5. Kết cấu của luận văn
1.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰ C
1.2.1. Thu hút nguồn nhân lực
1.2.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý. Đây là bước doanh nghiệp định ra mục tiêu, xem xét nguồn lực và đưa ra các giải pháp tối ưu. Hoạch
định có tác dụng nhận biết các thời cơ kinh doanh, các nguy cơ có thểcó, giảm bởi những sai lầm và lãng phí. Hoạch định là một quá trình suy nghĩ về phía trước, là
phương pháp giải quyết những khó khăn và tìm kiếm, đưa ra đường lối phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hành động hợp lý dựa trên những kiến thức biết trước.
Quản trị nguồn nhân lực là tiến trình mà bước đầu tiên là việc nghiên cứu một cách có hệ thống với thực hiện chức năng hoạch định nhằm giảm thiểu bất trắc, rủi ro linh hoạt đối phó và thích ứng trước thị trường trong môi trường luôn thay đổi. Về phương diện nhân lực, công tác hoạch định giúp cho tổ chức thấy rõ được
phương hướng, các mục tiêu quản trị nguồn nhân lực, phân tích các yếu tố tác động của bên ngoài, và nội bộ tổ chức, các nguồn lực cần thiết và các giải pháp cơ bản nhất để đạt được các mục tiêu với nguồn lực có hạn. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và
thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất
lượng và hiệu quả cao. Các kế hoạch dài hạn, mang tính chiến lược được chi tiết hóa bằng một chuỗi kế hoạch chiến thuật, tác nghiệp trong ngắn hạn, cái mà nó
được điều chỉnh theo tín hiệu thị trường và tình hình hoạt động thực tếcủa tổchức. Hoạch định giúp cho doanh nghiệp có được người đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Nội dung hoạch định nguồn nhân lực định mục tiêu vềsố lượng và chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, khối lượng công việc, các vị
trí chức danh cần thiết, dựbáo xuhướng của hoạt động quản trịnguồn nhân lực, sự
trung thành và cam kết của nhân viên trong môi trường cạnh tranh nguồn nhân lực,
sự thay đổi về cơ cấu tổchức bộ máy, sự chuyển dịch công việc, sự thay thế nhân lực, tình hình nâng cao chất lượng nhân viên và nâng cao giá trị sản phẩm và cũng trên cơ sở khả năng tài chính để chi cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, hoạch định lộ trình và đưa ra các giải pháp chính yếu, cơ bản nhất – các nội dung thực hiện các chức năng quản trịnguồn nhân lực,
Hoạch định nguồn nhân lực là tiến trình gồm nhiều hoạt động. Trước hết, doanh nghiệp nghiên cứu vị trí của mìnhở đâu trên thị trường, phân tích môi trường - yếu tố bên ngoài có tác động đến doanh nghiệp như chính trị, kinh tế, công nghệ, chính sách của chính phủ, luật pháp, văn hóa xã hội, điều kiện tựnhiên, trình độ kỹ
thuật – công nghệ, tình hình nhân khẩu học, đối thủcạnh tranh, thị trường lao động và khả năng cung cấp nhân lực từ thị trường này ... tác động đến việc hoạch định nguồn nhân lực công ty và phân tích yếu tố điểm mạnh, yếu của nội bộ doanh nghiệp, các nguồn lực như nhân lực, tài chính, trìnhđộcông nghệkỹthuật...
Nhiệm vụtiếp theo của hoạt động hoạch định là xác định mục tiêu của quản trị
nguồn nhân lực xuyên suốt toàn bộ quá trình quản trị: từ việc thu hút, đào tạo phát triển và duy trì nguồn nhân lực nhằm đảm bảo tổchức luôn có đủ người, đúng việc
và đúng thời điểm. Các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn được đưa ra tuân thủ nguyên tắc vềxây dựng mục tiêu: có thể định lượng, có tính khảthi, nhất quán, có tính kếthừa, có thời gian thực hiện và linh hoạt.
