phòng ban trong Công ty cho phù hợp
a) Căn cứ và mục đích đề xuất giải pháp
Bộ máy quản lý của Công ty có vai trò quyết định trong việc tổ chức và vận hành toàn bộ hoạt động của Công ty. Vì vậy, để quản trị nhân lực được hiệu quả thì Công ty cần phải hoàn thiện tổ chức bộ máy cũng như phát huy hơn nữa vai trò của các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong hoạt động của mình. Công ty cần phải nghiên cứu điều chỉnh lại mô hình tổ chức của mình phù hợp với tình hình thực tế hiện nay nhằm hướng tới mục tiêu phát triển, nâng cao hiệu quả SXKD.
b) Nội dung của giải pháp
Xây dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong bộ máy quản lý doanh nghiệp, tránh sự chồng chéo về nhiệm vụ để đảm bảo mọi công việc luôn luôn có người thực hiện và chịu trách nhiệm. Với những phân tích ở trên, trong phạm vi luận văn có thể đưa ra sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp như sau:
Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Nhiệm vụ của các Phó Giám đốc được quy định lại một cách rõ ràng nhằm hạn chế tối đa sự chồng chéo, lãng phí nhân lực.
Đại hội đồng cổ đông
Công đoàn cơ sở Công ty Hội đồng quản
trị Ban Kiểm soát Đoàn Thanh
niên Công ty Giám đốc Công ty Phòng Hà nh chính - Tổ chứ c Phòng Kế hoạch - Tài chính Phòng Tư vấn 1 Phòng Tư vấn 2 Phòng Tư vấn 3 Chi nhánh trang trạ i Phòng Thí nghiệ m Phó GĐ 1 Phó GĐ 2 Phó GĐ 3 Chi bộ Đảng Công ty
Phó Giám đốc 1: Phụ trách phòng HC-TC và phòng KH-TC, hai phòng là các đơn vị lao động gián tiếp, có tác động qua lại lẫn nhau để hoàn thiện yêu cầu của các Chủ đầu tư, việc cử 01 lãnh đạo phụ trách sẽ phát huy được hiệu quả của cả hai phòng.
Phó Giám đốc 2: Phụ trách phòng Tư vấn 1, 2, 3 đây là 3 bộ phận kỹ thuật chuyên môn chính của Công ty chuyên khảo sát, thiết kế và các nhiệm vụ liên quan khác, việc cử 01 lãnh đạo phụ trách kỹ thuật cho cả 3 phòng sẽ đem lại tính đồng bộ, thống nhất trong các Hồ sơ do 3 phòng sản xuất.
Phó Giám đốc 3: Phụ trách phòng Thí nghiệm và Chi nhánh trang trại, đây là 2 bộ phận dịch vụ của Công ty, việc cử 01 lãnh đạo phụ trách sẽ đem lại hiệu quả cho các dịch vụ liên quan.
c) Công tác phân tích công việc
Công tác phân tích công việc tại Công ty chưa được coi trọng nên việc xác định nhu cầu và đối tượng cần đào tạo, bồi dưỡng cũng bị hạn chế. Sau đây tác giả xin đề xuất giải pháp trong việc phân tích công việc tại Công ty như sau:
Công việc cần phải làm ngay là xây dưng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc tại những vị trí chủ chốt như Trưởng, phó các phòng, chủ nhiệm dự án, chủ nhiệm khảo sát, chủ nhiệm thiết kế, kỹ sư khảo sát, thiết kế, lập dự toán… là các vị trí quan trọng cho sự phát triển của Công ty trong mọi tình huống, do đó Lãnh đạo Công ty phải thực sự quan tâm.
Tại các vị trí này thì số lượng nhân viên thường hay biến động do nhiều yếu tố và khi xây dựng được hai 2 bảng trên sẽ giúp cho Lãnh đạo Công ty có cách nhìn khách quan về công việc tại các vị trí này và từ đó Công ty có thể linh động bằng cách bố trí công việc phù hợp với từng lao động, nếu cần thì phải đào tạo và phương pháp đào tạo như thế nào đồng thời cải thiện điều kiên làm việc, tăng lương, phụ cấp, thưởng và có các chính sách động viên hợp lý giúp cho họ gắn bó lâu dàihơn với Công ty.
Sau đó tiếp tục lập bảng cho các vị trí còn lại của Công ty đây là sơ sở cho việc tuyển dụng của Công ty trong thời gian tới.
Mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc: Tên cá nhân: Nguyễn Văn A
Chức danh công việc: Trưởng phòng Bộ phận: Phòng Hành chính – Tổ chức
Bảng 3.1 Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc
STT Chỉ tiêu
A Phần mô tả công việc
I Trách nhiệm: Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực tổ chức nhân sự, lao động, diễn biến tiền lương, hành chính quản trị của Công ty
II Các nhiệm vụ chính:
Theo dõi và triển khai thực hiện các mặt về tuyển dụng, đào tạo, thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động. Đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản trị, đảm bảo điều kiện làm việc và phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
B. Yêu cầu tiêu chuẩn: - Hoàn thành nhiệm vụ mà Ban giám đốc giao.
- Đảm bảo theo đúng quy định của Nhà nước và nội quy của Công ty.
