2.2. Thực trạng Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Chính sách xã hội
2.2.4. Hệ thống Thông tin và trao đổi thông tin tại Ngân hàng Chính sách xã
sách
xã hội Việt Nam
2.2.4.1. Hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống phân tích, ghi chép và lữu trữ các nghiệp vụ phát sinh từ hoạt động của đơn vị. Khi người sử dụng có yêu cầu thì hệ thống thơng tin kế tốn s ẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. Hệ thống thông tin kế toán tại NHCSXH bao gồm hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ kế toán, các bút toán, hạch toán, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được thực hiện trên phần mềm Intellect với hệ thống dữ liệu trực tuyến tập trung, đảm bảo tính chính xác và an tồn cho hệ thống dữ liệu.
a. Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của NHCSXH đước áp dụng chung cho toàn hệ thống, sử dụng trên phần mềm Intellect. Bao gồm các tài khoản kế toán sổ cái GL, tài khoản CASA và TIDE
- Tài khoản kế toán sổ cái (gọi tắt là GL) là tài khoản kế toán tổng hợp
của NHCSXH bao gồm 9 loại:
Loại 2: Các khoản phải trả. Loại 3: Chi phí.
Loại 4: Thu nhập.
Loại 5: Các tài khoản ngoại bảng. Loại 6: Tài khoản đối ứng ngoại bảng. Loại 7: TSCĐ và tài sản có khác. Loại 8: Vốn, quỹ của NHCSXH.
Loại 9: Hoạt động thanh toán và các tài khoản trung gian.
Mỗi tài khoản GL được gắn với một tài khoản cấp 3 nội dung hạch toán được quy định tại Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 và thông tư số 10/2014/TT-NHNN ngày 20/03/2014 của Thống đốc NHNN (ngoại trừ các tài khoản đặc biệt phục vụ cho việc hạch toán ngoại bảng nội bộ NHCSXH). Nhiều tài khoản GL cũng có thể liên kết với một tài khoản cấp 3. Đối với các tài khoản do NHNN quy định chỉ có tài khoản cấp 1, số hiệu tài khoản cấp 3 tương ứng là số hiệu tài khoản cấp 1 NHNN quy định và thê m hai chữ số 0 (không) vào cuối, tài khoản do NHNN quy định chỉ có tài khoản cấp 2, số hiệu tài khoản cấp 3 tương ứng là số hiệu tài khoản cấp 2 NHNN quy định và thêm một chữ số 0 (khơng) vào cuối. Các bút tốn hạch tốn vào tài khoản GL cũng s ẽ được phản ánh vào tài khoản kế toán theo quy định của NHNN.
- Tài khoản CASA: là tài khoản khách hàng (tài khoản tiền gửi thanh
tốn, tiết kiệm khơng kỳ hạn, ...) hoặc các tài khoản chi tiết nội bộ của NHCSXH. Tài khoản CASA do NHCSXH mở cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu của khách hàng, theo hợp đồng, biên bản thỏa thuận, các giấy tờ liên quan hoặc mở để phục vụ cho việc hạch toán chi tiết theo yêu cầu quản lý nội bộ NHCSXH.Tài khoản CASA được mở theo từng nhóm, bao gồm:
- Nhóm tài khoản của khách hàng, bao gồm: + Tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng. + Tài khoản tiền gửi của Tổ viên Tổ TK&VV.
+ Tài khoản tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn của khách hàng. + Tài khoản tiền ủy thác đầu tư của các đơn vị, TCKT, cá nhân. + Tài khoản tiền gửi của các định chế tài chính
+ Tài khoản tiền gửi chuyên dùng của khách hàng + Tài khoản tiền gửi ký quỹ của khách hàng.
- Nhóm tài khoản chi tiết nội bộ của NHCSXH, bao gồm: + Tài khoản tiền gửi của NHCSXH tại các TCTD khác.
+ Các tài khoản nội bộ của Ngân hàng được mở để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản điều chuyển vốn với đơn vị khác trong NHCSXH, tài khoản mở phục vụ cho quản lý chi tiết trên chương trình Intellect.