Mục tiêu, kếhoạch dài hạn là cơ sởcho việc dựbáo vềnguồn nhân lực của tổ
chức. Việc dự báo xuất phát từ việc phân tích hoạt động kinh doanh dự kiến và nguồn nhân lực hiện tại cùng với định hướng về nguồn nhân lực, khối lượng công việc cần phải thực hiện, trình độ và khả năng thay đổi vềcông nghệ, kỹ thuật, thay
đổi cơ cấu tổ chức bộ máy, biện pháp nâng cao năng suất lao động, cơ cấu nghiệp vụcho hoạt động kinh doanh, tỷlệnghỉ việc của nhân viên, khả năng tài chính. Các
kết quảphân tích và dựbáo các yếu tố tác động là căn cứ đểdoanh nghiệp tiến hành dự báo và xác định nhu cầu nhân lực.
1.2.1.2. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định
điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có đểthực hiện tốt công việc.
Khi phân tích cần có hai tài liệu cơ bản là:
- Bảng mô tảcông việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc: Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các khả năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Phân tích công việc cung cấp thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang bị loại dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệgiữcấp trên và đồng nghiệp trong việc thực hiện công việc,…
Phân tích công việc giúp nhà quản trị tạo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ
phận cơ cấu trong doanh nghiệp, đánh giá chính xác yêu cầu của công việc, tuyển dụng đúng nhân viên. Đặc biệt, phân tích công việc là công cụhữu hiệu đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đang cần có sựcải tổ, thay đổi về cơ cấu tổchức
đểnâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh. [1]
Thường thì nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc tùy theo các tổ
chức, có thể có 6 bước phân tích sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sởcủa các sơ đồtổchức,
các văn bản vềmục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ
phận cơ cấu, hoặc sơ đồquy trình công nghệvà bảng mô tảcông việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể
sửdụng một hoặc kết hợp các phương phápthu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin này cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các lãnh đạo có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tảcông việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
1.2.1.3. Tuyển dụng
Tuyển dụng nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ
nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm.
Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng trong các tổ chức thường tiến
hành theo 9 bước
Bước 1: Chuẩn bịtuyển dụng.
Trong bước chuẩn bịcần thiết phải thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần, quyền hạn của hội đồng tuyển dụng; nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của nhà nước và tổchức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức tuyển dụng như thông qua quảng cáo trên báo, đài, ti vi; thông qua các trung tâm
dịch vụgiới thiệu việc làm; yết thị trước cổng cơ quan, doanh nghiệp.
Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ.
Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ để ghi lại các thông tin chủyếu về ứng viên như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm, điểm mạnh,
điểm yếu cũng như nguyện vọng và tình trạng sức khỏe củaứng viên nhằm loại bớt số ứng viên không đạt tiêu chuẩn.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5 đến 10 phút, nhằm loại bỏngay nhữngứng
viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm
Thông qua bước kiểm tra, trắc nghiệm, đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng cá nhân, đặc điểm tâm lý củaứng viên đểchọn được cácứng viên xuất sắc nhất.
Bước 6: Phỏng vấn lần 2
Phỏng vấn được áp dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về phương diện như
kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, tính khí, khả năng hòa
đồng, phẩm chất cũng như yêu cầu của tổchức, doanh nghiệp.
Bước 7: Xác minh, điều tra
Đây là quá trình được tiến hành nhằm làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ
đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ,
bạn bè, thầy cô giáo hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên để hiểu thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách củaứng viên.
Bước 8: Khám sức khỏe
Nhằm chọn ra những ứng viên có đủ sức khỏe có khả năng hoàn thành công
việc với thời gian và hiệu suất cao. Một ứng viên có đủ trình độ, năng lực phẩm chất nhưng sức khỏe không đảm bảo thì khi tuyển dụng không những không có lợi vềmặt chất lượng thực hiện công việc mà còn gây nhiều phiền phức vềmặt pháp lý cho tổchức, doanh nghiệp.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Tất cả các bước trong quá trình tuyển chọn đều quan trọng, nhưng bước quan trọng nhất là ra quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên. Đây là bước cuối cùng sau khi phân tích và chọn ra những ứng viên đạt yêu cầu vềphẩm chất, trình độ tay nghề…
Sơ đồ 1.1. Quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực[9]. 1.2.2. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
1.2.2.1. Khái niệm về đào tạo, phát triển.
Các khái niệm giáo dục, đào tạo, phát triển đều đề cập đến một quá trình
tương tự: quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới
và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc của các cá nhân. Điều đó có nghĩa là giáo dục, đào tạo, phát triển được áp dụng để làm thay đổi việc nhân viên biết gì, làm như thế nào, và quan điểm của họ đối với công việc, hoặc mối quan hệvới các đồng nghiệpvà các “sếp”, tuy nhiên trong thực tếlại có nhiều quan điểm khác nhau vềgiáo dục, đào tạo, phát triển và vềsự tương đồng hoặc khác biệt giữa đào tạo và phát triển.
