5. CẤU TRÚC LUẬN VĂN
3.2.3. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi VĐT
- Các văn bản, chế độ quy định về quản lý, KSC ĐT XDCB phải tiếp tục được nghiên cứu để ban hành đầy đủ, đồng bộ mang tính nhất quán xuyên suốt và ổn định lâu dài, có tính khả thi cao.
- Nội dung kiểm soát chi:
+ Xem việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký của Ban QLDA, CĐT đã đăng ký giao dịch với KB là tiên phong. Nhất là vào thời điểm cuối năm lượng hồ sơ được gửi đến KB thanh toán rất nhiều, Cán bộ KB cần nêu cao tinh thần trách nhiệm trong thực thi nhiệm vụ kiểm tra thường xuyên, chặt chẽ mẫu dấu, chữ ký trong từng hồ sơ tạm ứng, thanh toán, thanh toán tạm ứng. Việc kiểm tra này tiến hành chặt chẽ ở hai bộ phận. Một là ở bộ phận KSC, hai là ở bộ phận kế toán. Vì vậy, cần qui định có 2 bộ hồ sơ gốc đăng ký mẫu dấu, chữ ký lưu tại KB để việc kiểm tra chặt chẽ hơn, tránh tình trạng kẻ xấu lợi dụng sơ hở ký nháy, giả mạo chữ ký của thủ trưởng đơn vị nhằm chiếm đoạt NSNN.
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
+ Cần qui định rõ, cụ thể các tải liệu nào là bản chính, bản công chứng, bản sao. Kiểm tra chủ thể tham gia ký kết hợp đồng, quy định cụ thể nếu uỷ quyền ký hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng… phải có văn bản uỷ quyền.
+ Hạn chế thực hiện và sắp tới nên loại bỏ hình thức kiểm soát theo hướng “thanh toán trước, kiểm soát sau” vì những bất lợi sau:
.Thứ nhất, phương pháp này gây rủi ro cho Cán bộ KSC là CĐT sẽ không bổ sung hồ sơ đúng qui định cũng như kéo dài thời gian bổ sung hồ sơ, làm cho CB KSC mất nhiều thời gian theo dõi và lưu trữ.
.Thứ hai, phương pháp này làm việc kiểm soát hồ sơ không chặt chẽ, chưa phù hợp với tình hình thực tế. Mục tiêu của KBNN là kiểm soát tất cả các khoản chi sao cho thật chặt chẽ, đúng qui định, công khai, minh bạch, an toàn, hiệu quả…Việc thanh toán trước, kiểm soát sau gây mất nhiều thời gian vì CB KSC phải kiểm tra hồ sơ nhiều lần, làm phát sinh thêm công việc, hồ sơ đã thanh toán nhưng chưa phù hợp chờ bổ sung. Với số lượng hồ sơ ngày càng nhiều trong khi cán bộ công chức được bố trí có giới hạn qui định thì CB KSC khó có thể theo dõi chính xác, kiểm tra chặt chẽ, lưu hồ sơ đúng qui định.
. Thứ ba, làm giảm trách nhiệm của CĐT, ỷ lại, luôn làm hồ sơ thanh toán từng lần chưa phù hợp vẫn gửi qua KB để thanh toán vì họ cho rằng sẽ bổ sung sau.
.Thứ tư, việc giải ngân nhanh hay chậm không phải ở khâu KB kiểm hồ sơ, tiến hành thanh toán mà liên quan đến Cơ quan Ban ngành khác có liên quan, là cả một dây chuyền, một hệ thống có liên kết, thực hiện nhịp nhàng, đồng bộ chặt chẽ với nhau. Từ việc quy hoạch, lập dự toán, thẩm tra, thẩm định, ký kết hợp đồng, phân bổ kế hoạch vốn, nhập dự toán, chuẩn bị hồ sơ gửi KB. Nếu các công việc này được tiến hành thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng, đồng bộ tức là việc giải ngân được đáp ứng kịp thời và ngược lại.
Do đó việc sử dụng phương pháp “thanh toán trước, kiểm soát sau” là chưa phù hợp, nhất là tiến tới quy trình KSC điện tử và áp dụng dịch vụ công trực tuyến, hình thức kiểm soát “thanh toán trước, kiểm soát sau” sẽ không còn phù hợp. Vì vậy, sử dụng phương pháp “kiểm soát trước, thanh toán sau” sẽ phát huy tối đa hiệu quả KSC, tiết kiệm thời gian, kiểm tra đúng, đủ, chặt chẽ và chính xác một lần đồng
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
thời phương pháp này làm tăng cường trách nhiệm của CĐT cũng như các Cơ quan Ban ngành có liên quan nhằm đẩy nhanh công tác giải ngân vốn kịp thời và đúng qui định.
+ KBNN cần nghiên cứu và không nên tiếp tục áp dụng quy trình thống nhất đầu mối KSC vì tồn tại nhiều bất lợi hơn là thuận lợi như hệ thống Tabmis bị quá tải, chạy chậm, bị lỗi khi quá nhiều người truy cập do CB KSC phải nhập nội dung chứng từ thanh toán nhất là vào dịp cuối năm, tạo thêm lượng lớn công việc cho CB KSC phụ trách KSC, mất nhiều thời gian, dễ gây rủi ro, gây thất thoát NSNN. Vì vậy, chỉ cần áp dụng Quy trình thanh toán 5657 với những nội dung cải tiến trên được xem là đầy đủ, hợp lý và thống nhất.