Công tác hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò mắt xích trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên, công tác này ở Công ty còn rất bị động. Do vậy, để hoạch định nguồn nhân lực đầy đủ, Công ty cần thực hiện theo các bước sau:
- Lưu trữ hồ sơ cá nhân không chỉ bằng hồ sơ mà cần phải lưu trữ trên phần mềm, hệ thống để theo dõi và cập nhật thông tin về từng cá nhân trong Công ty như họ tên, tuổi, trình độ chuyên môn, chuyên môn được đào tạo, được bổ sung, tình trạng gia đình, khả năng ngoại ngữ, tin học, thâm niên công tác, tác phong và thái độ làm việc, kỹ năng, mối quan hệ với đối tác với khách hàng và đồng nghiệp, đóng góp cho sự phát triển công ty…
- Công tác hoạch định phải được gắn kết chặt chẽ với các mục tiêu và các chiến lược kinh doanh của công ty. Trong các cuộc họp giao ban, ban quản trị phải làm rõ hơn, chi tiết hơn về mục tiêu hoặc các chiến lược mà công ty đang hướng tới trong tương lai, từ đó ban lãnh đạo các phòng ban có thể hình dung được rõ ràng hơn bức tranh về quy mô, số lượng nhân sự mà phòng mình cần có để có thể đáp ứng mục tiêu đó.
- Công tác hoạch định nguồn nhân lực phải tính đến sự thay đổi trong nguồn nhân lực trong từng điều kiện cụ thể của công ty như tính đến thai sản, nghỉ hưu, cử đi đào tạo, hoặc thuyên chuyển công tác.
- Căn cứ vào bản mô tả công việc đã được chi tiết hóa công việc của từng vị trí, từ đó có thể bố trí sao cho phù hợp hoặc sử dụng nguồn nhân lực sẵn có hoặc phải tuyển dụng thêm để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Các trưởng bộ phận cần phải rà soát lại tình hình nhân sự hàng tháng để có công tác hoạch định kịp thời nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho Công ty.
- Để chủ động hơn trong công tác hoạch định nguồn nhân lực cho các dự án, Công ty cần có những đàm phán, thỏa thuận với đối tác cung cấp thông tin chi tiết và cụ thể hơn trong các dự án mà Công ty sắp thực hiện. Công ty cần xây dựng một đội ngũ nhân viên tiên phong từ các trưởng nhóm để xây dựng quy trình thực hiện dự án trong thời gian đầu, chờ tuyển dụng nhân sự mới và chuyển giao. Bên cạnh đó, cần phát triển thêm phòng kinh doanh và chăm sóc khách hàng để có thể chủ động hơn trong công việc hoạch định cũng như kinh doanh của công ty mình.
3.2.3. Giải pháp cho công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
Hoàn thiện công tác phân tích công việc:
Phân tích công việc là nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện trong tiến trình đổi mới và nâng cao chất lượng quản trị nhân lực, là quá trình thu thập thông tin làm cơ sở cho những công tác khác của quản trị nhân lực như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, chế độ đãi ngộ…Do vậy, các phòng ban cần phải thu thập đầy đủ các thông tin như nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người lao động trong quá trình thực hiện công việc; các thông tin về điều kiện lao động như trang thiết bị, phương tiện làm việc, điều kiện về môi trường làm việc; các yêu cầu của công việc… Để thực hiện tốt công tác phân tích công việc nên sử dụng kết hợp bảng hỏi và phỏng vấn đối tượng lao động để trao đổi trực tiếp với người lao động nhằm mang lại tính khách quan khi phân tích công việc.
Bản mô tả công việc phải được lưu trữ và cập nhật ngay khi có sự thay đổi, đó là cơ sở để xây dựng nên bảng tiêu chuẩn công việc với các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn , nghiệp vụ, kinh nghiệm, các đặc điểm cá nhân phù hợp với từng vị trí công việc cụ thể. Và được chia sẻ trực tiếp đến người lao động nhằm tạo tính khách quan trong công tác đánh giá và giúp cho người lao động đánh giá lại công việc của mình để cải tiến thực hiện công việc tốt hơn.