Đào tạo (chỉ họat động giáo dục chuyên nghiệp) là phát triển những năng lực chuyên môn của con người, phát triển nhân cách theo một hướng nhất định nhằm tạo nên “một khả năng, một tinh xảo và sựnhanh nhẹn trong một loại lao động nhất
định, nghĩa là làm cho nó thành một sức lao động theo một hướng đặc biệt.” bao
gồm các họat động nhằm nâng cao mục đích nâng cao kiến thức, kỹ năng để hoàn thiện công việc hiện tại.
1.2.2.2 Các phương pháp đào tạo
Một là các phương pháp đào tạo phổ biến tại nơi làm việc. Đây là hình thức đào tạo học viên cách thức thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc.
Hai là các phương pháp đào tạo phổ biến trên lớp học.
Ra quyết định Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra trắc nghiệm Phỏng vấn lần hai Xác minh điều tra Khám sức khỏe
1.2.2.3 Tiến trìnhđào tạo và phát triển.
Khái niệm đào tạo: Đào tạo là những cố gắng của tổ chức được đưa ra nhằm
thay đổi thái độcủa nhân viên để đáp ứng yêu cầu hiệu quảcông việc.
Khái niệm phát triển: Phát triển là quá trình chuẩn bị và cung cấp những năng
lực cần thiết cho tổchức trong tương lai.
Khái niệm đào tạo và phát triển: Đào tạo và phát triển là chức năng quan
trọng, diễn ra thường xuyên trong tổchức cần phải gắn liền với mục tiêu của tổchức
đó là hiệu quảcông việc.
Tiến trìnhđào tạo và phát triển thực hiện trình tựsau:
Giai đoạn1: Phân tích môi trường bên trong, bên ngoài, kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực để làm căn cứcho việc xác định nhu cầu nhân lực của tổchức.
Giai đoạn 2:Ấn định các mục tiêu cụthể, giai đoạn nầy nhà quản trị cần trảlời các câu hỏi: Các nhu cầu đào tạo của tổchức là gì?
Giai đoạn 3: Lựa chọn phương pháp đào tạo, hiện nay các trường đại học, cao
đẳng có các hình thức đào tạo phù hợp với từng địa bàn, đối tượng, điều quan trọng là chọn hình thức đào tạo nào? còn phụthuộc vào khả năng đáp ứng của tổchức và nhiều yếu tốkhác, suy cho cùng yếu tốhiệu quả được đặt lên hàng đầu.
Giai đoạn 4, 5: Sau khi nghiên cứu đầy đủ các giai đoạn trên thì việc lựa chọn
phương pháp và thực hiện kếhoạch đào tạo không còn phải đắn đo suy nghỉ. Nhưng
nhìn chung vấn đề vướng mắc thường là chi phí đào tạo.
Giai đoạn 6: Đánh giá việc thực hiện chương trình, kếhoạch đào tạo, khả năng đáp ứng nhu cầu, mục tiêu và hiệu quảkinh tế đềra.
1.2.3. Duy trì nguồn nhân lực
Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sửdụng có hiệu quảnguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm hai chức năng là kích thích, động viên nhân viên, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong tổ
chức. Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt
động nhằm khuyến khích, động viên làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hòan thành công việc với chất lượng cao. Chức năng quan hệ lao động liên
quan đến các họat động nhằm hòan thiện môi trường làm việc và các công việc như:
Ký hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, y tế, bảo hiểm, giao tếnhân viên, cải thiện môi trường làm việc, an tòan laođộng.
Đánh giá kết quảthực hiện công việc nhằm mục đích: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ. Kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, làm việc tốt hơn. Cung cấp thông tin làm cơ
sở lập kế họach nguồn nhân lực. Giúp tổ chức phát triển nhân viên thông qua đào
tạo. Làm cơ sở thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về công việc. Là cơ sở khách