Mỗi nhóm CASA được quy định b ằng sản phẩm CASA cụ thể và ánh xạ đến một bộ tài khoản GL để hạch tốn:
+ Số dư Nợ, dư Có của các tài khoản CASA trong nhóm. + Số lãi tiền gửi dự trả phát sinh hàng kỳ.
+ Chi phí trả lãi tiền gửi khơng kỳ hạn.
- Tài khoản TIDE: là tài khoản tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn mở khi các
cá nhân, tổ chức gửi tiền tại NHCSXH, tài khoản do NHCSXH mở để hạch
toán chi tiết các khoản tiền gửi có kỳ hạn tại NHCSXH, trái phiếu do NHCSXH phát hành. Bao gồm:
+ Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn.
+ Tiền gửi có kỳ hạn của các Tổ chức kinh tế, cá nhân, TCTD, tài chính gửi tại NHCSXH.
Mỗi nhóm TIDE được quy định b ằng sản phẩm TIDE cụ thể và có một bộ tài khoản GL để hạch tốn:
+ Số dư tiết kiệm, số dư tiền gửi có kỳ hạn của khách hàng gửi tại NHCSXH, số dư trái phiếu do NHCSXH phát hành chưa đến kỳ thanh toán.
+ Số lãi tiền gửi dự trả định kỳ hoặc khi đến hạn, khi khách hàng rút tiền.
+ Chi phí về lãi tiền gửi có kỳ hạn, lãi trái phiếu do NHCSXH phát hành.
+ Các khoản chiết khấu, phụ trội trái phiếu.
Hệ thống kế toán của NHCSXH là đồng nhất, tuân thủ theo các văn bản hướng dẫn của NHNN, Ban Kế toán và Quản lý tài chính NHCSXH. Ln cập nhật kịp thời các thay đổi trong hệ thống TK nhằm đảm bảo cơng tác hạch tốn, báo cáo được chính xác, kịp thời, để đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát rủi ro. Việc sử dụng hệ thống kế toán tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý số liệu kế toán, theo dõi chi tiết giao dịch phát sinh của từng khách hàng, chi tiết hoạt động của từng khoản vay, từng khoản tiền gửi. Khi có u cầu kiểm tra, việc trích xuất dữ liệu chi tiết từ hệ thống thuận lợi và nhanh chóng.
Tuy nhiên hiện nay phần mềm hạch tốn kế tốn Intellect NHCSXH đang sử dụng phải thông qua một đối tác cung cấp, không thực sự làm chủ được hệ thống. Do đó khi cần có sự cải tiến, cập nhật về quy trình phải can thiệp sâu vào trong phần lõi của hệ thống thì việc thay đổi mất khá nhiều thời gian, thiếu đi tính chủ động cần thiết. Hiện tại các dữ liệu hệ thống cung cấp phục vụ cho công tác KSNB cơ bản là tương đối đầy đủ, tuy nhiên nếu có những phát sinh trong tương lai thì việc thu thập các dữ liệu mới sẽ trở nên bị động cho việc kiểm soát rủi ro.
b. Hệ thống chứng từ kế tốn
mẫu chứng từ thống nhất trên tồn hệ thống như: giấy nộp tiền, giấy rút tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, phiếu chi.... Mẫu chứng từ kế toán dễ sử dụng, đảm bảo theo quy định. Nội dung chứng từ kế toán trên chứng từ giấy và chứng từ điện tử đều đảm bảo đầy đủ các thông tin như: Tên và số hiệu của chứng từ; Ngày, tháng, năm lập chứng từ; Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản, ngân hàng phục vụ; Nội dung nghiệp vụ; số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số và b ằng chữ; chữ ký và ghi rõ họ tên của người
lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ; Điều đặc biệt khách hàng, cán bộ phải đăng ký chữ ký mẫu tại ngân hàng và phải ký đúng chữ ký đã đăng ký trên chứng từ giao dịch. Việc lập chứng từ này s ẽ giúp ngân hàng có thể đảm bảo kiểm soát được các rủi ro do nhầm lẫn hay gian lận từ phía khách hàng, cán bộ thực hiện giao dịch.
