Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc (Trần Kim Dung, 2001).
Phân tích công việc được tiến hành nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất. Cụ thể phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi: nghiên cứu các công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể người lao động cần thực hiện những công tác gì, có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động này như thế nào, ở đâu; các phương thức nào, công cụ được áp dụng để thực hiện; những mối quan hệ nào khi thực hiện và điều kiện làm việc cụ thể; đòi hỏi những yêu cầu kiến thức kỹ năng mà người lao động cần có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc giúp cho các nhà quản trị có thể tóm tắt được nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đó, mối tương quan của công việc đó và các công việc khác, kiến thức, kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc.
Hình 1.3 Mô tả phân tích công việc
Ý nghĩa của phân tích công việc
Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc để định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên, lên kế hoạch bổ nhiệm hoặc thuyên chuyển công tác cho nhân viên, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Thứ hai, từ phân tích công việc cho phép xác định nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ với những yêu cầu trong công việc giúp cho người lao động nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Thứ ba, phân tích công việc giúp hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện, bảo vệ sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên, loại trừ những ảnh hưởng có hại, cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cần thiết cho người lao động.
Thứ tư, phân tích công việc cung cấp các thông tin để xậy dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống tiền lương.
Thứ năm, phân tich công việc để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo.
Phân tích công việc được thưc hiện trong các trường hợp sau đây:
Khi tổ chức được thành lập Khi có công việc mới
Khi công việc thay đổi do kết quả áp dụng khoa học – kỹ thuật mới. Phân tích công việc
Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc
Tuyển dụng, chọn lựa nhân viên Đào tạo, huấn luyện nhân viên Đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên Đánh giá công việc Trả công, khen thưởng nhân viên
Nội dung của phân tích công việc:
Quá trình thực hiện phân tích công việc thường gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: Phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát…
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Để phân tích công việc được chính xác, cần phải thu thập được các loại thông tin sau đây:
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc...
Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, với đối tác, đồng nghiệp và cấp trên, sự thu thập và tiếp nhận thông tin, xử lý các loại số liệu, cách thức làm việc với máy móc trang bị kỹ thuật …
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như bằng cấp, trình độ, kỹ năng, nghiệp vụ, tuổi tác, sức khỏe, các đặc điểm cá nhân đáp ứng được yêu cầu công việc....
Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như chủng loại, số lượng, thông số kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản trang thiết bị cũng như quy trình và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật.
Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, như nội quy, các quy định về tiêu chuẩn kết quả công việc.
Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc như:
Bảng câu hỏi: Được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bàng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ lưỡng và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Tổng kết câu trả lời của nhân viên để phân tích có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Trong bảng câu hỏi này, cần lưu ý về cấu trúc câu hỏi, đặt những câu hỏi về chức năng, nhiệm vụ chính và phụ cần phải xoay quanh trọng tâm các vấn đề nghiên cứu và bảng câu hỏi phải ngắn gọn. Ngoài ra cần phải chú ý đến cách thức đặt câu hỏi sao cho đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thế trả lời ngắn gọn, và được thực hiện tại nơi làm việc.... Tuy nhiên, phương pháp này có trở ngại và hạn chế là một phần trong người lao động có thể không thích điền vào những bảng câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏi đầy đủ và không có nhiều thời gian để xử lý bảng câu hỏi.
Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Phương pháp này rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện từng công việc của nhân viên, xác định nhu cầu cần đào tạo và xác định giá trị của công việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về hoạt động và các mối quan hệ trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra. Đồng thời, phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc. Nhược điểm của phương pháp này là người được phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi, do suy nghĩ rằng có thể sẽ có sự thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế, nâng
cao định mức do đó họ thường có xu hướng muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác... Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin tốn nhiều thời gian làm việc đối với từng nhân viên. Để nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc cần chú ý: nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn để đưa ra đúng câu hỏi cẩn thiết; chọn người làm giỏi nhất và chọn người có khả năng mô tả công việc, quyền hạn, trách nhiệm và cách thức thực hiện công việc tốt nhất; nhanh chóng thiết lập mối quan hệ với người bị phỏng vấn và giải thích mục đích của phỏng vấn; đặt những câu hõi rõ ràng và gợi ý để trả lởi dễ dàng; cơ cấu lại các thông tin cần thu thập để không bị sót thông tin; kiểm tra lại tính chính xác của thông tin với người bị phỏng vấn.
Quan sát tại nơi làm việc: Quan sát tại nơi làm việc cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ các chi tiết về thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, thông tin về điều kiện làm việc của các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc. Phương pháp này được sử dụng chủ yếu đối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân còn đối với các công việc bằng trí óc thì phương pháp này là không đủ. Tuy nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp những thông tin thiếu chính xác do gặp kết quả làm việc của nhân viên khi biết mình bị quan sát khác với làm việc trong điều kiện bình thường. Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin nên áp dụng quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, đèn chiếu hoặc đồng bộ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc; quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh; nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực hiện công việc để tìm hiểu những điều chưa rõ hoặc bổ sung những điều bỏ sót trong quá trình quan sát.
