a) Căn cứ và mục đích đề xuất giải pháp
Hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân viên. Chính sách tuyển chọn nhân viên phải được Công ty xem trọng hơn vì đây là khâu quyết định chất lượng đầu vào của NNL. Bấy lâu nay việc tuyển chọn nhân viên còn khép kín, độ “mở” rất hạn chế, chủ yếu là tuyển “người nhà” với quy trình giản đơn. Đã đến lúc cần thực hiện công khai công tác tuyển chọn (Xem xét cả hai nguồn tuyển chọn bên trong và bên ngoài Công ty) các tiêu chuẩn tuyển chọn phải được xây dựng cụ thể, rõ ràng, minh bạch, quy trình tuyển dụng phải chặt chẽ.
b) Nội dung của giải pháp
Khi khối lượng công việc dự báo của các năm theo mức vốn đầu tư xây dựng cơ bản được hoạch định và nhận biết, phòng HC- TC tiến hành dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho các mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn. Nhu cầu nhân lực được xác định theo chỉ tiêu: Số lượng và chất lượng khi mở rộng quy mô sản xuất, đa dạng ngành nghề kinh doanh, thay thế nhân sự nghỉ việc, chuyển công tác.
Bảng 3.2. Bảng các bướctuyển dụng tại Công ty
Người phụ
trách Mô tả Hồ sơ/Tài liệu Bước 1. Xác định nhu cầu nhân sự
Trưởng phòng/ Trưởng bộ
phận
Gửi yêu cầu về nhân sự cho Trưởng bộ phận tuyển
dụng/Trưởng phòng HC-TC
Cho những vị trí cần tuyển, Trưởng phòng/Trưởng bộ phận phân tích nhu cầu về tuyển dụng nhân sự (biên chế) theo kế hoạch hoặc ngoài kế hoạch. Trưởng bộ phận điền chi tiết vào Mẫu yêu cầu
tuyển dụng nhân sự:
- Nếu yêu cầu phát sinh tại cấp Công ty, nộp mẫu
yêu cầu đó cho phòng HC-TC
* Thông tin cần xác định
- Tuyển dụng phục vụ cho công việc gì?
- Yêu cầu về trình độ chuyên môn, tay nghề?
- Số lượng cần tuyển dụng?
- Loại lao động: chính thức hay thời vụ?
- Thời gian cần nhân sự?
Mẫu kế hoạch tuyển
dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2015
Bước 2. Tập hợp nhu cầu nhân sự
Trưởng phòng/bộ phận/đơn vị
Tập hợp nhu cầu nhân sự gửi tới cho phòng HC-
TC
Bước 3. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Phòng HC- TC
Căn cứ vào nhu cầu nhân sự đề xuất phòng HC-
TC sẽ:
+ Xác định lại chính xác nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về số lượng, chuyên môn, tay nghề.
+ Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì
tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển;
+ Trình Giám đốc duyệt nhu cầu tuyển dụng nhân sự.
+ Lập kế hoạch tuyển dụng và đề xuất tuyển dụng lao động (có phân tích và thuyết minh cụ thể)
Mẫu kế hoạch tuyển
dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2015
Bước 4. Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Người phụ
trách Mô tả Hồ sơ/Tài liệu Bước 5. Lập Hội đồng tuyển dụng
Giám đốc/Hội đồng tuyển
dụng
+ Giám đốc trực tiếp tham gia tuyển dụng vị trí quản lý từ cấp Phó giám đốc đơn vị trực thuộc, Phó trưởng phòng trở lên.
+ Nhằm đảm bảo đánh giá được một cách toàn
diện năng lực các ứng viên dự tuyển đáp ứng yêu cầu tuyển dụng đã đặt ra.
+ Phòng HC-TC có trách nhiệm trình Giámđốc ký quyết định lập Hội đồng tuyển dụng.
+ Hội đồng tuyển dụng, theo ủy quyền của Giám đốc sẽ tham gia tuyển dụng các vị trí còn lại.
Mẫu kế hoạch tuyển
dụng theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2015
Bước 6. Thông báo và tìm kiếm ứng viên
Phòng HC- TC
+ Căn cứ theo yêu cầu và số lượng cần tuyển dụng, phòng tiến hành thông báo tuyển dụng qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, mạng internet, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo hoặc niêm yết thông báo tại trụ sở Công ty hoặc đơn vị trực thuộc.
+ Tìm kiếm ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển dụng dựa trên yêu cầu của Trưởng phòng/bộ phận/đơn vị liên quan.
Mẫu Thông báo tuyển dụng và yêu cầu hồ sơ.