Việc giao nhận chứng từ kế toán giữa ngân hàng với khách hàng, giữa các bộ phận được mở sổ theo dõi, có xác nhận các bên đảm bảo tránh được rủi ro thất lạc chứng từ, đảm bảo kịp thời các giao dịch. Chứng từ trước khi đưa vào lưu trữ được sắp xếp, đánh số, đóng thành tập đầy đủ và được phân loại để tiện lợi cho công tác tra cứu. Việc cung cấp chứng từ phải có sự kiểm sốt của trưởng bộ phận và Ban lãnh đạo.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn: Tại NHCSXH, trình tự ln
chuyển chứng từ kế toán được thực hiện qua 8 bước sau :
- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ của khách hàng hoặc lập chứng từ (nếu là nghiệp vụ phát sinh của ngân hàng), kiểm tra chứng từ;
- Bước 2: Thực hiện giao dịch thu tiền mặt; - Bước 3: Lập chứng từ ghi sổ (nếu có); - Bước 4: Kiểm sốt, phê duyệt chứng từ;
- Bước 5: Thực hiện giao dịch chi tiền mặt, xuất nhập tài sản, hạch toán và thanh toán theo các quy định cụ thể cho từng nghiệp vụ;
- Bước 6: Tổng hợp các chứng từ phát sinh trong ngày, kiểm soát, đối chiếu chứng từ phát sinh với các báo cáo cuối ngày tại bộ phận thực
hiện giao
dịch;
- Bước 7: Kiểm soát lại chứng từ, đối chiếu với liệt kê giao dịch phát sinh tổng hợp;
- Bước 8: Đóng Nhật ký chứng từ, bảo quản, lưu trữ chứng từ.
Kiểm soát chứng từ kế toán: Việc kiểm soát chứng từ kế toán được
thực hiện với cả chứng từ b ằng giấy và chứng từ điện tử. Mỗi một loại chứng từ Ngân hàng đều đưa ra trình tự kiểm sốt khác nhau phù hợp với đặc tính của chứng từ và tính chất của giao dịch.
Kiểm soát chứng từ bằng giấy
- Kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Kiểm sốt tính rõ ràng, đầy đủ, minh bạch của các nội dung trên chứng từ;
- Kiểm sốt tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ;
- Kiểm soát việc chấp hành và tuân thủ các quy định, quy trình nghiệp vụ của người lập, kiểm tra; xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế;
- Kiểm sốt, đối chiếu dấu (nếu có); chữ ký, Giấy tờ chứng minh nhân thân của khách hàng; chữ k của các cán bộ ngân hàng có liên quan; đảm bảo
dấu, chữ k , các thông tin về Giấy tờ chứng minh nhân thân ghi trên
chứng từ
phù hợp, khớp đúng với chữ ký hoặc mẫu dấu đăng ký tại ngân hàng và Giấy
sau:
+Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định.
+ Tên tập tin phải đuợc lập đúng tên và mẫu quy định; đảm bảo khơng có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ.
+ Cấu trúc điện tử của chứng từ hợp lệ.
- Kiểm soát nội dung nghiệp vụ của chứng từ điện tử:
+ Áp dụng các biện pháp kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra b ằng mắt với các thiết bị chuyên dùng (nếu cần thiết) để xác định tính đúng đắn của các thông tin trên chứng từ.
+ Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ.
+ Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số du tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ.
+ Kiểm tra sự tồn tại và biểu mẫu áp dụng của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ luân chuyển, kiểm soát và tập hợp chứng từ kế tốn
(Nguồn : Ngân hàng Chính sách xã hội)
về cơ bản hệ thống chứng từ của NHCSXH được quy định tương đối chặt chẽ, thống nhất, phù hợp, đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu về quy định chung của chế độ chứng từ kế toán. Việc kiểm soát chứng từ cũng được quy định rất chặt chẽ, đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến gian lận, việc luân chuyển, sắp xếp tiện lợi cho công tác kiểm tra, giám sát của từng đơn vị.
c. Hệ thống báo cáo
Báo cáo tài chính
Cung cấp thơng tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của NHCSXH; đáp ứng yêu cầu quản lý của NHCSXH, cơ quan quản lý nhà nuớc và nhu cầu hữu ích của những nguời sử dụng trong việc đua ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tào chính phải cung cấp những thơng tin của NHCSXH về Tài sản; Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác; Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh; Thuế và các khoản phải nộp Nhà nuớc; Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế tốn; Các luồng tiền; Các thơng tin khác có liên quan trong bản "Thuyết minh Báo cáo tài chính" nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các Báo cáo tài chính và các chính sách kế tốn đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày Báo cáo tài chính và giải trình thêm về mức độ các loại rủi ro chủ yếu.
