Chƣơng II : Thực trạng cơ chế tự chủ tài chính tại KTNN khu vực VI
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện cơ chế tự chủ tài chính tại Kiểm toán Nhà
3.2.7. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ, đặc biệt là tin học với tốc độ phát triển mạnh mẽ đã có tác động sâu rộng đến tất cả các lĩnh vực và hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội. Do vậy, việc quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng ở KTNN cũng trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi có sự đầu tư lớn hơn cả về chất xám và năng lực của máy móc, thiết bị. Quá trình thu nhận, xử lý thông tin và ra quyết định quản lý sẽ thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và mang lại hiệu quả cao nếu áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin đảm bảo tăng năng suất lao động, rút ngắn thời gian và chi phí thực hiện nhiệm vụ, cung cấp số liệu kịp thời cho các tập thể, cá nhân theo thẩm quyền được phân cấp. Cụ thể:
(1) Trong công tác quản lý tài chính, kế toán
Với quy mô chi tiêu ngân sách ngày càng lớn, chế độ chi tiêu của Nhà nước, của ngành có nhiều thay đổi, nếu quá trình xử lý số liệu tài chính trong KTNN khu vực VI không có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ không cung cấp kịp thời phục vụ yêu cầu của quản lý trong điều kiện hiện nay.
- Ứng dụng tin học vào công tác quản lý tài chính, kế toán nhằm tự động hoá từ khâu lập chứng từ, hạch toán kế toán, in sổ sách kế toán và tổng hợp báo cáo quyết toán kinh phí. Việc tự động hoá bằng các phần mềm phù hợp sẽ còn có tác dụng kiểm soát định mức chi tiêu và số dư dự toán khoản mục đã được phân bổ. Điều này giúp cho tiết kiệm kinh phí in ấn để hoàn thiện các thủ tục, chứng từ chưa
- Ứng dụng tin học vào công tác quản lý tài chính, kế toán còn giúp cho công tác tìm kiếm, lưu trữ các quy định của Nhà nước, của ngành về chế độ chi tiêu tài chính, về chế độ kế toán nhanh chóng, thuận tiện. Đồng thời giảm chi phí cho việc in ấn, phô tô và giảm chi phí lưu trữ các tài liệu này.
(2) Trong công tác quản lý thông tin phục vụ hoạt động kiểm toán
Lưu trữ được các thông tin về đối tượng kiểm toán, kết quả kiểm toán các kỳ trước và các thông tin hiện tại để phục vụ cho việc xây dựng các kế hoạch kiểm toán một cách khoa học, thuận tiện, dễ khai thác, tìm kiếm. Nếu các tài liệu trên chỉ được lưu trữ trên giấy sẽ tốn chi phí trong việc tìm kiếm, in ấn và vận chuyển đến nơi cần thiết. Nhưng nếu được chụp lại, lưu trữ trên máy sẽ giảm chi phí lưu trữ (chi phí kho, chi phí giá để tài liệu, chi phí bảo quản...) và có thể khai thác và sử dụng mọi lúc, mọi nơi (chỉ cần có máy tính).
(3) Trong công tác khác
- Trong việc luân chuyển, lưu trữ các văn bản: Với đặc thù của KTNN là thường xuyên các KTV làm việc xa trụ sở cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ tin học rất hiệu quả trong việc luân chuyển, lưu trữ các văn bản. Các văn bản sau khi được lãnh đạo xử lý, chuyển văn phòng chụp và lưu lại trên máy tính. Sau đó gửi cho các tập thể, cá nhân qua hòm thư điện tử. Việc lưu trữ văn bản giấy chỉ có ở văn thư cơ quan. Điều này làm giảm đáng kể chi phí phô tô, chi phí lưu giữ văn bản và thuận lợi trong khai thác, sử dụng.
- Trong việc trao đổi thông tin, tham gia ý kiến vào các vấn đề cần có sự thống nhất trong tập thể: Cũng do đặc thù là phần lớn thời gian làm việc xa trụ sở cơ quan nên việc trao đổi thông tin và đóng góp ý kiến không phải lúc nào cũng thuận tiện, nhất là các KTV giữ các vị trí chủ chốt trong đơn vị. Nếu về cơ quan để tham dự các các cuộc họp sẽ rất tốn kém chi phí đi lại. Do vậy, rất thuận tiện và giảm thiểu chi phí nếu ứng dụng được thành tựu của công nghệ thông tin trong lĩnh vực này. Mọi thông tin cần trao đổi, cần tham gia ý kiến được gửi qua hòm thư điện tử của cá nhân; các cá nhân tham gia ý kiến bằng văn bản, gửi lại cơ quan chủ trì tổng hợp ý kiến cũng qua thư điện tử.
Để thực hiện tốt các nội dung trên, phải tiến hành đồng bộ và triệt để các biện pháp sau:
- Trang bị đồng bộ hệ thống các thiết bị tin học: Máy tính, máy in, máy quét, ổ đĩa lưu trữ...; kết nối mạng nội bộ trong đơn vị và kết nối internet để tìm kiếm, trao đổi thông tin.
- Mạnh dạn tăng cường ứng dụng các phần mềm trong quản lý tài chính nói riêng và trong quản lý nói chung như: Chương trình kế toán máy; chương trình quản lý tài sản công; chương trình theo dõi và quản lý lương; chương trình quản lý cán bộ; chương trình lưu trữ thông tin về đối tượng kiểm toán; chương trình lưu trữ thông tin về kết quả kiểm toán...
- Chủ động xây dựng kế hoạch và tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ tin học cho công chức và người lao động để có thể sử dụng có hiệu quả trang thiết bị tin học và hệ thống phần mềm đã mua sắm.
- Ban hành quy định về việc sử dụng các tài liệu trên mạng, các ý kiến tham gia qua hòm thư điện tử trong nội bộ đơn vị cũng tương tự như gửi văn bản và tham gia ý kiến bằng văn bản.