Bước 7. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Phòng HC- TC
+ Tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hướng dẫn ứng
viên về Quy trình tuyển dụng của Công ty và thực
hiện sơ tuyển hồ sơ được nộp so với yêu cầu của thông báo tuyển dụng, năng lực pháp lý của ứng viên đáp ứng điều kiện lao động.
+ Lập danh sách sơ tuyển các ứng viên phù hợp để tham dự bài kiểm tra đánh giá và phỏng vấn dựa trên số lượng tuyển dụng, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và các tiêu chí yêu cầu đã xác định.
+ Hỗ trợ quá trình phỏng vấn ứng viên, đảm bảo
để ứng viên được chọn phỏng vấn có thể tham gia
bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
Danh sách ứng viên được sơ tuyển
Bước 8. Thông báo cho ứng viên được sơ tuyển
Phòng HC- TC
+ Ứng viên được sơ tuyển sẽ tiếp tục tham gia
vòng kiểm tra kiến thức chuyên môn.
+ Phòng HC-TC sẽ thông báo tới các ứng viên thông qua các hình thức email, thư mời hoặc điện thoại.
Gọi điện thoại Gửi Email Thư mời
Người phụ
trách Mô tả Hồ sơ/Tài liệu Bước 9. Kiểm tra kiến thức chuyên môn
Hội đồng tuyển dụng/
Phòng HC- TC
+ Hội đồng tuyển dụng/Phòng HC-TC sẽ căn cứ
theo từng loại ứng viên để kiểm tra đánh giá và
phỏng vấn. Mỗi vị trí sẽ phải làm bài kiểm tra kiến thức chuyên môn theo bộ đề riêng do các phòng/ban/đơn vị đề xuất.
+ Tập hợp nhận xét kết quả kiểm tra/phỏng vấn.
Bản khai theo mẫu Bản nhận xét đánh giá kết quả kiểm tra/phỏng vấn theo vị trí, yêu cầu công việc
Bước 10. Đánh giá kết quả kiểm tra kiến thức chuyên môn
Phòng HC- TC
Phân tích, tổng hợp các thông tin của ứng viên qua nội dung kiểm tra kiến thức chuyên môn, quyết định xem ứng viên có đạt hay không:
+ Nếu ứng viên đạt sau vòng kiểm tra kiến thức
chuyên môn/phỏng vấn, ứng viên sẽ được đưa vào danh sách mời phỏng vấn và tiếp tục Bước 11.
+ Nếu ứng viên không đạt sau vòng kiểm tra kiến
thức chuyên môn/phỏng vấn, xem mục (*)(b)
Danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn
Bước 11. Gửi thư mời/Gọi điện thoại/Gửi Email phỏng vấn
Phòng HC- TC
Liên lạc với các ứng viên thông báo kết quả và gọi điện, gửi email hoặc thư mời phỏng vấn cho các ứng viên trong danh sách mời phỏng vấn.
Gọi điện Gửi Email Thư mời phỏng vấn Bước 12. Phỏng vấn Hội đồng tuyển dụng/Giám đốc
+ Hội đồng tuyển dụng sẽ phỏng vấn ứng viên để
xác định trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng
giao tiếp, kinh nghiệm, mức độ tự tin trong công việc của các ứng viên. Việc phỏng vấn các ứng
viên sẽ dựa trên bảng câu hỏi phỏngvấn theo mẫu.
+ Giám đốc phỏng vấn trường hợp vị trí tuyển dụng ở cấp Phó giám đốc, phó trưởng phòng trở lên và các ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn của Hội đồng tuyển dụng.
+ Phòng HC-TC tập hợp kết quả đánh giá phỏng vấn của từng ứng viên theo mẫu.
Câu hỏi phỏng vấn mẫu
Kết quả đánh giá phỏng vấn từng ứng viên theo mẫu
Bước 13. Xác minh thông tin ứng viên sau khi phỏng vấn
Phòng HC- TC
+ Xác minh thông tin ứng viên sau khi phỏng vấn + Bằng cách liên lạc với người tham khảo và kiểm
tra thông tin về các ứng viên, phân tích kết quả
kiểm tra được từ người tham khảo.
+ Nếu ứng viên đạt sau khi xác minh thông tin, xem tiếp Bước 14.
+ Nếu ứng viên không đạt sau khi xác minh thông tin, xem tiếp mục (*)(b)
Người phụ
trách Mô tả Hồ sơ/Tài liệu Bước 14. Đánh giá ra quyết định tuyển dụng và Gọi điện thoai/Gửi Email/gửi thư mời làm việc
Phòng HC- TC
+ Phòng HC-TC có trách nhiệm tổng hợp kết quả phỏng vấn và trình Giám đốc phê duyệt.