Báo cáo thống kê
Hệ thống báo cáo thống kê của NHCSXH đuợc chia làm 2 nhóm. Một là nhóm báo cáo nội bộ NHCSXH. Bao gồm các loại báo cáo về các mặt hoạt động của NHCSXH tập trung lớn vào 2 mảng tín dụng và nguồn vốn. Đuợc dùng để cung cấp cho nguời quản lý các thơng tin hoạt động chính xác và kịp thời nhất về du nợ, doanh số cho vay, doanh số thu nợ, số khách hàng, nợ quá hạn, nợ xử lý rủi ro của từng chuơng trình và cả hệ thống, thống kê so sánh các loại nguồn vốn,... Từ đó giúp nguời quản lý theo dõi và đua ra các quyết định kịp thời và chính xác nhất
Hai là nhóm báo cáo ngoại ngành gửi các đơn vị nhu Ngân hàng Nhà nuớc, Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia, Bộ Lao dộng Thuơng binh và Xã hội, Bộ Xây dựng,. đuợc xây dựng để thực hiện cung cấp các loại báo cáo
định kỳ cho các Bộ, Ban, Ngành và các cơ quan có thẩm quyền.
2.2.4.2. Hệ thống trao đổi thơng tin
Thời gian gần đây, NHCSXH đã đẩy mạnh công tác đầu tu cho hệ thống công nghệ thông tin, thiết lập đuợc hệ thống thơng tin phịng ngừa rủi ro, mạng luới thông tin thông suốt trong nội bộ cho phép các đơn vị có thể trao đổi, thu thập dữ liệu, phân tích mức độ tín nhiệm, chấm điểm khách hàng, chấm điểm Tổ TK&VV, phục vụ công tác cho vay và nâng cao chất luợng tín dụng.
Hệ thống quản lý thơng tin, mạng máy tính đuợc củng cố, nâng cấp cả về cơng suất và chất luợng thông tin giúp cải tiến nhiều về công tác thông tin, báo cáo thống kê giữa các đơn vị trong hệ thống, giúp cho việc chỉ đạo điều hành đuợc thực hiện nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
NHCSXH sử dụng hệ thống quản lý, xử lý công văn, công việc trực tuyến, có website cập nhật đầy đủ các thơng tin chi tiết về hoạt động chung của
ngân hàng, hệ thống mạng nội bộ đuợc triển khai đầy đủ. Do đó việc xử lý công việc, tiếp nhận thông tin tuơng đối kịp thời từ cấp Trung uơng đến địa phuơng. Tại Hội sở chính Chánh văn phịng là nguời chịu trách nhiệm xử lý các công văn đến nội bộ, chịu trách nhiệm phân loại các thông tin để chuyển tiếp cho Ban Lãnh đạo hoặc các đơn vị chịu trách nhiệm, trực tiếp theo dõi và đơn đốc q trình xử lý. Tiếp nhận xử lý báo cáo các công văn, báo cáo, chỉ đạo tại cấp Chi nhánh là Truởng phịng Hành chính Tổ chức, chịu trách nhiệm báo cáo lãnh đạo đơn vị và theo dõi đơn đốc q trình xử l các thơng tin nhận đuợc. Tại Phịng giao dịch s ẽ có cán bộ kiêm nhiệm chịu trách nhiệm xử lý thông tin, thông thuờng đuợc giao cho cán bộ Thủ quỹ, sau khi nhận các thông tin, chỉ đạo s ẽ báo cáo trực tiếp với Giám đốc đơn vị và theo dõi đôn đốc tiến trình xử l .
Hội sở chính Ban KTKSNB Ban KTKSNB Khu vực
Chi nhánh NHCSXH cấp
tỉnh
Phòng KTKSNB
Tại các Phòng giao dịch, các điểm giao dịch tại xã đều công khai danh sách hộ vay vốn, cơng khai các chính sách tín dụng mới, các thơng báo về tin