hồ sơ từ cơ sở. Tuy nhiên, đối tượng vay vốn của NHCSXH đa số là người nghèo, người yếu thế trong xã hội nên việc đơn giản hóa thủ tục cho vay là rất cần thiết để tao điều kiện cho người vay dể tiếp cận. Vì thế, trước mắc cần đào
tạo, tập huấn tốt hơn nữa đội ngũ cán bộ nhận ủy thác từ cơ sở để hướng dẫn, kiểm soát và hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh nhất, chính sát nhất, đồng thời tạo được tính tự giác, trách nhiệm cho đội ngũ này để hạn chế việc chậm trễ trong khâu làm hồ sơ. Bên cạnh đó NHCSXH tiếp tục cần đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chánh, thống nhất các mẫu biểu, giảm thiểu tối đa các mẫu biểu trong bộ hồ sơ vay vốn, UBND cấp xã cũng phải chủ động hơn trong khâu quản lý, đôn đốc, phê duyệt hồ sơ vay có như vậy hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác sẽ dễ dàng tiếp cận hơn với nguồn vốn tín dụng ưu đãi.
Thứ ba, tăng cường đôn đốc thu hồi nợ của Tổ TK&VV
Việc trả nợ phân kỳ, kỳ cuối, nợ lãi phải được nhắc nhở tại mỗi kỳ họp của Tổ, tạo ý thức, trách nhiệm cho từng thành viên trong tổ. Người tổ trưởng phải nắm được nợ đến hạn của từng thành viên.Tổ trưởng đôn đốc các tổ viên đem tiền đến điểm giao dịch của NHCSXH để trả nợ gốc theo kế hoạch trả nợ đã thỏa thuận.
Ngoài việc hàng tháng người tổ trưởng thu lãi, phải quan tâm nhắc nhở đôn đốc tổ viên trả nợ theo đúng phân kỳ, nợ đến hạn kỳ cuối. Trong cuộc họp, tổ trưởng phải động viên, khuyến khích, biểu dương những người thực hiện tốt phân kỳ trả nợ. Để các tổ viên luôn nêu cao ý thức trách nhiệm, sắp xếp hợp lý nguồn thu nhập gia đình để có tiền trả nợ theo quy định.
- Đánh giá phân loại tổ TK&VV cần phải bổ sung thêm tiêu chí tỷ lệ thu nợ phân kỳ, tỷ lệ thu nợ kỳ cuối, tỷ lệ thu nợ chung của các chương trình để tính điểm khi xếp loại, từ đó các tổ TK&VV sẽ quan tâm, nâng cao trách nhiệm của mình hơn trong việc đôn đốc thu hồi nợ đến hạn, đồng thời cũng giúp cho NHCSXH đánh giá được sát đúng hơn khả năng trả nợ của khách hàng và chất lượng tín dụng của mỗi chương trình.
- Thông qua giao ban tại điểm giao dịch, Tổ TK&VV phải báo cáo cụ thể nguyên nhân những hộ chưa trả được nợ, đề xuất biện pháp xử lý.
Tóm lại, Tổ TK&VV là một thành tố rất quan trọng trong chuỗi quy trình hoạt động cấp tín dụng ưu đãi của NHCSXH. Tổ TK&VV hoạt động có chất lượng tốt thì vốn và chất lượng tín dụng sẽ được đảm bảo.
Đối với công tác thu hồi nợ chương trình tín dụng, tổ trưởng và tổ TK&VV cần phải đảm bảo 5 biết là: biết nợ đến hạn, biết kiểm tra đôn đốc, biết khó khăn vướng mắc, biết khả năng trả nợ và biết xử lý nợ.