Hoàn thiện công tác tuyển dụng lao động
Quá trình tuyển dụng lao động có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của công ty. Chất lượng khâu tuyển dụng cao sẽ giúp Công ty có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên, việc tuyển dụng lao động trong thời gian qua vào Công ty vẫn còn tình trạng tuyển người không đủ tiêu chuẩn vào làm việc tại Công ty. Chủ yếu tuyển đủ về mặt số lượng và chưa quan tâm đến mặt chất lượng so với các nhiệm vụ, yêu cầu của công việc. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác này, Công ty cần tập trung vào các vấn đề sau:
- Cần phải có kế hoạch tuyển dụng cụ thể chi tiết trong dài hạn. Để làm được việc này, phải làm tốt công tác hoạch định, dự báo số lượng nhân viên cần tuyển cho các dự án, sự biến động của nhân viên (nhân viên nghỉ việc, hoặc điều chuyển nhân sự) để tránh bị động và tuyển chọn được lao động phù hợp cả về số lượng và chất lượng.
- Công ty nên xây dựng tỷ lệ sàng lọc chuẩn cho từng vị trí ứng tuyển và có thể thay đổi tuỳ theo tình hình nhân sự để có thể thu hút được số lượng nhân sự cần thiết cho các đợt tuyển mộ. Đảm bảo tính khách quan và công bằng cho quá trình tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ. Kiểm tra tính chính xác và trung thực của hồ sơ.
- Hạn chế tuyển chọn nhân viên chỉ dựa vào mối quan hệ nhưng không đáp ứng được yêu cầu của công việc. Công tác tuyển chọn phải thực hiện đủ các bước : nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn các vòng, đánh giá lại sau hết thời gian thử việc mang tính khách quan. Liên kết với các trường đại học để tìm kiếm nguồn nhân lực đúng chuyên môn.
- Công ty cần rà soát lại số lượng cán bộ công nhân viên đang làm việc không đúng chuyên môn, tìm hiểu sâu thêm về nhu cầu, nguyện vọng của những lao động đó. Nếu họ có nhu cầu làm việc đúng chuyên ngành họ được đào tạo thì sắp xếp bổ sung vào những vị trí thiếu, ngược lại, nếu họ đã quen với vị trí công việc cũ, họ cảm thấy mãn nguyện với công việc thì có thể đào tạo lại, đào tạo thường xuyên những lao động đó để họ nắm được những kiến thức cơ bản nhất, và cần thiết nhất, cập nhật những kiến thức mới nhất về công việc mà họ đang đảm nhận. Tạo cơ hội và điều
kiện để người lao động hăng hái trong công việc khi Công ty có nhu cầu, nếu giải pháp này không đáp ứng đủ nhu cầu thì Công ty mới tuyển thêm nhân viên mới.
3.2.4. Các giải pháp về đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Qua kết quả phân tích của chương 2, trình độ chuyên môn và trình độ nghiệp vụ của nguồn lao động trong Công ty chưa cao. Do vậy, Công ty cần rà soát lại trình độ của người lao động trong Công ty để có thể đánh giá lại những mặt hạn chế và thiếu sót trong kỹ năng và trình độ hiện thực của người lao động, so sánh trình độ lao động hiện có với yêu cầu của công việc để xác đinh những vị trí cần được đào tạo bổ sung dựa trên bản tiêu chuẩn công việc. Tìm ra nguyên nhân khiến họ chưa hoàn thành công việc được giao là do thiếu kiến thức, kỹ năng hay do vấn đề động lực lao động, điều kiện làm việc…nếu xác định nguyên nhân là do thiếu kiến thức kỹ năng thì đào tạo chính là giải pháp.
