Trong những năm qua, TCT Đông Bắc đã mạnh dạn áp dụng nhiều biện pháp tái cơ cấu nhằm tinh giản bộ máy, nâng cao tính linh hoạt, nâng cao năng lực cạnh tranh,
72
từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của TCT. Đây chính là một yếu tố có ý nghĩa to lớn cho sự phát triển của TCT trong thời gian tới. Cụ thể:
Thứ nhất, TCT nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức và nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, điều này đã giúp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và tình hình tài chính của công ty mẹ và các đơn vị thành viên ngày càng lành mạnh. Một số công ty có khó khăn về tài chính sau một thời gian thực hiện công tác tái cấu trúc về vốn, tài sản, quản lý, nhân sự đã hoạt động tốt hơn.
Thứ hai, TCT tổ chức kiểm tra công tác quản lý tại các đơn vị thành viên, điều chỉnh các sai lệch, giúp các đơn vị tháo gỡ khó khăn, vươn lên trong sản xuất. Nhờ đó mà công tác quản lý của TCT có nhiều chuyển biến, góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Thứ ba, TCT cũng thực hiện cắt giảm nhân sự không cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý. Gắn thu nhập của người lao động với mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Số lượng lao động hợp lý, năng suất lao động gia tăng, thu nhập bình quân của người lao động được nâng cao.
Thứ tư, TCT cũng đẩy mạnh thực hiện công tác tiết kiệm, chống lãng phí, trong đó đặc biệt chú trọng vào tiết kiệm chi phí tiêu hao nhiên liệu, hao hụt hàng hóa, chi phí vật tư, hành chính... Đồng thời, tập trung thực hiện hợp lý hóa sản xuất, cải tiến, nâng cao năng lực kỹ thuật của đội tàu, đưa các hoạt động kinh doanh khai thác tàu hằng ngày về các đơn vị thành viên, phân cấp và tăng vai trò chủ động, tính trách nhiệm của người đứng đầu các đơn vị.
Các thuộc tính cơ cấu quản lý của TCT Đông Bắc:
- Mức độ chuyên môn hóa công việc: Ở TCT Đông Bắc (Công ty mẹ cũng như các đơn vị thành viên), mỗi nhân viên được gắn với một vị trí làm việc dựa trên nguyên tắc chuyên môn hoá- đó chính là công thức quản lý thành công của nhiều doanh nghiệp ngày nay. Với sự ảnh hưởng sâu rộng, cũng như tác động tích cực đến toàn bộ quá trình quản lý, dường như nguyên tắc này đã đặt nền móng vững chắc cho những bước phát triển của TCT thời gian qua.
73
- Phân chia tổ chức chia thành các bộ phận chức năng: Cơ cấu tổ chức của TCT Đông Bắc được phân chia thành các bộ phận chức năng như sau: Bộ phận quản lý; Ban điều hành; Nhóm các phòng ban chức năng. Nhìn chung, sự phân chia tổ chức thành các bộ phận chức năng hiện nay tại TCT là tương đối hợp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh được tiến hành trơn tru, liên tục và có hiệu quả với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
- Mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm: Cơ cấu tổ chức của TCT đang sử dụng cả ba loại quyền hạn: Trực tuyến, chức năng và tham mưu:
Thứ nhất, mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và các cấp dưới được trải dài từ Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc rồi đến các phòng ban chức năng. TCT sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc, trực tiếp nhận nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tiếp của mình.
Thứ hai, mối quan hệ quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức của TCT, đó là các Phó tổng giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ Tổng giám đốc TCT thực hiện các nhiệm vụ như hỗ trợ giám sát các dự án.
Thứ ba, mối quan hệ quyền hạn tham mưu cũng được sử dụng trong TCT ở đa phần các bộ phận trong cơ cấu tổ chức như: tham mưu của các Phó tổng giám đốc với Tổng giám đốc, tham mưu của các Trưởng phòng ban với Phó tổng giám đốc và Tổng giám đốc.
- Tập trung và phân quyền giữa các cấp quản lý: Việc phân quyền cho các cấp tại công ty chưa triệt để, chưa mang tính chất thực thi. Mỗi cấp quản lý đều có văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cụ thể nhưng khi vào thực hiện thì vị trí quản lý cấp 3 và các nhân viên chưa thực sự được giao quyền và trách nhiệm để chủ động xử lý các tình huống phát sinh làm chủ công việc.