III Các nhiệm vụ phụ: Thực hiện và tham gia các công tác phong trào thuộc Đoàn thể do Công ty tổ chức.
IV Các mối quan hệ: Lãnh đạo Công ty, các bộ phận trực thuộc Công ty. V Quyền hạn: Theo dõi và triển khai thực hiện các mặt về tổ chức hành
chính, tuyển dụng, đào tạo, chính sách đối người lao động. VI Các điều kiện làm việc:
- Thiết bị làm việc: Máy vi tính. - Môi trường làm việc: Bình thường. - Giờ làm việc: Hành chính.
VII Quyền lợi: Được hưởng các quyền lợi theo Bộ Luật lao động. C Mô tả tiêu chuẩn công việc (Yêu cầu về chuyên môn và các kỹnăng) VIII Yêu cầu trình độ học vấn: Đại học trở lên
IX Yêu cầu về kiến thức và kỹnăng:
- Sử dụng được máy vi tính văn phòng (Word, Excel, Access..) -Ngoại ngữ: Trình độ B Anh văn
-Am hiểu chuyên môn và có kỹnăng trong quản lý nhân sự.
- Am hiểu các quy định, chính sách, chếđộ do Nhà nước ban hành. X Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc:
Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn. XI Yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc: Đảm bảo sức khỏe.
D Đánh giá mức hoàn thành công việc
Mức A Hoàn thành xuất sắc các công việc được giao. Mức B Hoàn thành các công việc được giao.
Mức C Không hoàn thành một trong các công việc được giao.
Mức D Không hoàn thành các công việc được giao làm ảnh hưởng đến Công ty.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả) d) Điều kiện thực hiện giải pháp
Trong những năm qua, công tác Quản trị nhân lực đã được Ban lãnh đạo Công ty quan tâm nhưng tầm quan trọng của Công tác này vẫn chưa được nhận thức đúng đắn và đầy đủ. Công ty có thể tổ chức các buổi bồi dưỡng kiến thức quản lý để nâng cao nhận thức của các lãnh đạo bộ phận, phòng ban trong Công ty.
Đối với việc kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý, phân định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty cho phù hợp và phân tích công việc. Quá trình thực hiện kiện toàn, xây dựng bảng phải thực hiện nghiêm túc và có sự chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty cũng như phối hợp giữa các phòng ban để có được các thông tin chính xác, đầy đủ…
Tăng cường hiệu quả công việc của phòng HC - TC. Phòng HC - TC đã thực hiện chức năng của mình tương đối tốt trong thời gian vừa qua. Tuy nhiên, trong thời gian tới, HC - TC cần phát huy những chức năng của mình, thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách tốt hơn. Bên cạnh đó cũng nên xem xét để áp dụng quy trình, phương pháp Quản trị nhân lực hiện đại để thực hiện công tác này được tốt hơn. Phòng này cũng nên thu thập thông tin và lập hồ sơ cho từng cán bộ, nhân viên về cả kiến thức, trình độ, kinh nghiệm, các kỹ năng, khả năng đặc biệt cũng như cập nhật thường xuyên những thông tin này để quản lý nhân lực trong Công ty hiệu quả hơn và sử dụng trong các trường hợp như xem xét để đề bạt, thăng chức hay bố trí công việc…
Bộ máy quản lý của Công ty có vai trò quyết định trong việc tổ chức và vận hành toàn bộ hoạt động của Công ty. Vì vậy, để quản trị nhân lực được hiệu quả thì Công ty cần phải hoàn thiện tổ chức bộ máy cũng như phát huy hơn nữa vai trò của các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong hoạt động của mình. Công ty cần phải nghiên cứu điều chỉnh lại mô hình tổ chức của mình và các đơn vị cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay
nhằm hướng tới mục tiêu phát triển, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình.
e) Dự kiến kết quả của giải pháp
Mục đích lớn nhất của Công ty là bảo đảm cho NNL được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất. Việc tăng cường chức năng của phòng thêm một số công việc như quản trị nhân sự sẽ có ý nghĩa trong việc nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực mà không cần phải thành lập riêng phòng quản trị nhân sự. Phòng HC - TC thể hiện hết vai trò quản trị nhân lực thông qua các việc đảm bảo việc đưa ra chính sách sử dụng và phát triển nhân lực có hiệu quả nhất cho Công ty nhằm động viên khuyến khích CBCNV hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Kết quả của phân tích công việc phải được sử dụng để thực hiện các công tác khác trong Quản trị nhân lực như tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, xác định nhu cầu đào tạo về số lượng và chất lượng, đãi ngộ,…
Phòng HC - TC phải thực sự đóng vai trò là đơn vị tham mưu cho các cấp quản trị khác trong việc sử dụng nguồn nhân lực trong từng bộ phận của họ cho phù hợp với chiến lược chính sách sử dụng con người trong toàn Công ty như: Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác, an toan vệ sinh lao động...
Thường xuyên tiếp xúc với Giám đốc, Trưởng các bộ phận, các đơn vị thành viên để kịp thời nắm bắt nhu cầu của họ.
Kiểm tra, giám sát thực thi các công việc có liên quan đến quản trị nhân lực của Giám đốc, Trưởng các bộ phận khác.