Đa dạng hóa các loại hình đào tạo và nội dung đào tạo: Kèm cặp hướng dẫn nhau trong quá trình làm việc; Tăng cường đào tạo theo kiểu hội nghị, hội thảo trong công ty với quy mô phù hợp, ưu tiên chọn lựa những lĩnh vực công việc thực hiện chưa hiệu quả để trao đổi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, tìm ra khuyết điểm và hướng khắc phục; tham gia các khoá học ngắn hạn đào tạo về chuyên môn, kỹ năng và giao tiếp ứng xử với khách hàng; mời chuyên gia đến bồi dưỡng ngắn hạn…
Luân phiên trong công việc: người lao động được luân chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ phòng ban này sang phòng ban khác, được học cũng như thực hiện công việc đa dạng về nội dung và cách thức thực hiện, cách phối hợp công việc giữa các bộ phận với nhau.
Để nguồn kinh phí đào tạo của công ty ổn định và có thể thực hiện được các hoạt động đào tạo theo đúng kế hoạch thì công ty cần phải lập thành quỹ tiền riêng cho công tác đào tạo này bởi đây cũng là một hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục của công ty, công tác này hoạt động tốt thì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mới hiệu quả. Để sử dụng kinh phí đào tạo hợp lý, công ty nên có chính sách trích phần nhỏ trong quỹ thưởng cho giáo viên, học viên có thành tích xuất sắc trong
khóa học nhằm tăng tinh thần giảng dạy và học tập của học viên và giảng viên để khóa đào tạo có hiệu quả nhất.
3.2.5. Hoàn thiện công tác đánh giá quá trình lao động và trả lương, đãi ngộ nhân viên:
Công tác đánh giá quá trình lao động
Hiện tại, công ty Cổ Phần Hàng Hải MACS đánh giá nhân viên theo một chiều từ cấp lãnh đạo xuống nhân viên, đôi khi không đảm bảo được tính khách quan. Do vậy, nên đánh giá thực hiện công việc theo đa chiều từ cấp trên đánh giá cấp dưới, đồng nghiệp đánh giá lẫn nhau, các tiêu chí đánh giá cụ thể dựa trên cơ sở của việc phân tích từ bản mô tả công việc.
Các trưởng bộ phận cần có cuộc thảo luận với người lao động để xem xét lại tình hình thực hiện công việc của người lao động, đồng thời cho người lao động biết được kết quả đánh giá của mình từ đó có sự nhìn nhận lại những gì đạt được và chưa đạt được cần phải cải thiện. Những kết quả này được lưu vào hồ sơ cá nhân của nhân viên từ đó người quản lý theo dõi và đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.
Hiện tại, chu kỳ đánh giá của công ty là 1 năm , thường vào thời điểm cuối năm để xét chế độ thưởng cuối năm
Xây dựng hệ thống đánh giá KPI là đánh giá dựa trên hiệu quả công việc thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của bộ phận và cá nhân. Do vậy, các bộ phận cần phải hoàn chỉnh bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để làm cơ sở xây dựng nên hệ thống quản lý đánh giá theo tiêu chí hiệu quả công việc này.
Chính sách trả tiền lương, đãi ngộ:
Đối với bất cứ doanh nghiệp nào thì vấn đề trả lương cho người lao động là rất quan trọng, nó là động lực thúc đẩy người lao động làm việc hiệu quả hơn, vì vậy trả lương cho người lao động phải đảm bảo tính công bằng, đánh giá đúng năng lực làm việc của người lao động. Hiện tại, Công ty chỉ đánh giá dựa trên việc hoàn thành công việc và xếp loại nhân viên để xác định mức hệ số khuyến khích tương ứng, chưa
phát huy hết hiệu suất làm việc của người lao động. Việc đưa ra một số giải pháp nhằm xây dựng cơ chế trả lương phù hợp là rất cần thiết đối với Công ty và cụ thể như sau:
Đầu tiên là, xây dựng các tiêu chí cụ thể đánh giá cho từng vị trí để trả lương đúng năng lực, khả năng làm việc và mực độ đóng góp của nhân viên như chỉ tiêu về mức độ hoàn thành, chưa hoàn thành, khối lượng công việc và thời gian thực hiện, tinh thần trách nhiệm với công việc… để người lao động cảm thấy được vai trò và sự đóng góp của mình đối với kết quả hoạt động của công ty được thừa nhận, từ đó sẽ động viên khuyến họ với tinh thần làm việc hăng say nhất.