- Sự phối hợp giữa các bộ phận: Hiện nay, cơ chế phối hợp thực hiện công việc giữa Ban Tổng giám đốc với các phong ban chức năng chưa được quy định rõ ràng do đó ảnh hưởng đến quá trình điều hành và giải quyết công việc. Quy trình phối hợp giữa các phòng ban cũng chưa được TCT xây dựng cụ thể, còn có sự chồng chéo, chưa phân định rõ ràng, các công việc được thực hiện theo mối quan hệ giữa các
74
trưởng phòng ban và kinh nghiệm làm việc. Nên việc phối hợp chưa được hiệu quả
Đánh giá cơ cấu tổ chức và năng lực quản lý của TCT Đông Bắc:
Thứ nhất, hiện tại cơ cấu tổ chức của TCT Đông Bắc chưa đạt được sự thống nhất. Cụ thể, quyền tham gia đóng góp ý kiến vào việc xây dựng các mục tiêu cho bộ phận cũng như cho TCT của nhân viên là rất thấp, nhân viên hầu như chỉ thực hiện nghiệp vụ của mình, không tham gia vào các cấp quản lý.
Thứ hai, cơ cấu tổ chức của TCT còn bất hợp lý như có sự trùng lặp, chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban, một số phòng ban số lượng nhân viên còn nhiều hơn khối lượng công việc cần thực hiện, ngược lại, một số phòng ban thì lại thiếu nhân lực.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức của TCT hiện tại là có khả năng phản ứng linh hoạt với những biến đổi của thị trường, do chính sách quản lý, điều hành của đội ngũ lãnh đạo của TCT rất linh hoạt có hiệu quả, đồng thời, TCT có đội ngũ nguồn nhân lực trẻ, có chất lượng cao.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức của TCT chưa có khả năng thực hiện được các mục tiêu của TCT với chi phí nhỏ nhất. Mặc dù việc bố trí số cấp và tầm quản lý là phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhưng việc bố trí các phòng ban chức năng và số lượng nhân viên trong cơ cấu vẫn còn một số bất cập dẫn đến gây lãng phí nguồn nhân lực, chi phí quản lý cao.
2.3.6. Ma trận đánh giá các yếu tố bên trong IFE
Dựa vào phương pháp tính trọng số và cách cho điểm ma trận được trình bày trong phụ lục 1, nghiên cứu xây dựng ma trận đánh giá các yếu tố bên trong của TCT Đông Bắc.
75
Bảng 2.6. Ma trận đánh giá các yếu tố bên trong IFE của TCT Đông Bắc Các yếu tố bên trong chủ yếu Tầm quan
trọng Trọng số Tính điểm 1. Năng lực tài chính 0,17 4 0,68 2. Năng lực sản xuất 0,15 3 0.45
3. Hoạt động nghiên cứu và phát triển 0,12 3 0.36
4. Trình độ công nghệ 0,12 3 0,36
5. Năng lực của người lao động 0,09 3 0,27
6. Hoạt động marketing 0,11 3 0,33 7. Năng lực hợp tác quốc tế 0,05 3 0,15 8. Năng lực quản lý, tổ chức 0,09 4 0,36 9. Cơ cấu tổ chức 0,05 2 0.10 10. Văn hóa tổ chức 0,05 2 0,10 Tổng điểm 1 3,16
(Nguồn: Điều tra của tác giả)
Qua bảng 2.6 ma trận đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của các yếu tố môi trường bên trong TCT Đông Bắc, ta nhận thấy, tổng điểm của TCT trước 10 yếu tố chủ yếu của môi trường bên trong TCT đạt 3,16 điểm, ở mức đánh giá trung bình khá. Kết quả này cũng cho thấy phần nào hạn chế trong các yếu tố nội bộ của TCT. Trong đó, chỉ có 03 yếu tố được đánh giá ở mốc điểm 4; 05 yếu tố được đánh giá 3 điểm; và có tới 02 yếu tố được đánh giá ở mức 2 điểm. Mặt khác đây là những yếu tố quan trọng nhất có ảnh hưởng đến việc định hướng chiến lược kinh doanh của TCT Đông Bắc giai đoạn tới. Do đó, việc cải thiện các yếu tố này là quyết định sống còn đối với sự phát triển của TCT trong tương lai. Ảnh hưởng chi tiết của kết quả phân tích này đối với việc ra quyết định chiến lược phát triển cho TCT Đông Bắc giai đoạn tới sẽ được tác giả phân tích ở chương tiếp theo.
76