Phương pháp ghi chép nhật ký: do người thực hiện công việc ghi chép về các nhiệm vụ được giao và kết quả hoàn thành nhiệm vụ để có thể biết được hao phí thời gian thực hiện từng loại công việc, mức độ thường xuyên và lãng phí thời gian do khâu tổ chức như thế nào…. Phương pháp này rất hữu dụng khi phân tích các côn việc khó quan sát. Nhược điểm của phương pháp này là việc ghi chép khó đảm bảo được liên tục và nhất quán, và tính chính xác không cao vì ngại ghi chép những lỗi sai.
Phân tích công việc được xây dựng trên bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc, là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên cần phải làm, giúp giải thích rõ hơn ai là người thực hiện công việc, vị trí của họ trong tổ chức; Tại sao công việc đó cần phải thực hiện , thực hiện vì mục tiêu gì; Cần phải làm gì để hoàn thành công việc đó; Công việc đó được thực hiện ở đâu, bao lâu sẽ hoàn thành, cần phương tiện và trang thiết bị nào để hỗ trợ; làm việc trong điêu kiện thế nào …
Tùy vào tính chất, quy mô, loại hình của mỗi doanh nghiệp nên bản mô tả công việc không theo một biểu mẫu chung nào. Tuy nhiên, bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau:
Nhận diện công việc: Tên, mã số, cấp bậc công việc, nhân viên thực hiện, phòng ban, báo cáo cho cấp quản lý nào, người giám sát tình hình thực hiện, người phê duyệt bảng mô tả công việc.
Tóm tắt về công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm, các mối quan hệ trong công việc: Mô tả tóm tắt công việc; Các mối quan hệ trong quá trình công việc; Chức năng và nhiệm vụ của công việc; Quyền hạn của người thực hiện công việc; Các tiêu chuẩn đánh giá năng lực người thực hiện công việc
Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, quy trình, tiêu chí đánh giá khoa học, công bằng, khích lệ nhân viên, có tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá công việc.
Điều hành, quản lý hệ thống lương thưởng đảm bảo trả công công bằng. Điều kiện làm việc: nơi làm việc, thời gian làm việc và các rủi ro
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói cách khác là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó. Công việc rất đa dạng nên yêu cầu công việc cũng rất đa
dạng nhưng nhìn chung bản tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các yếu tố sau: trình độ văn hóa, học vấn, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ có liên quan đến công việc, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Thiết kế công việc
Thiết kế công việc là tổng hợp các hoạt động xác định nội dung, cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như các yếu tố cần thiết khác để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làm việc xác định.
Mục đích của thiết kế công việc
Thiết kế công việc phải nhằm trả lời các câu hỏi: Mục tiêu phải đạt là gì? Các thao tác cụ thể là gì? Cần có điều kiện cụ thể gì để thực hiện công việc một cách có hiệu quả?
Những nhân tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc
Để thiết kế công việc cụ thể, phải chú ý đến những nhân tố ảnh hưởng đến nó như: Cơ cấu sản xuất và các nguyên tắc xây dựng cơ cấu sản xuất; mức độ chuyên môn hoá cần đạt; máy móc thiết bị và phương tiện được trang bị tại nơi làm việc; trình độ, năng lực của người lao động được đào tạo ở thị trường lao động...
Thiết kế lại công việc
Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách có hệ thống nội dung công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực cũng như các yếu tố cần thiết khác cần thiết cho công việc để thực hiện công việc một cách có hiệu quả tại một nơi làm việc xác định hoặc tăng động cơ làm việc.
Thiết kế lại công việc nhằm thúc đẩy các hoạt động sau đây của quản trị nguồn nhân lực:
Thông tin trong bản mô tả công việc cho thấy liệu công việc đã khai thác được hết năng suất làm việc của người lao động, có thể thiết kế lại để tăng động cơ làm việc.
an toàn lao động khi thực hiện công việc, từ đó thiết kế lại công việc để loại trừ những rủi ro trong khi thực hiện công việc.
Số lượng ít đơn xin việc trong quá trình tuyển dụng cho thấy sự ít hấp dẫn của công việc do vậy cần thiết kế lại công việc để tăng sức hấp dẫn.
Công việc kém hiệu quả cho thấy nhân viên hoặc là thiếu kỹ năng, kiến thức hoặc là thiếu động cơ làm việc do vậy cần thiết kế lại công việc cho phù hợp hơn.
Qua phân tích công việc sẽ giúp cho các nhà quản trị điều hành khái quát được