Hoàn thiện công tác khen thưởng, kỷ luật dựa trên tiêu chí minh bạch, rõ ràng và công bằng, và sự hoàn thành công việc cũng như đóng góp trong kết quả hoạt động của công ty dựa trên nguyên tắc làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít, làm tốt được thưởng, làm kém hiệu quả cần có chính sách để họ cố gắng hơn nữa. Nâng cao tính cạnh tranh trong công việc, làm việc nghiêm túc mang lại hiệu quả công việc tốt hơn. Mức lương cần được xây dựng dựa trên tính cạnh tranh của thị trường để giữ người lao động và đảm bảo mức sống tối thiểu cho người lao động. Bên cạnh đó, xây dựng mức tăng lương cho người lao động, thời gian để được tăng lương và các tiêu chuẩn được xét tăng lương do sự lạm phát và trượt giá của thị trường.
Công ty nên thực hiện chính sách bán với giá ưu đãi hoặc kèm thưởng bằng cổ phiếu cho nhân viên có sự đóng góp lớn và lâu dài cho công ty.
Công ty nên cập nhật tình hình để điều chỉnh các loại phụ cấp cho phù hợp với tình hình thực tế của môi trường làm việc và chi phí sinh hoạt nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu của người lao động, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh và thu hút người lao động.
Công ty cần có các khoản trợ cấp cho nhân viên trong những hoàn cảnh khó khăn, trao đổi thăm hỏi , động viên nhân viên .
3.3. Các giải pháp khác
3.3.1 Giải pháp đãi ngộ thông qua môi trường và điều kiện làm việc cho nhân viên:
Tổ chức và phục vụ tốt nơi làm việc: Người lao động dành thời gian nhiều ở nơi làm việc, một nơi làm việc được tổ chức và phục vụ hợp lý ( an toàn, sạch sẽ, đầy đủ trang thiết bị, máy móc…) sẽ nâng cao năng suất làm việc, tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết khả năng của mình, ngoài ra còn kích thích và thu hút cũng như giữ chân người lao động giỏi.
Xây dựng chế độ làm việc và nghỉ ngơi hợp lý, có phương án thay thế hỗ trợ khi người lao động nghỉ phép.
Tạo môi trường làm việc lành mạnh, công bằng, dân chủ, tạo điều kiện làm việc có hiệu quả cho mọi người. Xây dựng môi trường làm việc trên những quy chuẩn làm việc công khai, minh bạch, mọi người được tham gia ý kiến, xây dựng và hoàn thiện… góp phần phát huy tinh thần tự giác và ý thức cộng đồng trách nhiệm của mỗi người.
Hỗ trợ nhân viên mới mau chóng hòa nhập vào môi trường làm việc mới, tạo ra cơ hội cho việc thăng tiến và phát triển của nhân viên tại công ty.
Tạo môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu, xây dựng một tập thể đoàn kết, thống nhất thì nhân viên mới làm việc hiệu quả và hoàn thành được nhiệm vụ được giao. Để làm được điều đó, cần xây dựng môi trường mà trong đó mọi người phát huy tinh thần tập thể, gắn bó với nhau, đồng thời, kịp thời xử lý ổn thỏa những mâu thuẫn nội bộ. Sự gắn kết giữa nhân viên sẽ giúp toàn bộ quy trình hoạt động trong Công ty diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
Bên cạnh đó, thường xuyên tổ chức những hoạt động biểu hiện sự quan tâm đến nhân viên như tổ chức team building… đó là dịp để kết nối các thành viên với nhau và thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với nhân viên.
3.3.2 Xây dựng tốt mối quan hệ trong Công ty:
Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất lao động của nhân viên. Mỗi sự quan tâm luôn là nguồn động viên khích lệ đối với người lao động. Do vậy, cấp trên cần tìm hiểu tâm tự, nguyện vọng, định hướng cho nhân viên, hỗ trợ giúp đỡ, tạo điều kiện để nhân viên thực hiện công việc tốt nhất. Lựa chọn phong cách lãnh đạo sao cho phù hợp, lắng nghe sự chia