+ Chuẩn bị: Thư mời làm việc, hợp đồng lao động, Quyết định tiếp nhận (thử việc hoặc chính thức)
+ Thông báo kết quả trực tiếp với ứng viên qua
email, điện thoại hoặc gửi thư mời làm việc, bao gồm chi tiết về công việc, ngày bắt đầu và mức lương.
Gọi điện Gửi Email
Thư mời làm việc Hợp đồng lao động thử việc /chính thức
(*) Các trường hợp quyết định đối với ứng viên
Phòng HC- TC
a. Ứng viên chấp nhận thư mời làm việc
Ứng viên sẽ được tuyển dụng. Phòng HC-TC thực
hiện các công việc cần thiết để chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên của ứng viên.
Phòng HC- TC
b. Ứng viên không đạt
Thông báo cho ứng viên về việc từ chối tuyển dụng.
Thông báo ứng viên không trúng tuyển Phòng HC-
TC
c. Ứng viên từ chối thư mời làm việc
Lưu hồ sơ ứng tuyển của ứng viên để tham khảo sau.
Bước 15. Tiếp nhận và thử việc
Phòng HC- TC
+ Ứng viên chấpthuận làm việc, Phòng HC-TC sẽ
tiếp nhận ứng viên vào thử việc tại Công ty. (Các
trường hợp ứng viên không phải qua thử việc sẽ do Giám đốc quyết định).
+ Phòng HC-TC có trách nhiệm trình Giám đốc ký Quyết định thử việc và Hợp đồng thử việc (Hợp đồng chính thức).
+ Phòng HC-TC phải bố trí người hướng dẫn, phổ
biến nội quy quy chế của Công ty để người lao
động biết và thực hiện.
+ Hết thời gian thử việc, người lao động thử việc
sẽ phải làm báo cáo thử việc gửi người quản lý
trực tiếp, căn cứ vào báo cáo thửviệc và quá trình
thử việc tại Công ty của người lao động, người
quản lý trực tiếp sẽ làm báo cáo gửi Phòng HC-
TC.
+ Trường hợp người thử việc đạt yêu cầu, Phòng
quản trị nhân sự làm tờ trình Tổng giám đốc Công
ty ký Hợp đồng lao động chính thức (xem Bước
16)
+ Trường hợp người thử việc không đạt yêu cầu, Phòng HC-TC sẽ đề xuất từ chối tiếp nhận lao
Quyết định thử việc
và Hợp đồng thử việc
Quyết định tiếp nhận chính thức Hợp đồng lao
Người phụ
trách Mô tả Hồ sơ/Tài liệu
động thử việc.
+ Trường hợp ứng viên không đạt yêu cầu nhưng có nguyện vọng tiếp tục xin học việc thì Phòng
HC-TC báo cáo Giám đốc Công ty quyết định
chuyển người lao động sang chế độ đào tạo học việc tại chỗ theo quy chế đào tạo hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thử việc.
Bước 16. Tiếp nhận chính thức và ký hợp đồng lao động
Phòng HC- TC
+ Trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận được tờ
trình tiếp nhận nhân sự chính thức từ Phòng HC-
TC, Giám đốc xem xét và ký quyết định tiếp nhận lao động chính thức và hợp đồng lao động.
+ Hết hạn của Hợp đồng lao động xác định thời
hạn, nếu có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Công ty,
Người lao động phải làm đơn xin gia hạn Hợp đồng lao động theo mẫu trình Giám đốc (thông qua Phòng HC-TC). Nếu Công ty có nhu cầu tiếp tục sử dụng nhân sự trên, Giám đốc sẽ phê duyệt đơn xin gia hạn của Người lao động và ký Hợp đồng lao động tiếp theo theo quy định.
+ Quyết định ký kết hợp đồng lao động
+ Hợp đồng lao động + Đơn xin gia hạn hợp đồng lao động
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
c) Điều kiện thực hiện giải pháp
Công ty mở rộng chính sách tuyển dụng rộng rãi sẽthu hút được nhiều NNL, việc thu hút và sử dụng có hiệu quả cả hai nguồn nhân lực được đào tạo bên trong và bên ngoài có ý nghĩa lớn lao trong việc bổ sung nhân sự, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau trong công việc phát triển hoạt động kinh doanh.
Thu hút và khai thác hợp lý nguồn nhân lực bên ngoài và điều kiện thuận lợi của Công ty là một trong những đơn vị tư vấn khảo sát, thiết kế, thương hiệu đã được khách hàng công nhận tạo thành năng lực của Công ty.
d) Dự kiến kết quả của giải pháp
Khi thực hiện nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nhân lực sẽ đem lại cho Công ty NNL có chất lượng cao, phù hợp với từng vị trí công tác yêu cầu tạo thành bộ máy hoạt động đồng bộ sẽ tạo ra hiệu quả trong SXKD.